ACRL News Issue (B) of College & Research Libraries C&RL N ew s ■ J u n e 1 9 9 9 /4 5 9 Together librarians can preserve collections by Stephen Enniss THE W AY I SEE IT T h e M o d e r n L a n g u a g e A s s o c i a t i o n ’s (MLA) 1995 “S ta te m e n t o n th e Signifi­ c a n c e o f P rim ary R e c o rd s ” m a d e a n im p ta n t c o n trib u tio n to th e o n g o in g d is c u s s io n o f th e ro le o f lib ra ries in a n in cre asin g ly e le c ­ tro n ic e n v iro n m e n t. T h e s ta te m e n t a ffirm e d th e c o n tin u e d ro le o f th e b o o k in its o rig i­ n a l fo rm a t fo r a ra n g e o f sc h o la rly in q u iry , a role th at will re m a in im p o rta n t e v e n as o th e r form ats are a d o p te d fo r spec ia liz ed p u rp o s e s ? T h e fo llo w in g y e a r, ARL f o rm e d a ta s k fo rc e w ith re p re s e n ta tio n fro m sc h o la rly s o ­ c ie tie s, lib ra rie s, a n d th e a rc h iv a l c o m m u ­ n ity w ith th e a im o f tra n s la tin g th e g o a ls o f t h e MLA s ta te m e n t in to sp e c ific stra te g ie s. T h e P re s e rv a tio n o f th e A rtifact T a s k F o rc e s o u g h t to m a k e th e issu e o f t h e p r e s e rv a ­ tio n a n d r e te n tio n o f m a te ria ls in th e ir o rig i­ n a l fo rm a ts m o re w id e ly k n o w n a n d s o u g h t to id e n tify sp e c ific s te p s to a d d re s s th e m u l­ tip le th re a ts fa c in g a g in g p rin t c o lle c tio n s . M ore re c e n tly th e d ia lo g u e h a s c o n tin ­ u e d w ith in th e E n g lish a n d A m e ric a n L itera­ tu re S e c tio n o f ACRL a n d , th is p a s t su m m er, a t th e R are B o o k s a n d M a n u sc rip ts S e c tio n (RBMS) P re c o n fe re n c e in W as h in g to n , D .C .2 W h a t is e m e rg in g fro m t h e s e o n g o in g d is ­ c u s s io n s is a d u a l e m p h a s is o n e d u c a tio n a n d c o lla b o ra tio n b e tw e e n lib ra ria n s a n d th e ir te a c h in g c o lle a g u e s. C o lla b o ra tio n is n e c e ssa ry W h ile w e s h o u ld c e rta in ly w e lc o m e s u p p o r t fo r lib ra ry c o lle c tio n s fro m o u r c o lle g e a n d o u n iv e rs ity te a c h in g faculty, a n d fro m s c h o l­ arly s o c ie tie s s u c h a s MLA a n d th e A m eri­ r­c a n H isto rica l A sso c ia tio n , w e n e e d to b e c le a r a b o u t th e b r e a d th o f th e p r o b le m s fa c ­ in g o u r a c a d e m ic lib ra rie s a n d th e fo rm s o f c o lla b o ra tio n th a t a re n e e d e d . Im plicit in th e orig in a l MLA s ta te m e n t a n d in m u c h r e c e n t d is c u s s io n h a s b e e n th e id e a th a t s c h o la rs sim p ly n e e d to b e m o re v o c al in a rtic u la tin g to lib ra ry c o lle a g u e s w h a t m a ­ te ria ls a re m o s t im p o rta n t to th e m . W h ile th is is c e rta in ly tru e — as it h a s a lw a y s b e e n tr u e — lib ra ria n s m u s t ta k e a lo n g e r v iew . It is w o r th re m in d in g o u rs e lv e s th a t th e ro o ts o f o u r o w n p ro fe s s io n lie in th e sy ste m atic o rg a n iz a tio n o f b r o a d field s o f k n o w le d g e . T h e th r e a te n e d lo ss o f la rg e p o r tio n s o f th e p r i n t r e c o r d c a lls fo r e q u a lly b r o a d a n d s w e e p in g re s p o n s e s . W e w ill b e b e tte r p r e ­ p a r e d fo r th is c h a lle n g e if w e a c k n o w le d g e th a t th e p rim a ry re s p o n s ib ility fo r th e s u r­ v iv al o f th e p rin t r e c o rd re sts sq u a re ly w ith lib ra ria n s th e m se lv e s . C o sts m a tte r T h e re a c tio n a g a in s t th e o rig in a l MLA s ta te ­ m e n t w a s la rg e ly b e c a u s e t h e s ta te m e n t d id n o t a d e q u a te ly a d d r e s s c o sts. M a n y w e re a la rm e d b y th e a b s o lu tis t la n g u a g e o f so m e p a rts o f t h e d o c u m e n t, s u c h as: “T h e lo ss o f a n y c o p y o f a n y e d itio n — fro m t h e e a rlie st in c u n a b le s to th e la te st p a p e r b a c k re p rin ts— d im in is h e s th e b o d y o f e v id e n c e o n w h ic h histo ric a l u n d e rs ta n d in g d e p e n d s .” W hile w e About the author Stephen Enniss is curator o f literary collections at Emory University, e-mail: librse@emory.edu Collaborative values and survival of the print record mailto:librse@emory.edu 4 6 0 / C & R L N e w s ■ J u n e 1999 m a n a g e c o l l e c t i o n s , w e a l s o m a n a g e c o s t s , s o m e w e r e q u i c k t o p o i n t o u t . T h a t , t o o , is a n e s s e n t i a l , t h o u g h p e r h a p s l e s s i n s p i r a ­ t i o n a l , p a r t o f o u r w o r k . Y e t c o s t s a l o n e c a n ­ n o t l e a d . A n y d i s c u s s i o n o f c o s t s m u s t b e i n f o r m e d b y a c l e a r u n d e r s t a n d i n g o f o u r h o m e i n s t i t u t i o n ’s v a l u e s a n d m i s s i o n . O n e o f t h e p o s i t i v e m e s s a g e s t o c o m e o u t o f t h e R B M S s e s s i o n i n W a s h i n g t o n D .C . w a s P a u l C o n w a y ’s ( Y a l e U n iv e r s ity ) s u g g e s t io n th a t b r it t l e b o o k s m a y in f a c t b e a b l e t o s e r v e a u s e f u l l if e f o r y e a r s t o c o m e , e v e n in t h e i r b r it t l e s t a t e . I f b o r n e o u t i n p r a c t i c e — a n d I d e f e r t o t h e p r e s e r v a t i o n c o m m u n i t y o n t h is p o i n t — it m a y b e t h a t c o s t s o f r e p l a c e m e n t c o p i e s c a n b e s t a g e d o v e r m a n y y e a r s . C o s t s d o m a tt e r , a n d c o s t s w ill c e r t a i n l y e f f e c t t h e c h o i c e o f s t r a t e g i e s t h a t c a n b e a d o p t e d a n d e f f e c t i v e l y e m p l o y e d ; h o w e v e r , c o s t s s h o u l d n o t b y t h e m s e l v e s r e d e f i n e o u r m is s i o n . I m p l i c i t i n t h e c u r r e n t d i s c u s s i o n s is a s u b t l e b u t d e e p - s e a t e d s e n s e o f c r i s i s . L e t ’s f i n d o u t f r o m t h e s c h o l a r l y c o m m u n i t y w h a t o u r t o p p r i o r i t i e s a r e , s o m e s e e m t o b e s a y ­ i n g ; o t h e r s a d d , L e t ’s b e r e a l i s t i c a b o u t w h a t w e c a n a f f o r d t o d o . B o t h p o s i t i o n s , h o w ­ e v e r , a r e e v i d e n c e o f a r e t r e a t f r o m t h e n o ­ t i o n o f l a r g e r e s e a r c h l i b r a r i e s w i t h c o m p r e ­ h e n s i v e c o l l e c t i o n s . Q u i e t l y g a i n i n g g r o u n d i n t h e s e d i s c u s s i o n s i s t h e i d e a e x p r e s s e d in a r e c e n t N e w Y o r k T im e s h e a d l i n e “W e C a n ’t S a v e E v e r y t h i n g . ”3 We ca n 't save e v e ry th in g and w e s h o u ld n 't w a n t to T h i s o p - e d p i e c e d e s c r i b e s i n c o m p e l l i n g t e r m s t h e r a p i d p r o l i f e r a t i o n o f e l e c t r o n i c d a t a a n d t h e c h a l l e n g e s p o s e d b y t h e l o n g ­ t e r m p r e s e r v a t i o n o f i n f o r m a t i o n i n e l e c ­ t r o n i c f o r m . Y e t m a n y r e a d e r s u n d o u b t e d l y c a m e a w a y f r o m t h e a r t i c l e w i t h t h e a s s u m p ­ t i o n t h a t t h e p o i n t s w e r e e q u a l l y a p p l i c a b l e t o p r i n t c o l l e c t i o n s . W h a t w e a r e t a l k i n g a b o u t , w e n e e d t o r e m i n d o u r s e l v e s , is n o t “e v e r y t h i n g ” b u t t h a t p o r t i o n o f t h e p r i n t r e c o r d t h a t a l r e a d y e x ­ i s t s i n t h e n a t i o n ’s l i b r a r i e s . I n d e e d , t h e a c ­ c o m p a n y i n g i l l u s t r a t i o n s , w h i c h s h o w a r e ­ s e a r c h e r m o v i n g f r o m a c a r d c a t a l o g t o t h e b o o k s t a c k s w h e r e h e f i n d s o n l y a c o m p u t e r d i s k e t t e , p e r p e t u a t e o n e o f t h e p e r v a s i v e f a l ­ l a c i e s a b o u t l i b r a r y c o l l e c t i o n s , t h a t i s , t h e n o t i o n t h a t b o o k c o l l e c t i o n s w i l l b e s t o r e d i n e l e c t r o n i c f o r m a t t h u s e l i m i n a t i n g t h e n e e d f o r l a r g e b o o k s t a c k s i n t h e l i b r a r y o f t h e f u t u r e . S u c h s h i f t s o c c u r o f t e n i n d i s c u s s i o n s a b o u t l ib r a r y c o l l e c t i o n s , e v e n t h o u g h it n o w a p p e a r s t h a t e l e c t r o n i c t e x t s w i ll r e m a i n , f o r t h e f o r e s e e a b l e f u t u r e , a d d i t i o n s t o t h e lib r a r y ’s p r i n t c o l l e c t i o n s r a t h e r t h a n r e p l a c e m e n t s f o r it. T h e d e m a n d s o f e l e c t r o n i c a n d p r i n t c o l ­ l e c t i o n s a r e q u i t e d i f f e r e n t ( n o t t o m e n t i o n t h o s e o f o t h e r f o r m a t s ) , a n d w e n e e d t o u s e c a u t i o n w h e n t h e s e d i f f e r e n c e s a r e b l u r r e d . S i m i la r ly , w e m u s t a l s o p a y c l o s e a t t e n t i o n w h e n e v e r t h a t s t a t e m e n t “W e c a n ’t s a v e e v ­ e r y t h i n g ” is e v o k e d . “W e c a n ’t s a v e e v e r y t h i n g ” s h o u l d n e v e r b e u s e d a s ju s t i f i c a t i o n f o r n o t s a v i n g a n y t h i n g . W h a t is o f t e n m i s s i n g f r o m t h e s e d i s c u s ­ s i o n s i s a n a p p r e c i a t i o n f o r t h e l i b r a r i a n ’s t r a ­ d it i o n a l c o m m i t m e n t t o b r o a d a n d c o m p r e ­ h e n s i v e r e s e a r c h c o l l e c t i o n s . A m o n g s o m e , t h e v e r y n o t i o n o f b i g l i b r a r i e s s e e m s a n t i q u a t e d , a r e l i c o f a p r e - c o m p u t e r a g e , y e t w h a t lib r a r y h a s s t o p p e d b u y i n g a n d a d d i n g n e w b o o k s ? F o r m a n y d i s c i p l i n e s , b o o k s r e m a i n a r e m a r k ­ a b l y c o s t - e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e m e a n s f o r t h e p r e s e r v a t i o n a n d t h e t r a n s m i s s i o n o f i d e a s . A t a t i m e w h e n f a c u l t y o f t e n r e m a i n a t a g i v e n u n i v e r s i t y n o m o r e t h a n a f e w y e a r s , it is t h e l ib r a r y c o l l e c t i o n t h a t p r o v i d e s in s tit u ­ t i o n a l i d e n t i t y a n d a d v a n c e s t h e u n i v e r s i t y ’s r e s e a r c h m i s s i o n . Y e t a t m a n y c o l l e g e s a n d u n i v e r s i t i e s , l ib r a r i a n s t h e m s e l v e s a r e in r e ­ t r e a t . C o l l e c t i o n s a s s e m b l e d o v e r m a n y y e a r s a r e t h r e a t e n e d a s m u c h b y l ib r a r ia n s ’ d e c i s i o n s a s b y t h e s l o w d e c a y o f a c i d i c p a p e r . F a c e d w i t h t h e b r it t l e n a t u r e o f 1 9 t h - c e n ­ tu r y c o l l e c t i o n s , s o m e s e e m e a g e r t o c u t t h e i r l o s s e s , r e c l a i m b a d l y n e e d e d s h e l f s p a c e , a n d m o v e o f f s i t e o r e v e n d e a c c e s s i o n p o r t i o n s o f t h e i r 1 9 t h - c e n t u r y c o l l e c t i o n s . W h i l e t h e p o o r q u a l it y o f p a p e r f o u n d in m a n y 1 9 t h - c e n t u r y b o o k s is a m a jo r c o n c e r n , it is b y n o m e a n s t h e o n l y p r o b l e m . A g r e a t e r t h r e a t m a y b e t h e a t t i t u d e s h i f t t h a t o c c u r s w h e n b o o k s o r ig i ­ n a l l y a c q u i r e d f o r t h e i r c o n t e m p o r a r y p e r s p e c ­ t iv e o n a g i v e n s u b j e c t l o n g o u t l i v e t h e i r h i s ­ t o r i c a l m o m e n t . A s l ib r a r i a n s w e m u s t s t r iv e t o m a k e i n f o r m e d d e c i s i o n s a b o u t t h e g r o w t h o f o u r l i b r a r i e s ’ c o l l e c t i o n s a n d a b o u t t h e o n ­ g o i n g m a n a g e m e n t o f c o s t s . T h e t e n s i o n b e t w e e n t h o s e w h o s a y “w e c a n ’t s a v e e v e r y t h i n g ” a n d t h o s e w h o r e s is t “t h e l o s s o f a n y b o o k ” i s a f a l s e o n e t h a t ( c o n t i n u e d o n p a g e 4 6 4 ) 4 6 2 / C & R L N e w s ■ J u n e 1999 4 6 4 / C & R L N e w s ■ J u n e 1999 I b e lie v e th a t lib r a r ie s s h o u ld a c ­ q u ir e so m e r e v is io n i s t m a t e r ia ls (and n o t f ilt e r o n lin e access to it) … b e cau se th e y … are e x a m p le s o f a n ti-S e m itis m an d p re ju d ice th a t cou ld, and sho u ld , be u tilize d b y stu ­ d e n t s a n d t e a c h e r s a s p r im a r y so u rce m a te ria ls to illu s tra te f ir s t ­ h a n d t h e u g l y f a c e o f b i g o t r y . H ow to c la s s ify ? A s i d e f r o m a c q u i s i t i o n , a c c e s s is t h e o t h e r p r o b l e m r e l a t i n g t o t h e s e m a t e r i a l s . N e i t h e r t h e L ib r a r y o f C o n g r e s s n o r D e w e y h a v e c r e ­ a t e d a s e p a r a t e c l a s s i f i c a t i o n f o r H o l o c a u s t r e v i s i o n i s m , s o l i b r a r i e s t h a t o w n t h e s e b o o k s g e n e r a l l y h a v e t h e m c l a s s i f i e d i n t h e H o l o c a u s t h i s t o r y s e c t i o n , s h e l v e d s i d e - b y - s i d e w i t h t h e s t a n d a r d w o r k s . H o w e v e r , l i ­ b r a r i e s t h a t d o n o t f i n d t h i s s u i t a b l e c o u l d c l a s s i f y H o l o c a u s t - d e n i a l t o m o r e a c c u r a t e l y r e f l e c t i t s c o n t e n t — a n t i - S e m i t i s m a n d p r e ju ­ d i c e a r e b u t t w o o f t h e e x a m p l e s t h a t h a v e b e e n o f f e r e d a s a l t e r n a t i v e c l a s s i f i c a t i o n s in t h e l i t e r a t u r e , w h i c h w o u l d m o v e t h e m f r o m t h e h i s t o r y s e c t i o n . A d m i t t e d l y , t h i s is a v e r y s e n s i t i v e i s s u e , b u t it i s o n e t h a t i s n o t g o i n g t o j u s t g o a w a y . A l t h o u g h w e h a v e t r i e d t o i g n o r e t h e m , r e v i s i o n i s t s c o n t i n u e t o p u b l i s h a n d d i s t r i b u t e t h i s m a t e r i a l ( w h i c h n o w i n c l u d e s v i d e o s ) a n d t h e d e n i e r s h a v e b e c o m e v e r y a c t i v e o n t h e I n t e r n e t , f r e q u e n t l y t a r g e t i n g y o u n g p e o p l e , w h o a r e b y n a t u r e s k e p t i c a l o f “e s t a b l i s h e d h i s t o r y . ” T h e m a jo r p u r v e y o r o f t h i s m a t e r i a l i n t h e U n i t e d S t a t e s is t h e I n s t i t u t e f o r H i s t o r i c a l R e v i e w , w h i c h ( a l o n g w i t h i t s s i s t e r o r g a n i z a t i o n T h e N o o n t i d e P r e s s ) i s a s u b s i d i a r y o f t h e L e g i o n f o r t h e S u r v i v a l o f F r e e d o m . W i t h i n t h e n e x t d e c a d e o r t w o , t h e r e m a y b e n o H o l o c a u s t s u r v i v o r s s t i l l l i v i n g , l e a v ­ i n g n o o n e a b l e t o p o i n t t h e i r f i n g e r a t a r e v i s i o n i s t a n d s a y , “Y o u ’r e a l i a r ! I w a s t h e r e . ” A s l i b r a r i a n s , w e b e l i e v e i n i n t e l l e c ­ t u a l f r e e d o m a n d a b h o r c e n s o r s h i p , n e v e r ­ t h e l e s s , d o e s n ’t f i g h t i n g t o i n c l u d e H o l o ­ c a u s t - d e n i a l l i t e r a t u r e i n l i b r a r y c o l l e c t i o n s l e a v e a t e r r i b l e t a s t e i n o n e ’s m o u t h ? ■ ( “C o l l a b o r a t i v e . . . ” c o n t . f r o m p a g e 4 6 0 ) m is r e p r e s e n t s t h e c o m p l e x i t y o f t h e is s u e s . N o s in g le lib ra r y c a n o r s h o u ld a c q u i r e a n d re ta in e v e r y th in g . T o d o s o w o u ld b e t o d is r e g a r d o u r h o m e in s titu tio n ’s m is s io n a n d t o s q u a n d e r its r e s o u r c e s . H o w e v e r , c o lle c t iv e ly w e s h o u ld b e c o n c e r n e d w ith t h e s u rv iv a l o f t h e p rin t r e c o r d b r o a d ly c o n c e i v e d . T h e P r e s e r v a tio n o f t h e A rti­ f a c t T a s k F o r c e is r i g h t t o u r g e g r e a t e r c o l ­ l a b o r a t i o n ; h o w e v e r , t h e c o l l a b o r a t i o n t h a t is m o s t n e e d e d , I b e l i e v e , is c o l l a b o r a t i o n a m o n g l ib r a r ia n s t h e m s e l v e s . C o l l e c t i n g , p r e s e r v i n g , r e f o r m a t t i n g , a n d d e a c c e s s i o n i n g d e c i s i o n s s h o u l d a l l b e m a d e w i t h a s e n s i t iv i t y t o t h e r a n g e o f h i s t o r i c a l e v i d e n c e t h e b o o k e m b o d ­ i e s a n d w i t h a t t e n t i o n t o t h e c o l l e c t i n g p r o ­ g r a m s o f o u r c o l l e a g u e s in o t h e r l ib r a r ie s . A s I h o p e w e a l l r e c o g n i z e , t h e p r o b l e m s f a c i n g r e s e a r c h l i b r a r i e s a r e b i g o n e s . W h i l e t h e r e a r e m a n y g o o d r e a s o n s t o e m b r a c e e l e c ­ t r o n ic te x ts , r e s tr a in in g t h e g r o w t h o f a lib ra ry c o ll e c t i o n is n o t o n e o f th e m . T h e s o lu t io n — o r s o lu tio n s , I s h o u ld s a y — w ill c o n t in u e t o in c lu d e b i g lib ra ry c o lle c t io n s . T h e y w ill i n v o lv e a s u b ­ s ta n tia l c o m m i t m e n t o f r e s o u r c e s f o r u n f a s h ­ i o n a b l e t h i n g s l i k e s h e l v i n g a n d p r e s e r v a t i o n m e a s u r e s . I n o r d e r t o s e r v e o u r i n s ti t u t io n s w e l l a n d s e r v e t h e l o n g - t e r m i n t e r e s t s o f s c h o l ­ a r s , p a r t o f t h e s o l u t i o n m u s t a l s o b e m e a n ­ in g f u l c o l l a b o r a t i o n a m o n g l ib r a r ia n s . W e s h o u l d a p p l a u d t h e e f f o r t s o f t h e P r e s ­ e r v a t i o n o f t h e A r t if a c t T a s k F o r c e f o r p u s h i n g f o r a g r e a t e r r e c o g n i t i o n o f t h e i s s u e s a n d f o r its a d v o c a c y o n b e h a l f o f lib ra r ie s . E v e n a s w e d o s o , h o w e v e r , w e m u s t a l s o r e c o g n iz e t h a t th e 1 9 th -c e n tu ry p rin t r e c o r d w ill su rv iv e o r n o t, b a s e d o n d e c is i o n s lib r a r ia n s a r e m a k in g to d a y . W h a t w e n e e d a r e f o r m s o f c o ll a b o r a t i o n th a t a d v a n c e t h e m i s s i o n o f o u r r e s e a r c h l i b r a r i e s , r a t h e r t h a n s t r a t e g i e s t h a t r e t r e a t f r o m t h a t m is s i o n . N otes 1 . T h e “M L A S t a t e m e n t o n t h e S i g n i f i c a n c e o f P r i m a r y R e c o r d s ” w a s d r a f t e d u n d e r t h e a u s p i c e s o f t h e M L A A d H o c C o m m i t t e e o n t h e F u t u r e o f t h e P r i n t R e c o r d a n d i n c l u d e d r e p r e s e n t a t i o n f r o m b o t h t h e s c h o l a r l y c o m ­ m u n it y a n d t h e l ib r a r y p r o f e s s i o n . T h e s t a t e ­ m e n t a p p e a r e d i n P r o f e s s i o n 9 5 ( N e w Y o r k : M o d e m L a n g u a g e A s s o c i a t i o n , 1 9 9 5 ) : 2 7 - 2 8 . 2 . F o r a r e p o r t o n t h a t d i s c u s s i o n , s e e C & R L N e w s 5 9 ( S e p t e m b e r 1 9 9 8 ) : 5 7 0 - 7 1 . 3 . D e a n n a M a r c u m , “W e C a n ’t S a v e E v e r y ­ t h i n g ,” N e w Y o r k T im e s ( J u l y 6 , 1 9 9 8 ) : A 1 5 . ■