College and Research Libraries B y M O R R I S A . G E L F A N D Library Cooperation in Metropolitan N e w York: Report of W o r k in Progress1 Mr. Gelfand is librarian, Queens College, I lushing, N.Y. THIS r e p o r t o n l i b r a r y c o o p e r a t i o n i n M e t r o p o l i t a n N e w Y o r k is l i m i t e d t o a d e s c r i p t i o n of t h e a c t i v i t i e s of a g r o u p of l i b r a r i a n s w h o w e r e b r o u g h t t o g e t h e r a s a r e s u l t of d i s c u s s i o n s of l i b r a r y c o o p e r a t i o n i n i t i a t e d e a r l y i n 1 9 4 8 b y R a y m o n d B . F o s - d i c k a n d D e v e r e a u x C . J o s e p h s , t h e n p r e s i - d e n t s , r e s p e c t i v e l y , of t h e R o c k e f e l l e r F o u n - d a t i o n a n d t h e C a r n e g i e C o r p o r a t i o n of N e w Y o r k . I t is a r e p o r t of w o r k i n p r o g r e s s ; n o c o n c l u s i o n s o r r e c o m m e n d a - t i o n s c a n b e p r e s e n t e d a t t h i s t i m e . T h e f o u n d a t i o n s i n d i c a t e d t h e i r i n t e r e s t i n t h e s u b j e c t o n J a n . 2 0 , 1 9 4 8 , a t a d i n n e r t o w h i c h t h e y h a d i n v i t e d r e p r e s e n t a t i v e s of t h e g o v e r n i n g b o a r d s of s e v e r a l i n s t i t u t i o n s of h i g h e r e d u c a t i o n a n d of s o m e l i b r a r i e s . T h e o c c a s i o n w a s n o t a b l e f o r a n a g r e e m e n t t h a t , f o r v a r i o u s r e a s o n s , a m o n g t h e m t h e r a p i d l y d i m i n i s h i n g f i n a n c i a l r e s o u r c e s o n w h i c h p r i v a t e l i b r a r i e s a n d e d u c a t i o n a l i n - s t i t u t i o n s h a v e d e p e n d e d , t h e p o s s i b i l i t i e s of c o o p e r a t i o n s h o u l d be s t u d i e d w i t h a v i e w t o w a r d h e l p i n g t h e l i b r a r i e s of m e t r o p o l i t a n N e w Y o r k t o m e e t t h e i r s e r v i c e o b l i g a t i o n s a t a m i n i m u m c o s t . I t w a s f u r t h e r a g r e e d t h a t t h e r e p r e s e n t a t i v e s p r e s e n t w o u l d u n - 1 Paper presented at the General Session, A . C . R . L . , Chicago, January 28, 1950. ( E d i t o r ' s N o t e : Attention is called to the paper by D r . C a r l M . W h i t e , also included in this issue. A l t h o u g h the papers by M r . G e l f a n d and D r . W h i t e were prepared independently, readers will find that they supplement each other.) d e r t a k e t o s u p p o r t s u c h a c t i v i t y a s m i g h t be f o u n d p r a c t i c a b l e . T h e f o u n d a t i o n s d i d n o t c o m m i t t h e m s e l v e s t o a n y p a r t i c u l a r a c t i o n i n t h i s c o n n e c t i o n . O n F e b . 12, 1 9 4 8 , t h e f o u n d a t i o n s g a v e a n o t h e r d i n n e r . O n t h i s o c c a s i o n t h e g u e s t s w e r e , i n t h e m a i n , t h e l i b r a r i a n s f r o m t h e i n s t i t u t i o n s r e p r e s e n t e d a t t h e o r i g i n a l d i n - n e r . T h e d i s c u s s i o n of l i b r a r y c o o p e r a t i o n w a s c o n t i n u e d b y t h e l i b r a r i a n s w h o , a s m i g h t be e x p e c t e d , a g r e e d u n a n i m o u s l y o n t h e n e e d f o r c l o s e r c o o p e r a t i o n a n d d i s c u s s e d s p e c i f i c p r o p o s a l s f o r a c h i e v i n g t h i s o b j e c - t i v e . T h e n t h e r e f o l l o w e d t h e a c t i v i t y t h a t w i l l be d e s c r i b e d h e r e . A g r o u p of 2 6 l i b r a r i a n s , i n c l u d i n g t h o s e w h o h a d a t t e n d e d t h e d i n n e r m e e t i n g b u t r e p r e s e n t i n g a l a r g e r n u m b e r of d i f f e r e n t t y p e s of l i b r a r i e s w a s i n v i t e d b y D r . C a r l M . W h i t e o n F e b . 2 4 , 1 9 4 8 , t o d i s c u s s c o o p e r a t i o n . T h e o r g a n i z a t i o n of t h i s g r o u p w a s i n f o r m a l a n d r e m a i n s so. I n p r e p a r a - t i o n f o r t h i s m e e t i n g W h i t e a s k e d e a c h of 12 l i b r a r i a n s t o c o m e p r e p a r e d t o d i s c u s s a p a r t i c u l a r a s p e c t of t h e s u b j e c t . M o s t of t h e s e l i b r a r i a n s , i n t u r n , i n v i t e d s m a l l g r o u p s of c o l l e a g u e s t o j o i n t h e m i n d i s c u s s - i n g t h e i r s u b j e c t s . T h e 12 t o p i c s p r e s e n t e d a t t h e F e b r u a r y 2 4 m e e t i n g c o u l d b e g r o u p e d i n t o f o u r l a r g e c a t e g o r i e s : ( 1 ) R e s o u r c e s , ( 2 ) R e a d e r s , ( 3 ) T e c h n i c a l s e r v i c e s a n d o p e r a t i o n s , a n d ( 4 ) P h y s i c a l p r o b l e m s . M o s t of t h e r e p o r t s p r e s e n t e d a t t h i s JULY, 1950 245 m e e t i n g , a l t h o u g h h a s t i l y p r e p a r e d , r e p r e - s e n t e d in r e m a r k a b l e d e g r e e t h e m a j o r p r o b - l e m s w i t h w h i c h l i b r a r i a n s a r e f a c e d i n t h e c o n s i d e r a t i o n of t h e s e f o u r c a t e g o r i e s . T h e f i r s t m e e t i n g of t h e l a r g e r g r o u p s e r v e d t o o p e n w i d e t h e w h o l e c o m p l e x p r o b l e m of c o o p e r a t i o n a n d e x p l o r e d s o m e of t h e p o s s i b l e a p p r o a c h e s t o t h e p r o b l e m . T h e s e c o n d m e e t i n g , w h i c h t o o k p l a c e o n M a r c h 12 w a s d e v o t e d t o a d i s c u s s i o n of t h e 12 r e p o r t s p r e s e n t e d a t t h e p r e v i o u s m e e t i n g , a n d a l s o t o a n a n a l y s i s of t h e p r o b - l e m of l i b r a r y c o o p e r a t i o n b y A r c h i b a l d M a c L e i s h , a s w e l l a s t o f i n d i n g w h a t C a r l W h i t e c a l l e d " a h a n d l e " b y w h i c h t h e c o m - m i t t e e c o u l d t a k e h o l d a n d g e t u n d e r w a y . M a c L e i s h ' s a n a l y s i s w a s , in a s e n s e , a p h i l o s o p h i c a l a p p r o a c h t o a d e t e r m i n a t i o n of t h e p l a c e a n d f u n c t i o n of t h e l i b r a r y i n o u r s o c i e t y . H i s r e m a r k s w e r e a p p l i c a b l e t o l i b r a r y p r o b l e m s g e n e r a l l y a l t h o u g h t h e y w e r e d i r e c t e d s p e c i f i c a l l y t o t h e p r o b l e m s of l i b r a r y c o o p e r a t i o n i n N e w Y o r k . 2 H e s a i d : T h e r e a l p r o b l e m is . . . n o t w h e t h e r l i b r a r i e s ought t o c o o p e r a t e . . . t h e p r o b - l e m is n o t w h e t h e r c o o p e r a t i o n is possible. . . . T h e r e a l p r o b l e m is in what way t o c o - o p e r a t e : to what endf W h i c h r a i s e s t h e f u n d a - m e n t a l q u e s t i o n w h i c h m u s t be e x a m i n e d b e - f o r e a p r o g r a m of c o o p e r a t i o n c a n be d e v i s e d : W h a t is a l i b r a r y in o u r k i n d of w o r l d a n d w h a t f u n c t i o n does it e x i s t t o p e r f o r m ? C o n s i d e r e d in r e l a t i o n t o t h e r e q u i r e m e n t s of a society s u c h a s o u r s , it w i l l b e c o m e a p - p a r e n t t h a t t h e l i b r a r y f u n c t i o n is n o t t h e f u n c - t i o n of social m e m o r y a l o n e — t h e m e r e p r e s e r - v a t i o n of r e c o r d s — b u t a m u c h m o r e a c t i v e a n d c r e a t i v e f u n c t i o n w h i c h c a n b e s t be d e s c r i b e d by l i k e n i n g t h e l i b r a r y in a c o n t e m p o r a r y s o - ciety t o t h e n e r v o u s s y s t e m in a physical o r - g a n i s m — a n i n s t r u m e n t n o t of m e m o r y a l o n e b u t of m e m o r y p l u s c o m m u n i c a t i o n p l u s i m - p u l s e t o a c t i o n p l u s r e f l e c t i o n u p o n a c t i o n . 2 T h e f o l l o w i n g quotations f r o m M a c L e i s h are taken from a letter w h i c h he wrote to Ralph A , B e a l s in which he restated the principal points that he presented at the M a r c h 12 meeting. M a c L e i s h ' s letter appears as A p p e n d i x I to " L i b r a r y Cooperation in Metroplitan New Y o r k ; Report of a Second M e e t i n g of N e w Y o r k City L i b r a r i a n s , M a r c h 12', 1948." u p . Mimeographed. C o n s i d e r e d in t h i s r e l a t i o n it w i l l be a p - p a r e n t , also, t h a t l i b r a r i e s a r e n o t a n d c a n n o t be i n d e p e n d e n t a n d a u t o n o m o u s i n s t i t u t i o n s h o w e v e r t h e i r d i r e c t o r s a n d t r u s t e e s a n d b e n e - f a c t o r s m a y w i s h t o m a k e t h e m so. T h e y a r e u n i t s in a s y s t e m w h i c h is as e x t e n s i v e — o r s h o u l d be as e x t e n s i v e — a s t h e society ( a n d i d e a l l y of t h e c i v i l i z a t i o n ) . T h e y c o n s t i t u t e t o g e t h e r o n e s y s t e m . H o w w e l l do l i b r a r i e s p e r f o r m t h i s f u n c - t i o n : h o w w e l l do t h e y f u n c t i o n as t h e n e r v o u s s y s t e m of a v a s t , c o m p l i c a t e d a n d closely i n - t e g r a t e d o r g a n i s m ? L i b r a r i a n s g e n e r a l l y w i l l a g r e e , e v e n w i t h o u t a d e t a i l e d s u r v e y , t h a t t h e A m e r i c a n l i b r a r y s y s t e m , w h i c h is p r o b a b l y b e t t e r t h a n a n y o t h e r n a t i o n a l s y s t e m , p e r - f o r m s t h i s f u n c t i o n in a s p o t t y w a y . I t is like a n e r v o u s s y s t e m m a d e u p of t r u n k n e r v e s t o t h e r i g h t h a n d a n d t h e l e f t t o e . N o t t o p u s h t h e p h y s i o l o g i c a l a n a l o g y t o o f a r , A m e r i c a n t e c h n o l o g i c a l society is c o m p a r a b l e in s o m e w a y s t o t h e s a b e r t o o t h a n d o t h e r h u g e a n i - m a l s w h i c h w e r e s u p e r s e d e d n o t b e c a u s e t h e y l a c k e d s t r e n g t h b u t , a p p a r e n t l y , b e c a u s e t h e i r n e r v o u s s y s t e m s w e r e i n a d e q u a t e t o t h e i r b u l k . L i b r a r i a n s w i l l p r o b a b l y a g r e e also t h a t t h e u n d e r l y i n g t r o u b l e w i t h t h e A m e r i c a n l i b r a r y s y s t e m is t h a t it is n o t s y s t e m a t i c . T h e n M a c L e i s h g a v e h i s a p p r o a c h t o t h e s o l u t i o n of t h e q u e s t i o n , " H o w d o y o u sys- t e m a t i z e a s y s t e m t h a t is n o t s y s t e m a t i c ? " H i s p r i n c i p a l c o n t r i b u t i o n a t t h i s p o i n t , i t s e e m e d t o m e , w a s t o b e f o u n d i n t h e first s t e p of t h e a p p r o a c h t h a t h e s u g g e s t e d : Y o u begin by t r y i n g t o r e a c h a g r e e m e n t as t o w h a t t h e s y s t e m h a s t o do in t h e a r e a u n d e r s t u d y . T h i s is an i n q u i r y a t t h e h i g h e s t levels of i n t e l l e c t u a l s t a t e s m a n s h i p . I t is, h o w e v e r , a l a b o r w h i c h l i b r a r i a n s a r e p e c u l i a r l y e q u i p p e d t o a c c o m p l i s h . T h e y k n o w , o r c a n k n o w , w h a t t h e d e m a n d s u p o n t h e i r s y s t e m a r e a n d — m o r e i m p o r t a n t a n d d i f f i c u l t — t h e y can conceive what those demands ought to be if the system really worked. T h e y a l s o a r e c o m p e t e n t t o e v a l u a t e t h e s e d e m a n d s q u a l i t a - t i v e l y a s w e l l as q u a n t i t a t i v e l y . M y p r i n c i p a l c o m p l a i n t a b o u t l i b r a r i a n s in u n i v e r s i t i e s a n d p u b l i c a d m i n i s t r a t i o n s is t h a t t h e y a r e t o o h u m b l e — t o o w i l l i n g t o be t u r n e d i n t o s u p e r i o r j a n i t o r s . T h e y a n d t h e y a l o n e h a v e t h e k n o w l e d g e t o plan a n d control t h e f u n c t i o n - ing of this m o s t e s s e n t i a l of social o r g a n s . 246 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES T h e y b e l o n g in t h e G H Q s — t h e p l a n n i n g b o a r d s — o f t h e i r u n i v e r s i t i e s a n d cities. T h e p r o b l e m this c o m m i t t e e is d e a l i n g w i t h w i l l n e v e r be solved intelligently and w i t h technical c o m p e t e n c e u n t i l l i b r a r i a n s d e m a n d t h a t a u t h o r i t y f o r t h e m s e l v e s and exercise it. I t w a s f i n a l l y a g r e e d a t t h e M a r c h 12 m e e t i n g t h a t t h e g r o u p w o u l d c o n t i n u e i t s i n v e s t i g a t i o n of t h e p o s s i b i l i t i e s of c o o p e r a - t i o n . A s m a l l c o m m i t t e e w a s a p p o i n t e d b y D r . W h i t e t o " l a y o u t c o n c r e t e p r o p o s a l s f o r a c t i o n . " 3 T h i s c o m m i t t e e w a s c o m p o s e d of R a l p h A . B e a l s , c h a i r m a n , E r n e s t H e t - t i c h , a n d R . W . G . V a i l . N o f u r t h e r a c t i o n w a s t a k e n u n t i l M a y 2 8 , 1 9 4 8 , w h e n t h e N e w Y o r k L i b r a r y C l u b s p o n s o r e d a n o p e n f o r u m o n l i b r a r y c o o p e r a t i o n a t i t s a n n u a l m e e t i n g . T h e c l u b m e m b e r s h i p w a s p r o v i d e d w i t h a b r i e f s u m m a r y of t h e p r e l i m i n a r y d i s c u s s i o n s o n c o o p e r a t i o n t h r o u g h t h e m e d i u m of t h e N e w Y o r k L i b r a r y C l u b Bulletin.4 M r . B e a l s a n d his c o m m i t t e e w e r e i n v i t e d t o p r e s e n t t h e i r r e p o r t a t t h e f o r u m . T h e B e a l s c o m m i t t e e s t a t e d t h a t it w a s n o t in a p o s i t i o n t o p r e s e n t a final r e p o r t b u t t h a t it w a s p r e p a r e d t o d i s c u s s c e r t a i n a s p e c t s of t h e p r o b l e m of c o o p e r a t i o n . T h e c o m m i t t e e i n d i c a t e d t h a t i t w a s i n t e r e s t e d p r i m a r i l y in r e s e a r c h l i b r a r i e s , " s o m e w h a t " in " w o r k i n g " o r " r e f e r e n c e " l i b r a r i e s a n d v e r y l i t t l e i n " p o p u l a r " l i b r a r i e s . I t w a s p o i n t e d o u t t h a t t h e r e a r e a b o u t 4 0 0 r e f e r - e n c e a n d r e s e a r c h l i b r a r i e s in t h e m e t r o p o l i - t a n a r e a b u t t h a t t h e s e l i b r a r i e s in n o w a y c o n s t i t u t e a s y s t e m . T h e c h a r a c t e r of t h e c l i e n t e l e of r e f e r e n c e a n d r e s e a r c h l i b r a r i e s w a s d i s c u s s e d a n d t h e i r r e q u i r e m e n t s a n d s i z e r e c e i v e d a t t e n t i o n . C h a n g i n g c o n c e p t s c o n c e r n i n g t h e f u n c t i o n s of r e s e a r c h l i b r a r i e s w e r e n o t e d . U n d e r t h e h e a d i n g , " C o o p e r a t i v e a c t i v i t y t h a t c a n be e f f e c t e d w i t h i n t h e p r e s e n t 3 White, Carl M. "Memorandum to the Librarians of New Y o r k Libraries." 2p. Mimeographed. 4 New Y o r k L i b r a r y Club. Bulletin, 36:16-17, M a y 1948. f r a m e w o r k , w i t h n o n e w ' m a c h i n e r y ' a n d a t l i t t l e o r n o e x p e n s e , " t h e B e a l s c o m m i t t e e l i s t e d t h e f o l l o w i n g : 1. T h e e l i m i n a t i o n of d u p l i c a t i o n of l i t t l e - u s e d m a t e r i a l s in a s u b j e c t field c o u p l e d w i t h t h e e x t e n s i o n of t h e c o v e r a g e in t h a t field. 2 . D i v i s i o n of fields w i t h a v i e w t o c o v e r - a g e : i.e., a " l i t t l e F a r m i n g t o n P l a n . " 3. R e - e x a m i n a t i o n of t h e p r o v i s i o n f o r p a r t i c u l a r g r o u p s o r u s e r s of classes of p u b - l i c a t i o n s . 4 . C o o r d i n a t i o n a n d i n t e g r a t i o n of p r e s - e n t p r o c e d u r e s . 5. S u b j e c t i n v e n t o r i e s . C o o p e r a t i o n a c t i v i t y t h a t r e q u i r e s n e w " m a c h i n e r y " a n d a d d e d e x p e n s e , a t l e a s t in i n i t i a t i n g s t a g e s , i n c l u d e d , a c c o r d i n g t o t h i s c o m m i t t e e : 1. P r o v i s i o n of a d d i t i o n a l r e f e r e n c e li- b r a r i e s . 2 . D e p o s i t l i b r a r i e s a. " P a s s i v e " : l i t t l e - u s e d m a t e r i a l s . b . " A c t i v e " : " r e s e r v e " l i b r a r y f o r ac- q u i s i t i o n , c a t a l o g i n g a n d l e n d i n g ( t o l i b r a r i e s ) of n e w p u b l i c a t i o n s as t h e y a p p e a r i n c a t e g o r i e s l i k e g o v e r n m e n t d o c u m e n t s of s m a l l e r s t a t e s , n o n - A n g l o - A m e r i c a n l a w , p u b l i c a t i o n s of m i n o r societies a n d a c a d e m i e s , e t c . 3. C o o p e r a t i v e b u y i n g a n d c a t a l o g i n g . 4 . U n i o n c a t a l o g s : g e n e r a l , s p e c i a l , find- i n g l i s t s . 5 . D i s p o s a l of d u p l i c a t e s . 6 . B i n d i n g . 7. P h o t o g r a p h i c r e p r o d u c t i o n . 5 T h e B e a l s c o m m i t t e e d i s c u s s i o n t o o k p l a c e v e r b a l l y a n d i n f o r m a l l y b u t it s e r v e d a m o s t u s e f u l p u r p o s e b y d e f i n i n g f u r t h e r t h e scope a n d c h a r a c t e r of l i b r a r y c o o p e r a - t i o n as v i e w e d by t h e g r o u p o r i g i n a l l y f o r m e d t o i n v e s t i g a t e t h a t s u b j e c t , a n d b y 5 From a mimeographed outline prepared by the Beals committee for their use in the discussion on M a y 28, 1948. JULY, 1950 247 i n f o r m i n g N e w Y o r k l i b r a r i a n s a t l a r g e a b o u t s o m e of t h e d i f f i c u l t p r o b l e m s t h a t a r i s e in t h e c o n s i d e r a t i o n of c o o p e r a t i v e a c - t i v i t i e s . T h e r e w a s n o i m p o r t a n t a c t i v i t y d u r i n g t h e s u m m e r m o n t h s , a c o n d i t i o n t h a t w i l l b e f a m i l i a r t o m o s t of u s . I n t h e f a l l m e m - b e r s of t h e c o m m i t t e e , f a c e d w i t h i n c r e a s - i n g l y h e a v y b u r d e n s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e i r r e g u l a r r e s p o n s i b i l i t i e s , w e r e u n a b l e t o d e v o t e a n y t i m e t o t h e p r o j e c t . A l t h o u g h f o r m a l a c t i v i t y h a d c o m e t o a s t a n d s t i l l t h e p r o b l e m s t h a t h a d b e e n u n - c o v e r e d a n d t h e n e e d f o r c o o p e r a t i o n p e r - s i s t e d . I n t h e f a l l of 1 9 4 9 , t h e r e f o r e , D r . W h i t e d e c i d e d t o m a k e a n a t t e m p t t o r e - s u m e t h e d i s c u s s i o n s a n d i n v e s t i g a t i o n s r e - l a t i n g t o l i b r a r y c o o p e r a t i o n . O n O c t o b e r 18 h e i n v i t e d five l i b r a r i a n s — m e m b e r s of t h e o r i g i n a l g r o u p — t o j o i n h i m i n f o r m i n g a s t e e r i n g c o m m i t t e e , b y w a y of c o n t i n u i n g t h e l e a d e r s h i p t h a t h a d a s s e r t e d i t s e l f p r e - v i o u s l y a n d of s h a r i n g w i t h h i m t h e r e s p o n s i - b i l i t y f o r d e v e l o p i n g a p r a c t i c a l p r o g r a m of c o o p e r a t i o n . T h e S t e e r i n g C o m m i t t e e d e c i d e d t h a t i t s p r i n c i p a l f u n c t i o n s w o u l d b e t o : 1. I n i t i a t e p r o p o s a l s f o r l i b r a r y c o o p e r a - t i o n . 2 . F o r m c o m m i t t e e s of p e r s o n n e l o t h e r t h a n S t e e r i n g C o m m i t t e e m e m b e r s t o s t u d y a n d i n v e s t i g a t e t h e s e p r o p o s a l s . 3 . D i r e c t t h e c o n d u c t of a n y i n v e s t i g a - t i o n s u n d e r t a k e n b y s u c h c o m m i t t e e s b y c a l l - i n g f o r p r e l i m i n a r y o u t l i n e s of t h e p r o b l e m s t o b e s t u d i e d , p r o g r e s s r e p o r t s a n d final r e - p o r t s . 4 . M a i n t a i n c l o s e l i a i s o n w i t h p r o j e c t c o m m i t t e e s b y a s s i g n i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e m e m b e r s t o s e r v e as l i a i s o n o f f i c e r s o n p r o j e c t c o m m i t t e e s w h e n a d v i s a b l e . 6 M e m b e r s h i p of t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e , i n a d d i t i o n t o D r . W h i t e , i n c l u d e s : R a l p h A . B e a l s , d i r e c t o r , N e w Y o r k P u b l i c L i - 6 " M i n u t e s of the Steering Committee on Cooperation among L i b r a r i e s of Metropolitan N e w Y o r k . " 1949-50. p . i . b r a r y ; S i d n e y B . H i l l , l i b r a r i a n , A s s o c i a t i o n of t h e B a r of t h e C i t y of N e w Y o r k ; R . W . G . V a i l , d i r e c t o r , N e w Y o r k H i s - t o r i c a l S o c i e t y ; J e r o m e K . W i l c o x , l i b r a r i a n , T h e C i t y C o l l e g e ; a n d M o r r i s A . G e l f a n d , l i b r a r i a n , Q u e e n s C o l l e g e , w h o w a s e l e c t e d s e c r e t a r y . T h e S t e e r i n g C o m m i t t e e d e c i d e d a t i t s first m e e t i n g t o a d o p t f o r i n v e s t i g a t i o n f o u r s u b j e c t s s u g g e s t e d b y W i l c o x , w i t h t h e o b - j e c t of r e a c h i n g a c o n c l u s i v e p o i n t i n e a c h b e f o r e t h e e n d of M a y 1 9 5 0 . T h e s e s u b - j e c t s w e r e : 1. D i v i s i o n of s u b j e c t fields. 2 . A d e p o s i t l i b r a r y . 3 . M e s s e n g e r s e r v i c e . 4 . I m p r o v e m e n t of l i b r a r y s e r v i c e in c o l - l e g e s a n d u n i v e r s i t i e s . I t w a s a g r e e d t h a t t h i s c o m m i t t e e s h o u l d n o t t a k e u p o n i t s e l f t h e b u r d e n of a c t i v e p a r t i c i p a t i o n i n a n d a d m i n i s t r a t i o n of p r o j - e c t s i n i t i a t e d b y i t . T h e p r o c e d u r e w o u l d n o r m a l l y c o n s i s t of r e c r u i t i n g c o m p e t e n t p e r s o n n e l f r o m o u t s i d e t h e r a n k s of t h e c o m - m i t t e e t o d i r e c t a n d s e r v e o n p r o j e c t c o m - m i t t e e s , e a c h o r g a n i z e d t o s t u d y a s p e c i f i c p r o p o s a l . T h e S t e e r i n g C o m m i t t e e w o u l d a s s u r e i t s e l f t h a t t h e p r o p o s a l w a s w e l l o u t l i n e d , t h e p r o b l e m t h o r o u g h l y u n d e r - s t o o d , b y t h e p r o j e c t c o m m i t t e e . I t w o u l d c a l l f o r a n d d i s c u s s r e p o r t s f r o m p r o j e c t c o m m i t t e e s a n d c o n s i d e r a p p r o p r i a t e a c t i o n w h e n final r e p o r t s w e r e r e c e i v e d . A t s u b s e q u e n t m e e t i n g s t h e S t e e r i n g C o m - m i t t e e d e f i n e d t h e g e o g r a p h i c a l a r e a of c o o p e r a t i v e a c t i v i t y , 7 a n d r e a f f i r m e d i t s i n - t e n t i o n t o a i m a t c o o r d i n a t i o n of l i b r a r y f a c i l i t i e s a n d s e r v i c e s p r i m a r i l y t o e n c o u r a g e t h e i r e c o n o m i c a l u s e f o r r e s e a r c h a n d i n - v e s t i g a t i o n . B y D e c . 12, 1 9 4 9 , f o u r p r o j e c t c o m - 7 T h e definition of the New York-Northeastern N e w Jersey area, as supplied by the U . S . B u r e a u of the Census, was accepted subject to later modification should that proved desirable: N e w Y o r k C i t y ( B r o n x , K i n g s , N e w Y o r k , Queens, and Richmond c o u n t i e s ) ; N a s s a u , Rockland, S u f f o l k , and Westchester counties, N e w Y o r k ; B e r g e n , E s s e x , Hudson, M i d d l e s e x , Passaic, Somerset and U n i o n counties, N e w Jersey. 248 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES m i t t e e s h a d b e e n f u l l y o r g a n i z e d . J o h n F a l l , c h i e f of a c q u i s i t i o n s , N e w Y o r k P u b l i c L i b r a r y , a g r e e d t o h e a d a c o m m i t t e e o n t h e d i v i s i o n of s u b j e c t f i e l d s ; J o h n B e r t h e l , N i c h o l a s M u r r a y B u t l e r L i b r a r i a n , a t C o - l u m b i a U n i v e r s i t y , a c c e p t e d t h e c h a i r m a n - s h i p of t h e c o m m i t t e e o n a s t o r a g e l i b r a r y ; W a y n e S h i r l e y , d i r e c t o r of t h e P r a t t I n - s t i t u t e L i b r a r y a n d d e a n of t h e l i b r a r y s c h o o l t h e r e , a n d D o n a l d W a s s o n , a s s i s t a n t l i b r a r i a n , C o u n c i l o n F o r e i g n R e l a t i o n s , a g r e e d t o h e a d t h e c o m m i t t e e o n i m p r o v e - m e n t of l i b r a r y s e r v i c e a n d t h e c o m m i t t e e o n m e s s e n g e r s e r v i c e , r e s p e c t i v e l y . P r e l i m i n a r y r e p o r t s of t h e S u b j e c t F i e l d s C o m m i t t e e a n d t h e S t o r a g e L i b r a r y C o m - m i t t e e w e r e c o n s i d e r e d c o n c u r r e n t l y . E a c h of t h e s e c o m m i t t e e s h a d a s k e d f o r f u r t h e r i n s t r u c t i o n c o n c e r n i n g i t s i n v e s t i g a t i o n . I t w a s f o u n d t h a t a f u n d a m e n t a l s u b j e c t , c o m - m o n t o b o t h t h e s e r e p o r t s , w a s t h e q u e s t i o n a s t o w h e t h e r t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e w i s h e d t o i n v e s t i g a t e t h e p o s s i b i l i t i e s of a c e n t r a l c o o p e r a t i v e l i b r a r y i n s t e a d of l i m i t - i n g i t s e l f t o c o n s i d e r a t i o n of a d e p o s i t li- b r a r y . T h e c e n t r a l c o o p e r a t i v e l i b r a r y w a s e n v i s i o n e d a s a n o r g a n i z a t i o n t h a t w o u l d f u l f i l n o t o n l y t h e s t o r a g e f u n c t i o n of a d e p o s i t l i b r a r y b u t a l s o a d d i t i o n a l s e r v i c e f u n c t i o n s t h a t w o u l d m a k e p o s s i b l e a l a r g e r n u m b e r of c o o p e r a t i v e a c t i v i t i e s i n t h e a r e a s of a c q u i s i t i o n , c a t a l o g i n g , p h o t o g r a p h i c s e r v i c e s , r e f e r e n c e w o r k , i n t e r l i b r a r y l o a n s , a n d r e l a t e d a c t i v i t i e s . T h e S t e e r i n g C o m m i t t e e a g r e e d t o a u - t h o r i z e t h e s e p r o j e c t c o m m i t t e e s t o i n v e s t i - g a t e t h e p o s s i b i l i t i e s of a c e n t r a l c o o p e r a t i v e l i b r a r y a n d a g r e e d f u r t h e r t h a t t h e f o l l o w - i n g d i v i s i o n of d u t i e s w o u l d be r e c o m m e n d e d t o t h e p r o j e c t c o m m i t t e e s : I . Q u e s t i o n s r e l a t i n g t o management and organization w o u l d be i n v e s t i g a t e d b y t h e B e r t h e l c o m m i t t e e . 2 . Contents and program w o u l d b e c o n - s i d e r e d b y t h e F a l l c o m m i t t e e . 8 T h e r e is n o t h i n g m o r e t o r e p o r t a t t h i s t i m e e x c e p t t h a t t h e f o u r p r o j e c t c o m m i t t e e s a r e a t w o r k a n d i t is h o p e d t h a t t h e i r f i n a l r e p o r t s w i l l be c o m p l e t e d t h i s s p r i n g . I f t h e t i m e s c h e d u l e is m e t , t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e h o p e s t o b e i n a p o s i t i o n t o g i v e c a r e f u l c o n s i d e r a t i o n t o t h e p r o p o s a l s of t h e p r o j e c t c o m m i t t e e s a n d t o m o v e a h e a d t o a f i n a l d e c i s i o n b y t h e e n d of M a y 1 9 5 0 . I c a n n o t s p e a k f o r t h e S t e e r i n g C o m m i t - t e e w i t h r e s p e c t t o t h e p o s s i b l e o u t c o m e s of t h e i n v e s t i g a t i o n s n o w s p o n s o r e d b y it b u t I w o u l d o f f e r a p e r s o n a l o p i n i o n . I b e l i e v e a g o o d w o r k i n g a p p r o a c h t o t h e p r o b l e m s of c o o p e r a t i o n is b e i n g d e v e l o p e d . A t t h e v e r y l e a s t , I s h o u l d e x p e c t t h a t w e s h a l l l e a r n m o r e a b o u t t h e r e s o u r c e s a n d s e r v i c e s of o u r n e i g h b o r s , m o r e a b o u t t h e cli- e n t e l e w e s e r v e . W e s h a l l h a v e a d d e d t o o u r e x p e r i e n c e i n s t u d y i n g t h e o r g a n i z a t i o n of c o o p e r a t i v e p r o j e c t s , a n d w e s h a l l p r o b - a b l y d i s c o v e r p e r s o n n e l w h o h a v e d e m o n - s t r a t e d a h i g h c a p a c i t y f o r i n v e s t i g a t i n g li- b r a r y p r o b l e m s . T h e p r o b l e m s i n v o l v e d i n t h e o r g a n i z a - t i o n of a l a r g e s c a l e c o o p e r a t i v e p r o j e c t ; fis- c a l , l e g a l , p s y c h o l o g i c a l a n d o t h e r s , a r e so c o m p l e x t h a t I w o u l d n o t o f f e r a n o p i n i o n a t t h i s t i m e as t o t h e p o s s i b i l i t y of o r g a n i z i n g , l e t u s s a y , a c e n t r a l c o o p e r a t i v e l i b r a r y i n t h e n e a r f u t u r e . B u t I b e l i e v e t h a t s u c h a li- b r a r y o r s i m i l a r c o o p e r a t i v e a g e n c i e s i n e v - i t a b l y w i l l b e o r g a n i z e d in t h e N e w Y o r k a r e a . T h e l i b r a r i e s of N e w Y o r k a n d f o r t h a t m a t t e r t h o s e i n t h e r e s t of t h e c o u n t r y c a n n o t o p e r a t e i n d e f i n i t e l y w i t h o u t c o n t r o l - l i n g t h e i r g r o w t h , c o o r d i n a t i n g t h e i r a c t i v i - t i e s a n d r e - e x a m i n i n g t h e i r c a p a c i t y t o p e r - f o r m t h e i r b a s i c f u n c t i o n s . 8 " M i n u t e s of the Steering Committee. . . . "1949-50. p.6. JULY, 1950 249