College and Research Libraries B y F U L M E R M O O D a n d V E R N O N C A R S T E N S E N University Records and Their Relation to General University Administration' Messrs. Mood and Carstensen are mem- bers of the Department of History, Univer- sity of Wisconsin. TH I S PAPER w i l l b r i n g o u t s o m e f a c t s r e -l a t i n g t o t h e r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b - l e m s of t h r e e i n s t i t u t i o n s of h i g h e r l e a r n i n g , a n d w i l l o f f e r s o m e c o n c l u s i o n s b a s e d o n t h e f a c t s . T h e p a p e r r e s t s o n t h e e x p e r i e n c e of t w o m e n , a n d is a c o m p o u n d i n g of t h e i r r e f l e c t i o n s o n t h a t e x p e r i e n c e . 2 I t h a s h a d t h e b e n e f i t of t h e c r i t i c i s m of t w o r e c o g - n i z e d e x p e r t s i n t h e field, H e l e n C h a t f i e l d , r e c o r d o f f i c e r , B u r e a u of t h e B u d g e t , E x e c u - t i v e O f f i c e of t h e P r e s i d e n t , W a s h i n g t o n , D . C . , a n d D r . E r n s t P o s n e r , p r o f e s s o r of h i s t o r y a n d a r c h i v a l a d m i n i s t r a t i o n , A m e r i - c a n U n i v e r s i t y . T h e p r o p o s i t i o n is a d v a n c e d a t t h e o u t s e t t h a t t h e i n s t i t u t i n g of a n e f f e c t i v e r e f e r e n c e s e r v i c e t o i n t e r p r e t u n i v e r s i t y r e c o r d s is t h e u l t i m a t e a i m of a l l u n i v e r s i t y r e c o r d a c t i v i - t i e s . U n i v e r s i t y r e c o r d s a n s w e r t h e q u e s - t i o n s of u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t o r s , w h o m u s t s o l v e c u r r e n t p r o b l e m s a n d p l a n f o r t h e f u - t u r e , a n d t h e y p r o v i d e m a t e r i a l s f o r t h e 1 Paper presented at the University Libraries Section meeting, A.C.R.L., Chicago, J a n . 27, 1950. 2 Mr. Mood has used university records extensively f o r purposes of research in preparing a biography of Frederick Jackson T u r n e r , and has examined university records in quantity while surveying those belonging to seven of the eight campuses of the University of Cali- fornia. H e has also had administrative experience in record work d u r i n g the war when he served as chief of Archives Section, Historical Division, HQ., A A F , Washington. M r . Carstensen has supervised the sorting and a r r a n g i n g (1938-39) of the records of the Central Washington College of Education, founded in 1891; and has collaborated in the development of a detailed plan for the establishment of a permanent record office for the Quartermaster Depot, Seattle. A s a historian, he has worked first with the records of the University of Iowa for the period 1846-80, and a f t e r w a r d with those of the University of Wisconsin, 1836-1925. u n i v e r s i t y h i s t o r i a n s , w h o s e e k t o p e e r i n t o t h e u n i v e r s i t y ' s p a s t . T h e p l a n of t h e p a p e r p r o v i d e s f o r t h r e e b r i e f c a s e s t u d i e s . T w o of t h e s e c a s e s w i l l b e d r a w n f r o m t h e u n i v e r s i t y field, a n d o n e f r o m t h e l i b e r a l a r t s c o l l e g e field. T h i s s e t of t h r e e c a s e s t u d i e s a f f o r d s s o m e c o n t r a s t s i n r e c o r d p r o b l e m s , a n d s o m e o p p o r t u n i t i e s t o i n d i c a t e , e v e n w i t h i n s o s m a l l a s a m p l e , t h e e x t e n s i v e s c o p e a n d e n o r m o u s v a r i e t y t o b e f o u n d a m o n g b o d i e s of u n i v e r s i t y r e c o r d s . T h e first c a s e t o b e c i t e d w i l l b e t h a t of B e l o i t C o l l e g e , c h a r t e r e d i n 1 8 4 6 . T h e c u r - r e n t r e c o r d s of s u c h o f f i c e r s of t h e c o l l e g e a s p r e s i d e n t , t r e a s u r e r , b u s i n e s s m a n a g e r , t h e d e a n s , s u p e r i n t e n d e n t of b u i l d i n g s a n d g r o u n d s , r e g i s t r a r , a l u m n i s e c r e t a r y , e t c . , a r e m a i n t a i n e d i n t h e s e v e r a l o f f i c e s . I n s o m e i n s t a n c e s t h e n o n c u r r e n t r e c o r d s a l s o a r e k e p t i n t h e o f f i c e s . I n o t h e r s , h o w e v e r , t h e n o n c u r r e n t r e c o r d s h a v e b e e n w i t h d r a w n a n d s t o r e d e l s e w h e r e . T h e r e c o r d s of t h e p r e s i d e n t ' s o f f i c e h a v e b e e n s u b j e c t e d o n o c - c a s i o n t o t h e w e e d i n g p r o c e s s . S o m e of t h e o l d e r files of t h i s o f f i c e a r e n o w i n b a s e m e n t s t o r a g e , a w a i t i n g t h e w e e d i n g p r o c e s s . T h e f a c u l t y m i n u t e s of t h e c o l l e g e , k e p t i n m o d - e r n c o n t a i n e r s , a r e w e l l p r o t e c t e d . T h e t r u s t e e s ' r e c o r d s a r e a b u n d a n t , t h o u g h n o t a b s o l u t e l y f u l l o r c o m p l e t e . T h e i r b o o k s of m i n u t e s a r e r o u n d e d o u t a n d c o m p l e t e d b y m a n y p a c k e t s a n d b o x e s of " e x h i b i t s " a n d o t h e r l o o s e d o c u m e n t s . M u c h of t h e o l d e r m a t e r i a l t h a t c o m e s u n d e r t h e h e a d i n g of " e x h i b i t s " a n d o t h e r s i m i l a r d o c u m e n t s p e r - t a i n i n g t o t r u s t e e a c t i o n is k e p t i n b a s e m e n t OCTOBER., 1950 337 s t o r a g e . T h e s a m e r e p o s i t o r y a l s o h o l d s a g o o d s t o c k of n o n c u r r e n t t r e a s u r e r ' s r e c o r d s . T h e p r i n c i p a l , t h o u g h n o t t h e s o l e r e p o s i - t o r y f o r n o n c u r r e n t r e c o r d s is i n t h e b a s e - m e n t v a u l t i n M i d d l e C o l l e g e , t h e o l d e s t b u i l d i n g o n t h e c a m p u s . T h i s f i r e - r e s i s t a n t r o o m , m e a s u r e s 2 4 b y 1 0 f e e t , a n d is e i g h t f e e t h i g h . O p e n i n g off t h e r o o m is a n i r o n d o o r l e a d i n g t o a s m a l l e r v a u l t , w h i c h a l s o c o n t a i n s o l d p a p e r s . T h e p o s s i b i l i t y e x i s t s , of c o u r s e , t h a t d a m p n e s s i n t h e s m a l l e r v a u l t m a y c a u s e d e t e r i o r a t i o n of t h e p a p e r s s t o r e d t h e r e . A n e v i d e n t d a n g e r i n t h e l a r g e r c h a m b e r is t h e p o s s i b i l i t y of a b r e a k i n a s t e a m o r w a t e r p i p e . U n d e r t h e d i r e c t i o n of t h e b u s i n e s s m a n a g e r , w o r k h a s a l r e a d y b e e n b e g u n i n b r i n g i n g t h e p a p e r s s t o r e d i n t h e s e p l a c e s i n t o a n o r d e r l y s y s t e m . I n t h e b a s e m e n t of t h e c o l l e g e l i b r a r y is t o b e f o u n d a n a d d i t i o n a l s t o c k of r e c o r d m a t e r i a l s . E m e r i t u s p r o f e s s o r of h i s t o r y R o b e r t K i m b a l l R i c h a r d s o n h a s b e e n t h e c o l l e g e a r c h i v i s t f o r s o m e y e a r s . I n h i s c a r e h e h a s c e r t a i n p i e c e s w h i c h o r i g i n a l l y f o r m e d p a r t of t h e f i l e s of t h e o f f i c e s of t h e p r e s i - d e n c y a n d of t h e t r e a s u r e r . T h e s e r e c o r d m a t e r i a l s h a v e m a r k e d i n t e r e s t i n r e l a t i o n t o t h e h i s t o r y of t h e c o l l e g e . S u c h p a p e r s , h a v - i n g b e e n g e n e r a t e d a s a p a r t of t h e a d m i n - i s t r a t i v e p r o c e s s , a r e t r u e " r e c o r d s . " T h e a r c h i v i s t h a s a l s o i n h i s c h a r g e s u c h r i c h t r o v e s of m a n u s c r i p t s of h i s t o r i c a l i n t e r e s t , s u c h a s t h e J o s e p h E m e r s o n c o r r e s p o n d e n c e , t h e C h a p i n c o r r e s p o n d e n c e , a n d t h e E m e r - s o n - B a n n i s t e r c o r r e s p o n d e n c e . T h e s e g r o u p s of m a n u s c r i p t m a t e r i a l s c o v e r t h e p e r i o d r o u g h l y f r o m 1 8 0 0 t o 1 9 2 0 , a n d p o s s e s s h i g h v a l u e f o r t h e h i s t o r y of t h e c o l l e g e a n d t h e B e l o i t a r e a . I n a s t r i c t s e n s e , h o w e v e r , t h e y a r e n o t a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s . T h e c o l l e g e l i b r a r y a l s o h o u s e s a c o l l e c t i o n of Beloitiana, i n c l u d i n g f i l e s of c a m p u s n e w s p a p e r s , c o l l e g e c a t a l o g s , p u b l i c a t i o n s b y a l u m n i , b o o k s a n d p a m p h l e t s r e l a t i n g t o t h e h i s t o r y o f t h e c o l - l e g e , e t c . O f f i c e r s of B e l o i t C o l l e g e a r e a w a r e t h a t t h e y f a c e r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b l e m s . I t is c o r r e c t t o s a y t h a t t h e y h a v e a l r e a d y b e g u n t o t a k e s o m e s t e p s . T h e v a l u a b l e o r g a n i z a - t i o n a l w o r k of P r o f e s s o r R i c h a r d s o n a n d of t h e b u s i n e s s m a n a g e r a r e c a s e s i n p o i n t . T h e l o g i c a l s e q u e l t o t h e s e e f f o r t s w o u l d b e t o a s s i g n t o a p r o f e s s i o n a l l y t r a i n e d r e c o r d m a n a g e m e n t o f f i c e r t h e t a s k of p u t t i n g t h e t o t a l s t o c k of c o l l e g e r e c o r d s i n g o o d o r d e r a c c o r d i n g t o a w e l l - c o o r d i n a t e d a n d c o m - p r e h e n s i v e s c h e m e . P r o b l e m s of r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l c o u l d b e s e t t l e d b y t h i s e x p e r t , w h o w o u l d b r i n g t o t h i s p a r t i c u l a r o p p o r t u - n i t y h i s p r o f e s s i o n a l i n s i g h t a n d s k i l l . T h e c a s e of a l i b e r a l a r t s c o l l e g e of t h i s k i n d c a n n o w b e d i s c u s s e d i n g e n e r a l t e r m s . C o l l e g e s of t h e s o r t d o n o t a s a r u l e p o s s e s s s u f f i c i e n t s t o c k s of r e c o r d s , o r s u p p l i e s of u n - c o m m i t t e d f u n d s t o w a r r a n t t h e a p p o i n t - m e n t of a f u l l - t i m e p e r m a n e n t e x p e r t , f o r w h e n h e h a s f i n i s h e d t h e b a s i c w o r k of o r - g a n i z i n g t h e r e c o r d s t h e r e is n o t e n o u g h l e f t f o r h i m t o d o . I t is p o s s i b l e t h a t t h i s d i f f i - c u l t y c o u l d b e o v e r c o m e i n s e v e r a l w a y s . A g r o u p of l i b e r a l a r t s c o l l e g e s i n t h e s a m e r e - g i o n c o u l d c l u b t o g e t h e r a n d h i r e a n e x p e r t b e t w e e n t h e m w h o w o u l d v i s i t e a c h i n s t i t u - t i o n i n t u r n , s e t i t s r e c o r d s i n o r d e r a n d p e r f o r m o t h e r a r c h i v a l f u n c t i o n s , a n d t h e n m o v e o n t o t h e n e x t i n s t i t u t i o n i n t h e c o n - t r a c t i n g g r o u p . O r , o n e c o l l e g e c o u l d b r i n g i n a n e x p e r t a t a n a g r e e d - u p o n f e e , w h o w o u l d u n d e r t a k e t o a c c o m p l i s h t h e b a s i c j o b w i t h i n a s t i p u l a t e d t i m e . H e c o u l d u n d e r - t a k e t o r e t u r n a t s t a t e d i n t e r v a l s , i n a s u p e r - v i s o r y c a p a c i t y , t o s e e t h a t t h e s y s t e m h e h a d s e t u p w a s w o r k i n g s m o o t h l y . I t s h o u l d of c o u r s e b e a p a r t of t h e v i s i t i n g e x p e r t ' s f u n c t i o n t o t r a i n s o m e p e r m a n e n t m e m b e r of t h e c o l l e g e s t a f f i n t h e p r o p e r m a i n t e n a n c e a n d s e r v i c i n g of t h e r e c o r d s , o n c e h e h a s o r - g a n i z e d t h e m . I n d o c t r i n a t i o n o f t h i s k i n d i n v o l v e s t h e e s t a b l i s h m e n t of a p p r o p r i a t e p r o c e d u r e s t o m a k e a n d k e e p t h e r e c o r d s a s i n c o r p o r a t e d p a r t s of t h e i n s t i t u t i o n ' s a s s e t s . O u r s e c o n d c a s e s t u d y w i l l b e t h e U n i - 338 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES v e r s i t y of W i s c o n s i n , c h a r t e r e d i n 1 8 4 8 . I n t h i s u n i v e r s i t y w e h a v e a l a r g e i n s t i t u t i o n w i t h a c e n t u r y of g r o w t h a n d d e v e l o p m e n t b e h i n d i t . I t s s t o c k s of r e c o r d s a r e c o r r e - s p o n d i n g l y v o l u m i n o u s . I t is n o t u n l i k e l y t h a t W i s c o n s i n ' s t o t a l r e c o r d s t o c k , if a c - t u a l l y m e a s u r e d , w o u l d e a s i l y e x c e e d a m i l e i n l e n g t h , a n d p e r h a p s i t w o u l d a p p r o a c h t w o m i l e s . A p r o m i n e n t c h a r a c t e r i s t i c of t h e r e c o r d s of a u n i v e r s i t y is t h e i r a m a z i n g v a r i e t y . T h e r e c o r d s of t h e W i s c o n s i n r e g e n t s c o n t a i n t h e r e s u l t s of t h e d e l i b e r a t i o n s of t h i s i m p o r t a n t l e g i s l a t i v e a n d c o n s u l t a t i v e b o d y . T h e r e c - o r d s of t h e f a c u l t i e s , a c a d e m i c a n d p r o f e s - s i o n a l , a r e n u m e r o u s , a n d so t o o a r e t h e r e c - o r d s of f a c u l t y c o m m i t t e e s . T h e u n i v e r s i t y c o u n t s s o m e 6 0 t o 7 0 d e p a r t m e n t s a n d s c h o o l s ; e a c h o n e of t h e s e h a s a f i l e of r e c - o r d s . S o m e of t h e m a r e b u l k y . A d m i n i s - t r a t i v e r e c o r d s a r e v o l u m i n o u s : w i t n e s s t h e files of t h e r e g i s t r a r , t h e a d m i s s i o n s office, a n d s o o n , offices w h i c h h i s t o r i c a l l y g r o w o u t of t h e f a c u l t y f u n c t i o n s n o w t u r n e d o v e r t o f u l l - t i m e s p e c i a l i s t s . A d m i n i s t r a t i v e r e c - o r d s t h a t b e l o n g t o t h e h o u s e k e e p i n g c a t e - g o r y i n c l u d e t h e files of b u i l d i n g s a n d g r o u n d s , a n d b u s i n e s s m a n a g e r . T h e r e a r e f i l e s of c o u r s e - d i r e c t o r s ' r e c o r d s , e x t e n s i o n c e n t e r r e c o r d s , v e t e r a n s ' a f f a i r s r e c o r d s , a n d r e c o r d s of t h e b u r e a u of g u i d a n c e a n d r e c - o r d s . T h e r a d i o s t a t i o n b u i l d s u p files, a n d t h e s t u d e n t e m p l o y m e n t b u r e a u , t h e s t u d e n t c o u n s e l i n g c e n t e r , t h e d e p a r t m e n t of s t u d e n t h e a l t h , t h e s u m m e r session office, a n d t h e o f - fice of l o a n s a n d s c h o l a r s h i p s — a l l t h e s e a n d m a n y o t h e r s b u s i l y g e n e r a t e files. B u t w i t h t h e m e n t i o n of t h i s s e l e c t i o n of offices a n d a g e n c i e s w h i c h p r o d u c e r e c o r d s i n t h e c o u r s e of i n s t r u c t i o n o r a d m i n i s t r a t i o n , o n e h a s n o t c o m e t o a n e n d . T h e u n i v e r s i t y is a b u s y r e s e a r c h c e n t e r t o o , a n d t h e p r o c - esses of i n v e s t i g a t i o n a n d r e s e a r c h i n t h e i r t u r n c r e a t e c o p i o u s s t o r e s of r e c o r d s . T h e c o n t e n t of t h e s e r e c o r d s is as v a r i o u s i n s u b - j e c t m a t t e r a s t h e p r o j e c t s t h a t t h e i n v e s t i g a - OCTOBER., 1950 t o r s c h o o s e t o w o r k u p o n . R e s e a r c h r e c o r d s in m a n y i n s t a n c e s h a v e b o t h a s h o r t - t i m e v a l u e a n d a l o n g - t i m e v a l u e . A p a r t i c u l a r c o r p u s of r e s e a r c h r e c o r d s h a s w o r t h , i n i - t i a l l y , f o r t h a t o n e p a r t i c u l a r e x p e r i m e n t . W h e n t h e e x p e r i m e n t , o r a s i m i l a r o n e , is r e p e a t e d t w o d e c a d e s l a t e r , t h e o r i g i n a l m a s s of d a t a finds r e n e w e d v a l u e f o r p u r p o s e s of c o m p a r i s o n , p r o v i d e d t h e d a t a h a s b e e n p r o p - e r l y p r e s e r v e d . E x a m p l e s of t h e a l m o s t p e r - m a n e n t v a l u e of s o m e k i n d s of r e s e a r c h r e c - o r d s i n o n e o r a n o t h e r s c i e n t i f i c field c o u l d e a s i l y b e m u l t i p l i e d . T h e c u r r e n t r e c o r d s of t h e u n i v e r s i t y a r e k e p t i n t h e i r s e v e r a l offices of o r i g i n . F o r t h e n o n c u r r e n t r e c o r d s t h e r e is a t t h e p r e s e n t t i m e n o c e n t r a l d e p o s i t o r y . S u c h a n i n s t a l - l a t i o n is b a d l y n e e d e d . I n i t s a b s e n c e t h e v a l u a b l e o l d e r r e c o r d s of t h e u n i v e r s i t y l i e s c a t t e r e d a b o u t h e r e a n d t h e r e . S o m e o l d o n e s h a v e d i s a p p e a r e d . S o m e h a d d i s a p - p e a r e d b u t h a p p i l y w e r e f o u n d a g a i n : a n i n - s t a n c e is t h e e a r l y r e p o r t s t o t h e b o a r d of r e g e n t s . S o m e h a v e b e e n d a m a g e d b e y o n d h o p e of r e p a i r : a n i n s t a n c e is t h e file of o l d l e t t e r b o o k s of t h e p r e s i d e n c y d u r i n g t h e l a t - t e r p a r t of t h e C h a m b e r l i n a n d t h e e a r l i e r p a r t of t h e A d a m s a d m i n i s t r a t i o n s . T h e n e g l e c t e d a n d s c a t t e r e d c o n d i t i o n s of t h e u n i v e r s i t y r e c o r d s b e c a m e e v i d e n t i n 1 9 4 4 a t t h e t i m e w h e n w o r k w a s b e g u n o n t h e c e n - t e n n i a l h i s t o r y of t h e U n i v e r s i t y of W i s c o n - s i n . I t w a s t h e n s e e n t h a t t h o u g h i t w a s t o o l a t e t o r e p a i r a l l t h e d a m a g e d u e t o p a s t n e g l e c t , i t w a s t i m e t o s e t t o w o r k a n d t r y t o s a v e w h a t w a s l e f t of t h e e a r l y r e c o r d s , a n d t o l o o k o u t f o r t h e p r e s e r v a t i o n of p r e s - e n t o n c o m i n g r e c o r d s . T h e c o n c l u s i o n w a s r e a c h e d t h a t t h e u n i v e r s i t y n e e d e d a n a r - c h i v a l d e p o s i t o r y , a n d a n a r c h i v a l o f f i c e r . T h i s c o n c l u s i o n w a s b r o u g h t t o t h e a t t e n - t i o n of t h e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n t o w a r d t h e e n d of 1 9 4 5 b y M e s s r s . C u r t i a n d C a r s - t e n s e n , c o - a u t h o r s of t h e u n i v e r s i t y h i s t o r y , t h e n i n p r o g r e s s . T h e y u r g e d t h a t t h e i m - p o r t a n t b o d i e s of r e c o r d s b e s y s t e m a t i c a l l y 339 c o l l e c t e d , p r o p e r l y h o u s e d , a n d p r e s e r v e d . 3 T h u s a s a c o n s e q u e n c e of d e l v i n g a m o n g t h e u n i v e r s i t y ' s r e c o r d s i n s e a r c h of s o u r c e m a t e r i a l f o r a u n i v e r s i t y h i s t o r y , it b e c a m e a p p a r e n t t h a t t h e u n i v e r s i t y n e e d e d t o es- t a b l i s h a n a r c h i v e s a s p a r t of a t o t a l r e c o r d m a n a g e m e n t p r o g r a m . I t w a s t h o u g h t l e s s l y c a r r y i n g i n t o t h e f u t u r e g e n e r o u s l a r g e a m o u n t s of u s e l e s s p a p e r , h o u s e d i n v a l u a b l e s p a c e , r e q u i r i n g f i l i n g e q u i p m e n t of v a r y i n g d e g r e e s of e x p e n s i v e n e s s . I t w a s c l o s i n g i t s e y e s t o t h e c o s t l y d e p l o y m e n t o r s c a t t e r e d c o n d i t i o n of i t s r e c o r d s . I t w a s b u t l i t t l e a w a r e of t h e l o s s of s o m e of i t s p a p e r s , a n d t h e d a n g e r s m e n a c i n g o t h e r s . R e p r e s e n t a - t i o n s h a v i n g b e e n m a d e , t h e u n i v e r s i t y a d - m i n i s t r a t i o n t o o k c o g n i z a n c e of t h e e x i s t i n g s i t u a t i o n b y t h e a p p o i n t m e n t of a c o m m i t t e e c h a r g e d w i t h t h e d u t y of l o o k i n g f u r t h e r i n t o t h e f a c t s , a n d h o p e f o r p o s i t i v e d e v e l o p - m e n t s i n t h e f u t u r e c a n b e e n t e r t a i n e d . T h e p r i m a r y c o n s i d e r a t i o n t h a t s a n c t i o n s t h e p r e s e r v a t i o n a n d s a f e k e e p i n g of r e s e a r c h r e c o r d s is t h e i r f u t u r e u t i l i t y f o r r e s e a r c h p u r p o s e s . T h e p r i m a r y c o n s i d e r a t i o n t h a t s a n c t i o n s t h e p r e s e r v a t i o n of a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s is t h a t t h e y m a k e p o s s i b l e t h e t r a n s a c t i o n , o r t h e e a s i e r t r a n s a c t i o n , of f u - t u r e b u s i n e s s . T a k e a s a m p l e . O l d c h e c k r e g i s t e r s , o l d c h e c k b o o k s t u b s , e s t a b l i s h t h e d a t e w h e n a g i v e n p e r s o n c a m e t o w o r k f o r t h e i n s t i t u t i o n . D a t e of c o m m e n c e m e n t of w o r k b e c o m e s i m p o r t a n t y e a r s a f t e r w a r d i n r e l a t i o n t o p e n s i o n a n d r e t i r e m e n t s c h e m e s . W h e r e n o r e c o r d s e x i s t , m e m o r i e s c a n a n d d o d i f f e r . W h e r e o f f i c i a l d o c u m e n t a t i o n is e x t a n t , c o r r e s p o n d e n c e o r c o n v e r s a t i o n s n e e d n o t b e p r o l o n g e d . T h u s t h e u t i l i t y of u n i - v e r s i t y r e c o r d s is t h e i r u t i l i t y f o r t h e c o n - t i n u i n g o r t h e u n e x p e c t e d p u r p o s e s of a d m i n - i s t r a t i o n . T h e i r u s e f u l n e s s i n t h i s r e s p e c t is l i m i t e d o n l y b y t h e i m a g i n a t i o n s of t h o s e w h o see f i t t o c o n s u l t t h e m . T h e p r e s e r v a - 3 C u r t i , M e r l e , a n d C a r s t e n s e n , V e r n o n . The Uni- versity of Wisconsin, A History, 1848-1925. 2v. M a d i - son, 1949. F o r m e n t i o n of r e c o r d a n d a r c h i v a l m a t e r i a l s u s e d i n t h e p r e p a r a t i o n of t h i s h i s t o r y , see t h e biblio- g r a p h i c a l n o t e i n v . 2, p. 597-601. 340 CO t i o n of r e c o r d s f o r t h e s p e c i a l p u r p o s e s of h i s t o r i a n s , a l t h o u g h v e r y i m p o r t a n t , is a s e c o n d a r y c o n s i d e r a t i o n . B u t t h e c a s e f o r e s t a b l i s h i n g u n i v e r s i t y a r c h i v e s d o e s n o t r e s t o r i g i n a l l y u p o n t h e f a c t t h a t s u c h d e p o t s a r e p l e a s i n g t o t h e h i s t o r i c a l l y m i n d e d . O u r t h i r d c a s e s t u d y is t h e U n i v e r s i t y of C a l i f o r n i a , c h a r t e r e d i n 1 8 6 8 . T h e B e r k - e l e y c a m p u s is t h e i n s t i t u t i o n ' s p o i n t of o r i - g i n . N o w t h e s y s t e m i n c l u d e s s e v e n o t h e r c a m p u s e s , w i t h a l a r g e f a c u l t y a n d a s t u d e n t b o d y of m o r e t h a n 4 0 , 0 0 0 , g o v e r n e d b y a s i n g l e b o a r d of r e g e n t s . I t w a s t o b e e x - p e c t e d t h a t a n i n s t i t u t i o n of t h i s s i z e w o u l d h a v e d e v e l o p e d s o m e r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b l e m s . I n D e c e m b e r 1 9 4 5 M r . M o o d p r o p o s e d t o t h e a d m i n i s t r a t i o n of t h e u n i v e r - s i t y t h a t a s u r v e y b e m a d e of t h e a c c u m u - l a t e d r e c o r d s a n d a r c h i v e s b u i l t u p o v e r t h e y e a r s . T h e a d m i n i s t r a t i o n a d o p t e d t h e s u g - g e s t i o n i n t h e s u m m e r of 1 9 4 7 a n d t h e s u r - v e y w o r k b e g a n a b o u t O c t o b e r 1 5 . B e t w e e n t h a t d a t e a n d t h e e n d of J u n e 1 9 4 8 t h e s e v e n o u t l y i n g c a m p u s e s w e r e v i s i t e d , t h e i r r e c o r d s v i e w e d , a n d t h e i r r e c o r d a n d a r c h i v a l p r o b - l e m s c a n v a s s e d . T h e s e a r c h l e d u p s t a i r s a n d d o w n , i n t o b a s e m e n t s a n d s u b b a s e m e n t s a n d h e a t t u n n e l s , i n t o c o r n e r s a n d c l o s e t s a n d d u s t y a t t i c s , i n t o offices a n d s t i l l m o r e o f f i c e s . T h e r e w e r e r e c o r d s o n t o p of a c o a s t r a n g e p e a k , M o u n t H a m i l t o n ; n e a r t h e e d g e of t h e d e s e r t , R i v e r s i d e ; a t s e a l e v e l , L a J o l l a ; i n a m e t r o p o l i s , L o s A n g e l e s ; a n d o n a f a r m , D a v i s . T h i s is n o t a n e x h a u s t i v e l i s t of p l a c e s v i s i t e d . A s f a r a s p o s s i b l e c u r r e n t a n d n o n c u r r e n t r e c o r d s v i e w e d w e r e m e a s - u r e d w i t h a m e t a l t a p e c a r r i e d f o r t h e p u r - p o s e , a n d t h e f i g u r e s r e c o r d e d o n t h e s p o t . T h e p r o c e d u r e t h u s c r e a t e d a n o t h e r r e c o r d d u r i n g t h e p r o c e s s . C o u n t i n g c a r d - s i z e a n d f o l d e r - s i z e r e c o r d s a s o n e m u s t , i t a p p e a r e d w h e n t h e t o t a l s w e r e i n h a n d t h a t t h e m i n i - m a l v a l u e s f o r u n i v e r s i t y r e c o r d h o l d i n g s o n s e v e n c a m p u s e s w e r e a l i t t l e m o r e t h a n f i v e a n d o n e - h a l f l i n e a r m i l e s . A d d t h e h i d d e n , l o s t , a n d t e m p o r a r i l y f o r g o t t e n r e c o r d s , a n d LLEGE AND RESEARCH LIBRARIES o t h e r s o v e r l o o k e d f o r w h a t e v e r r e a s o n , a n d o n e r e a l i z e s t h a t t h e t r u e v a l u e s w i l l be e v e n g r e a t e r . T h e v a r i e t y of r e c o r d s v i e w e d w a s c o n - s i d e r a b l e : r e c o r d s o n p a p e r , f i l m , g l a s s ; flat a n d r o l l e d r e c o r d s ; p h o t o g r a p h i c r e c o r d s ; r e c o r d s t u r n e d o u t b y a u t o m a t i c r e c o r d i n g m a c h i n e s of o n e k i n d o r a n o t h e r ; m a p s , c h a r t s , s t a t i s t i c a l t a b l e s ; l o g b o o k s ; d r a w i n g s , a r c h i t e c t u r a l , e n g i n e e r i n g , a n d z o o l o g i c a l ; f i l e s of p r i n t e d f o r m s f i l l e d i n w i t h d a t a ; r e - p o r t s a n d m e m o r a n d a ; l e t t e r b o o k s ; f i l e s of c o r r e s p o n d e n c e ; n o t e b o o k s of s e v e r a l k i n d s : l a b o r a t o r y n o t e s , f i e l d n o t e s , a n d e v e n s t e a m a n d w a t e r p r e s s u r e r e c o r d s . I t t h u s b e c a m e a b u n d a n t l y c l e a r t h a t t h e U n i v e r s i t y of C a l i f o r n i a w a s c o p i o u s l y s u p - p l i e d w i t h r e c o r d s . B y t h e t i m e t h e s e v e n c a m p u s e s h a d b e e n v i s i t e d , i t s e e m e d o b v i - o u s t h a t a s u r v e y of t h e r e c o r d s a t B e r k e l e y w a s n o t n e c e s s a r y s i n c e t h i s w a s t h e o l d e s t a n d l a r g e s t c a m p u s . C a s u a l v i s i t i n g i n t h i s o r t h a t office o n t h e B e r k e l e y c a m p u s r e - v e a l e d s e r r i e d r a n k s of f i l i n g c a s e s f i l l e d w i t h c u r r e n t r e c o r d s . I t c o u l d b e l e f t f o r t h e i m a g i n a t i o n t o c o n j e c t u r e w h e r e t h e n o n - c u r r e n t r e c o r d s w e r e . T h e p r e s e n c e of t h e s e m a s s e s of r e c o r d m a t e r i a l h a d b e e n c r e a t i n g b y d e g r e e s e n t i r e f a m i l i e s of r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b l e m s . S o m e of t h e s e m a y b e r e f e r r e d t o i n p a s s i n g : p r o b l e m s of f i l i n g a n d a r r a n g i n g ; p r o b l e m s of e q u i p m e n t , s p a c e , s t o r a g e , f i r e h a z a r d ; p r o b l e m s of r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l . M a n y u n i v e r s i t y e m p l o y e e s w e r e g i v i n g t h o u g h t t o p r o b l e m s a r i s i n g f r o m t h e b u l k of t h e r e c - o r d s i n t h e i r c h a r g e . I t b e c a m e c l e a r a s t h e s u r v e y w e n t o n t h a t a l r e a d y t h e r e w e r e t a k - i n g p l a c e m a n y s p o n t a n e o u s , g r o p i n g , a n d u n c o o r d i n a t e d m o v e m e n t s , d e s i g n e d t o r e - l i e v e t h e r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b l e m of t h i s o r t h a t p a r t i c u l a r o f f i c e . T h e p r e s s u r e s of p r a c t i c a l s i t u a t i o n s w e r e a c u t e a l m o s t e v e r y - w h e r e . T h e s u r v e y r a i s e d t w o l e a d i n g q u e s t i o n s : ( I ) w a s t h e u n i v e r s i t y r e a d y t o r e c o g n i z e t h e e x i s t e n c e of i t s r e c o r d p r o b l e m s ? ( 2 ) I f so, w a s i t p r e p a r e d t o t a k e a p p r o p r i a t e a c - t i o n i n r e l a t i o n t h e r e t o ? T h e i s s u e is, d o e s i t c h o o s e t o a c t o r t o d r i f t a l o n g , r e c o g n i z i n g a l l t h e r i s k s , c o s t s , a n d i n c o n v e n i e n c e s t h a t s u c h d r i f t i n g e n t a i l s ? * * * I t is c l e a r t h a t t h e a c c u m u l a t i o n of m a s s e s of s u c h r e c o r d s o v e r t h e y e a r s p r o d u c e s m a n y r e c o r d m a n a g e m e n t p r o b l e m s . T o d e a l w i t h s u c h p r o b l e m s i n a n o r d e r l y w a y is t h e p r o v - i n c e of s p e c i a l i s t s in t h e f i e l d of a r c h i v a l a d - m i n i s t r a t i o n a n d r e c o r d m a n a g e m e n t . S u c h s p e c i a l i s t s h a v e b e h i n d t h e m a f u n d of t h e o r y a n d a b o d y of e x p e r i e n c e t h a t c a n b e a p p l i e d t o t h e v a r i e d a n d d i f f e r i n g s i t u a t i o n s t h a t a r e m e t w i t h i n t h e c o u r s e of t h e i r p r o f e s s i o n a l w o r k . T h e s e e x p e r t s h a v e a l r e a d y p r o v e d t h e i r w o r t h in g o v e r n m e n t a n d i n b u s i n e s s . B u s i n e s s o r g a n i z a t i o n s h a v e a s s i m i l a t e d a n d a p p l i e d r e c o r d m a n a g e m e n t p r o g r a m s f o r t h e s o u n d r e a s o n t h a t t h e y c o u l d n o t f u n c t i o n t o d a y w i t h o u t s u c h p r o c e d u r e s . T h e M e t - r o p o l i t a n L i f e I n s u r a n c e C o m p a n y of N e w Y o r k h a s o n f i l e 1 4 4 , 0 0 0 , 0 0 0 i n d i v i d u a l p o l i c i e s , a n d c a n p r o d u c e a n e e d e d o n e a l - m o s t i n s t a n t a n e o u s l y . I t s p r e s e n t l y r e t a i n e d r e c o r d s e x t e n d t o 1 1 7 m i l e s , a n d i t s r e c o r d m a n a g e m e n t s e r v i c e h a s t h e e n t i r e m a s s u n - d e r p r e c i s e a n d s m o o t h l y f u n c t i o n i n g c o n t r o l . B u s i n e s s is a h e a d of t h e u n i v e r s i t i e s i n c a r i n g f o r i t s r e c o r d s , n o t b e c a u s e b u s i n e s s h a s l a t e l y b e e n c o n v e r t e d t o t h e i d e a of b u s i n e s s h i s t o r y , b u t b e c a u s e " R e c o r d e d e x p e r i e n c e is a c o r p o r a t e a s s e t — a s m u c h of a c o r p o r a t e a s s e t a s p l a n t , e q u i p m e n t , a n d i n v e n t o r y . " H o w s h a l l a u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n a c t w h e n i t r e a c h e s t h e p o i n t of r e a d i n e s s t o d o s o m e t h i n g p o s i t i v e a b o u t i t s r e c o r d a n d a r - c h i v a l p r o b l e m s ? I t c a n a p p o i n t a n a r c h i v i s t o r r e c o r d m a n a g e m e n t o f f i c e r w h o w i l l d r a w u p l o n g - t e r m p l a n s . O r , a l t e r n a t i v e l y , i t c a n a p p r o v e t h e m a k i n g of a s u r v e y of i t s r e c o r d s , a n d t h e r e a f t e r d e c i d e o n i t s c o u r s e of l o n g - t e r m a c t i o n . T h e l a t t e r w a s t h e l i n e t a k e n b y t h e U n i v e r s i t y of C a l i f o r n i a . H o w - OCTOBER., 1950 341 e v e r , n o w t h a t a s u r v e y a n d a n i n v e s t i g a t i o n of s u c h e x t e n s i v e c h a r a c t e r h a s b e e n c a r r i e d o u t f o r C a l i f o r n i a , i t is o p e n t o q u e s t i o n w h e t h e r o t h e r i n s t i t u t i o n s n e e d t o g o t o t h e l i k e e x p e n s e . I t c a n s a f e l y b e p r e d i c t e d , o n t h e b a s i s of t h e C a l i f o r n i a s t u d y , t h a t u n i v e r - s i t y r e c o r d s w i l l b e l a r g e i n b u l k a n d v a r i e d i n c h a r a c t e r . A l s o , r o u g h i d e a s of t h e v o l - u m e of t h e c u r r e n t a n d n o n c u r r e n t r e c o r d s o n h a n d c a n b e o b t a i n e d f r o m t h e o f f i c e r s of a g i v e n i n s t i t u t i o n b y a p p l y i n g t o t h e m i n t h e u s u a l w a y s . S u c h a p p r o x i m a t i o n s w i l l s u f - f i c i e n t l y s e r v e , a t l e a s t i n s o m e c a s e s , a t t h e o u t s e t . H o w e v e r , i t is h e r e s t r e s s e d t h a t a s u r v e y d o e s g i v e m o r e p r e c i s i o n a n d m o r e d e f i n i t e n e s s t h a n t h e o t h e r p r o d r o m a l a p - p r o a c h e s c a n y i e l d . I n t e r m e d i a t e l e v e l a d - m i n i s t r a t o r s w i t h a c u t e r e c o r d p r o b l e m s c a n - n o t a l w a y s m a k e t h e i r w a n t s k n o w n t o t h e t o p - l e v e l a d m i n i s t r a t o r s . I n s u c h c a s e s t h e r e is a c h a n c e f o r a s u r v e y t o h a v e i n f l u e n c e b y c o n f i r m i n g i n d e p e n d e n t l y t h e s e l f - e v i d e n t f a c t s f o r t h o s e w h o h a v e e y e s b u t see n o t , a n d b y d a z z l i n g t h e m b y t h e m a g n i t u d e of t h e f i n a l s t a t i s t i c a l t o t a l . T h e a l t e r n a t e o p e n i n g m o v e f o r a u n i v e r - s i t y t h a t w a n t s t o a c t o n i t s r e c o r d p r o b l e m s is t o s e t u p a u n i v e r s i t y a r c h i v i s t ' s office a n d s t a f f i t w i t h a t r a i n e d , e x p e r i e n c e d s p e c i a l i s t . A t t h e s a m e t i m e t h e a d m i n i s t r a t i o n s h o u l d p l a n t o b r i n g i n t o b e i n g a c o m m i t t e e of w e l l - s e l e c t e d u n i v e r s i t y p e r s o n s t o c o n s u l t w i t h t h e a r c h i v i s t c o n c e r n i n g t h e e v a l u a t i o n of t h e r e c o r d s t o b e d i s p o s e d of o r r e t a i n e d . T h e a p p o i n t m e n t of a n a r c h i v i s t o u g h t t o m e a n t h a t t h e " p r a c t i c a l " w o r k o n t h e c a m p u s w i l l b e g i n s o o n a f t e r h i s a r r i v a l . T h e first s t e p t o b e t a k e n b y t h e n e w a r - c h i v i s t s h o u l d b e t h e p r e p a r a t i o n of a q u a n t i t y of r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l s c h e d u l e s . T h e s e s h o u l d b e m a d e o u t i n c o o p e r a t i o n w i t h t h e h e a d s of t h e s e v e r a l offices i n t h e u n i v e r s i t y , a n d s h o u l d c o v e r r e c o r d s n o w h e l d , n o n c u r r e n t a n d c u r r e n t , a n d r e c o r d s of s i m i l a r t y p e s t o b e c r e a t e d i n t h e f u t u r e . I t is t h e c h a r a c t e r i s t i c a n d s p e c i f i c o b j e c t i v e of d i s p o s a l s c h e d u l e s ( a s a g a i n s t s i m p l e l i s t s ) t h a t t h e y m a k e p o s s i b l e t h e d e s t r u c t i o n o r e l i m i n a t i o n n o t o n l y of r e c o r d s a l r e a y o n h a n d , b u t a l s o of s i m i l a r r e c o r d s t o b e c r e - a t e d i n t h e f u t u r e . S c h e d u l e s c o n s t i t u t e i n - v e n t o r i e s a n d a p p r a i s a l s of g i v e n r e c o r d s . I n d e t a i l t h e y o u t l i n e m e t h o d s of s t o r a g e , t h e t i m e n e e d e d t o k e e p t h e c u r r e n t r e c o r d s i n t h e o r i g i n a t i n g office, a n d i n t h e d e p o s i t o r y s p a c e ; a l s o , t h e a g r e e d - u p o n d a t e of d e - s t r u c t i o n . S c h e d u l i n g is a p r o c e d u r e t h a t is p e r f o r m e d i n r e l a t i o n t o a s p e c i f i c f o r m of r e c o r d . I d e a l l y , t h e s c h e d u l e is w o r k e d o u t a f t e r t h e l i f e h i s t o r y of t h e s p e c i f i c r e c o r d h a s b e e n a s c e r t a i n e d . I t s h o u l d b e p r e p a r e d i n t h e l i g h t of c a r e f u l c o n s u l t a t i o n s h a d w i t h a l l i n t e r e s t e d p a r t i e s . T h e s e c o n d s t e p is f o r t h e u n i v e r s i t y a r - c h i v i s t t o s u b m i t t h e s c h e d u l e s t h u s p r e p a r e d t o h i s c o n s u l t a t i v e c o m m i t t e e . T h e c o m p o - s i t i o n of a c o m m i t t e e of t h e k i n d s h o u l d b e c a r e f u l l y a t t e n d e d t o . I t s m e m b e r s h i p o u g h t t o r e p r e s e n t d i f f e r e n t i n t e r e s t s . A l a w offi- c e r of t h e u n i v e r s i t y s h o u l d b e o n t h e l i s t . A n e x p e r i e n c e d m a n of u n i v e r s i t y b u s i n e s s s h o u l d b e o n , t o o . T h e t r u s t e e s o r r e g e n t s s h o u l d b e r e p r e s e n t e d d i r e c t l y o r o t h e r w i s e . T h e r e g i s t r a r is a n o t h e r l i k e l y c a n d i d a t e f o r i n c l u s i o n . A m e m b e r of t h e f a c u l t y , if p u t o n , m i g h t w e l l b e a h i s t o r i a n . O t h e r f u n c - t i o n a r i e s c o u l d of c o u r s e b e a d d e d t o a c q u i r e a b r o a d b a s e i n e x p e r i e n c e . T h e a r c h i v i s t h i m s e l f a c t s a s s e c r e t a r y of t h i s c o m m i t t e e . A b r o a d l y b a s e d c o m m i t t e e s h o u l d b e a b l e t o c o n s i d e r w i s e l y a n d t o a c t p r u d e n t l y u p o n t h e s c h e d u l e s s u b m i t t e d t o t h e m . I t s h o u l d b e i n a p o s i t i o n t o j u d g e of t h e l e g a l , e d u c a - t i o n a l , a d m i n i s t r a t i v e , a n d h i s t o r i c a l v a l u e s i n h e r e n t i n g i v e n b o d i e s of r e c o r d s w h e n t h e s c h e d u l e s c o m e u p f o r c o n s i d e r a t i o n . T h e e f f e c t s of t h e s c h e d u l i n g p r o c e s s , w h e n c a r r i e d o u t o v e r a p e r i o d of y e a r s , w o u l d b e t o i m p r o v e m a t t e r s o n a n e n c u m - b e r e d c a m p u s . N o n c u r r e n t r e c o r d s w o u l d b e r e t a i n e d w h i l e t h e y h a d u t i l i t y , a n d n o l o n g e r . T h e s e n o n c u r r e n t r e c o r d s , o n c e 342 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES t h e y w e r e p r o p e r l y o r g a n i z e d , w o u l d b e a v a i l a b l e f o r r e f e r e n c e u s e a s n e e d e d . T h e i n i t i a l m a s s of u n n e e d e d p a p e r s h a v i n g b e e n d i s p o s e d o f , a n d a c l e a r n o t i o n of t h e q u a n - t i t y of e x i s t i n g r e t a i n e d r e c o r d s t h e n b e i n g k n o w n , a s w e l l a s t h e b u l k of t h e a n n u a l n e w i n c r e m e n t of t h e s e , t h e s u b j e c t of a s u i t a b l e a r c h i v a l d e p o s i t o r y c o u l d t h e n b e t a k e n u p . P r e l i m i n a r y n e e d e d s p a c e w o u l d b e f o r t h - c o m i n g i n t h e v a r i o u s e x i s t i n g s t o r a g e p l a c e s , a s v a r i o u s s p e c i f i c d i s p o s a l p r o g r a m s c l e a r e d o u t b o d i e s of r e c o r d s h e r e a n d t h e r e . W i t h t h e " p r a c t i c a l w o r k " w e l l u n d e r w a y , t h e a r c h i v i s t c o u l d s o o n e r o r l a t e r u n - d e r t a k e c o n s u l t a t i v e w o r k w i t h t h e c u s t o d i - a n s of c u r r e n t r e c o r d s i n t h e s e v e r a l u n i v e r - s i t y o f f i c e s , s u g g e s t i n g v a r i o u s s a v i n g s a n d e c o n o m i e s i n p r a c t i c e a n d p r o c e d u r e . I t is a f a c t t h a t e c o n o m i e s i n c u r r e n t r e c o r d m a n - a g e m e n t t e n d t o m o v e f o r w a r d a n d c u t d o w n e x p e n s e s l a t e r o n w h e n c u r r e n t r e c - o r d s b e c o m e n o n c u r r e n t r e c o r d s . V a r i o u s u s e f u l s u g g e s t i o n s c o n c e r n i n g t h e filing s c h e m e s a n d p r o c e d u r e s t o b e e m p l o y e d c a n b e o f f e r e d b y r e c o r d m a n a g e m e n t s p e c i a l i s t s a n d b y a r c h i v i s t s . T h e y h a v e f o u n d w a i t i n g m a r k e t s f o r t h i s k i n d of i n f o r m a t i o n a n d a r e i n t e r e s t e d i n p r o v i d i n g i t b e c a u s e t h e y a r e p r e s e n t l y c o n c e r n e d w i t h t h e o t h e r f e l l o w s ' r e c o r d s w h i c h t h e y m a y o n e d a y b e r e q u i r e d t o p r e s e r v e a n d h o u s e , a s t h e i r o w n . F r o m t h e r e c o r d m a n a g e m e n t o f f i c e r , b u s y w i t h h i s " p r a c t i c a l w o r k , " l e t u s n o w t u r n m o m e n t a r i l y t o g l a n c e a t t h e o f f i c e t h i s i n - d i v i d u a l h e a d s . W e w i l l h e r e s e t f o r t h i n b r i e f s t y l e t h e e s s e n t i a l f u n c t i o n s of a m o d - e r n r e c o r d o f f i c e . S u c h a n o f f i c e s h o u l d of c o u r s e b e a c l e a r i n g h o u s e f o r t h e c o n s i d e r a - t i o n of p r o b l e m s of t h e s o r t w e h a v e b e e n t a l k i n g a b o u t . T h e s e a r e i t s e s s e n t i a l f u n c - t i o n s : ( 1 ) A c c e s s i o n i n g of n o n c u r r e n t r e c o r d s of c o n t i n u i n g o r e n d u r i n g v a l u e . ( 2 ) M a i n t e n a n c e a n d r e h a b i l i t a t i o n . ( 3 ) A r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n of a c - c e s s i o n e d r e c o r d s . ( 4 ) P r o v i s i o n of r e f e r e n c e s e r v i c e o n a c - c e s s i o n e d r e c o r d s . ( 5 ) P h o t o g r a p h i c r e p r o d u c t i o n of r e c - o r d s . ( 6 ) A d v i s o r y s e r v i c e i n c o n n e c t i o n w i t h a c t i v e r e c o r d s . ( 7 ) D i s p o s a l of u s e l e s s n o n c u r r e n t r e c - o r d s . T h i s l i s t of f u n c t i o n s is t a k e n f r o m t h e Report of the Advisory Committee on New York State's Record System, A l b a n y , 1 9 4 8 , p . 5 - 7 . A u n i v e r s i t y a r c h i v i s t a n d r e c o r d m a n a g e m e n t o f f i c e r , f u l f i l l i n g t h e s e f u n c - t i o n s , c o u l d , b y w o r k i n g c o o p e r a t i v e l y w i t h o t h e r u n i v e r s i t y o f f i c e r s , g r a d u a l l y c l e a r o u t u n n e e d e d r e c o r d s t o c k s , r e d u c e " c r i s i s " s i t u a - t i o n s , p r o v i d e s c h e d u l e s f o r s u b m i s s i o n t o h i s c o n s u l t a t i v e c o m m i t t e e , a n d g i v e a t o n i c s e n s e of d i r e c t i o n f o r a l l o t h e r r e l e v a n t r e c - o r d m a n a g e m e n t s e r v i c e s . H o w e v e r , i t s h o u l d b e r e m e m b e r e d t h a t j u s t a s t i m e w a s p a s s i n g w h i l e t h e a c u t e s i t u a t i o n s w e r e c o m - i n g i n t o b e i n g , s o t i m e m u s t e l a p s e b e f o r e t h e i n f l a m m a t i o n s i n t h e b o d y a c a d e m i c c a n s u b s i d e a f t e r r a t i o n a l t r e a t m e n t h a s o n c e b e g u n . T h e a r c h i v i s t o r r e c o r d m a n a g e m e n t o f f i - c e r i n a u n i v e r s i t y s h o u l d b e t r a i n e d a n d b e e x p e r i e n c e d i n t h e t h e o r y a n d p r a c t i c e of h i s s p e c i a l d i s c i p l i n e . T h e d a t a w i t h w h i c h h e w o r k s a r e r e c o r d s a n d h e s h o u l d k n o w r e c - o r d s , t h e i r u t i l i t i e s , a n d w h a t h a s b e e n l e a r n e d a b o u t t h e p r o b l e m s t h e y p o s e f o r u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t o r s . T h e s e a d m i n i s - t r a t o r s m u s t d e p e n d o n i n f o r m a t i o n f o r t h e t r a n s a c t i o n of t h e i r b u s i n e s s , w h e t h e r i t b e p o l i c y f o r m u l a t i o n , d e c i s i o n m a k i n g , o r o v e r - s i g h t of r o u t i n e a d m i n i s t r a t i v e o p e r a t i o n s . W i t h i n t h e u n i v e r s i t y a n a d m i n i s t r a t o r h a s a v a i l a b l e t w o c h i e f s o u r c e s of i n f o r m a t i o n ( w h e t h e r o r g a n i z e d o r n o t ) , t h e l i b r a r y a n d t h e s t o c k s of r e c o r d s . T h e u n i v e r s i t y l i b r a r y c o n s i s t s o f a c o l - l e c t i o n of p u b l i s h e d m a t e r i a l w h i c h ( f o r t h e m o s t p a r t ) h a s b e e n p r o d u c e d e x t r a m u r a l l y , a n d h a s b e e n s e l e c t e d f r o m m a n y s o u r c e s f a r OCTOBER., 1950 343 a n d n e a r t o m e e t t h e s p e c i f i c n e e d s of a g i v e n c a m p u s f o r i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g t h e w o r l d i n g e n e r a l a n d i n p a r t i c u l a r . T h e u n i v e r s i t y r e c o r d s , b y c o n t r a s t , h a v e b e e n c r e a t e d i n t r a m u r a l l y . T h e y a r e u n p u b - l i s h e d p a p e r s , e t c . , o r g a n i c a l l y s t r u c t u r e d a c - c u m u l a t i o n s of c l o s e l y i n t e r r e l a t e d m a t e r i a l s t h a t r e f l e c t t h e s p e c i f i c a c t i v i t i e s a n d s p e c i f i c f u n c t i o n s of a p a r t i c u l a r u n i v e r s i t y . T h e y d o c u m e n t t h e e x p e r i e n c e of t h e u n i v e r s i t y i n a l l i t s f a c t u a l d e t a i l s . T h e s t o c k of r e c o r d s of a u n i v e r s i t y is u n i q u e , a n d is n o n i n t e r - c h a n g e a b l e w i t h t h e s t o c k of a n o t h e r u n i - v e r s i t y . T h e p e r m a n e n t a n d e s s e n t i a l c o r e of t h e r e c o r d s , k n o w n a s t h e a r c h i v e s , h a s a v a l u e t h a t e n d u r e s b e y o n d i t s c u r r e n t v a l u e f o r t h e a d m i n i s t r a t o r s of t h e d a y . T h i s es- s e n t i a l c o r e , w h i c h is a d d e d t o o v e r t h e y e a r s , is h a n d e d d o w n t o t h e f u t u r e a s i n d i s p e n s - a b l e r e s e a r c h m a t e r i a l . T h e s p e c i a l c h a r a c t e r of r e c o r d m a t e r i a l s h a s l e d a n d is l e a d i n g t o t h e d e v e l o p m e n t of s p e c i a l t e c h n i q u e s f o r t h e s u r v e y i n g of u n i - v e r s i t y r e c o r d s , t h e i r m a n a g e m e n t , a r r a n g e - m e n t , c l a s s i f i c a t i o n , a n d i n d e x i n g . S u c h t e c h n i q u e s d i f f e r r a d i c a l l y f r o m l i b r a r y t e c h - n i q u e s b e c a u s e of t h e v e r y n a t u r e of t h e r e c - o r d m a t e r i a l s t h e m s e l v e s . F r o m f u n c t i o n s of a n a r c h i v a l a g e n c y a n d t h e s p e c i a l q u a l i t i e s of t h e m a t e r i a l s i t a d - m i n i s t e r s w e m o v e o n t o c o n s i d e r a n a d m i n - i s t r a t i v e p r o b l e m . W h e r e s h a l l t h e u n i v e r s i t y a r c h i v i s t b e n i c h e d i n t h e u n i v e r s i t y h i e r a r c h y ? W h e r e , as a n a g e n c y of u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n , s h a l l t h e a r c h i v e s b e p l a c e d ? M u c h d e p e n d s u p o n t h e a n s w e r s t o b e g i v e n t o t h e s e q u e r i e s . W e a r e of c o u r s e a w a r e t h a t i n s o m e i n s t i - t u t i o n s t h e a r c h i v e s h a v e b e e n e s t a b l i s h e d a s a u n i t i n s i d e t h e u n i v e r s i t y l i b r a r y s y s t e m , w i t h t h e a r c h i v i s t d i r e c t l y r e s p o n s i b l e t o t h e l i b r a r i a n . T h i s is t h e c a s e i n H a r v a r d U n i - v e r s i t y . T h e H a r v a r d i n s t a n c e is h i s t o r - i c a l l y w e l l r o o t e d , 4 b u t is n o t p r o v i d i n g t h e 4 S e e t h e two t h o r o u g h l y i n f o r m a t i v e a r t i c l e s by D r . C l i f f o r d K . S h i p t o n , " T h e H a r v a r d U n i v e r s i t y A r c h i v e s : m o d e l w h i c h u n i v e r s i t i e s n o w s e t t i n g u p r e c - o r d a g e n c i e s t e n d t o f o l l o w t o d a y . 5 H a r v a r d a n d s o m e o t h e r i n s t i t u t i o n s , t h e n , h a v e h a d t h e i r r e c o r d s c a r ^ d f o r b y l i - b r a r i a n s , o r b y p e r s o n s o n t h e s t a f f s of li- b r a r i e s . T h e p o i n t h a s a l r e a d y b e e n m a d e , h o w e v e r , t h a t b o o k s a n d r e c o r d s d i f f e r r a d i c a l l y a s t o t h e i r o r i g i n a n d n a t u r e a n d t h u s t h e h a n d l i n g of r e c o r d m a t e r i a l c a l l s f o r t h e a p p l i c a t i o n of p r i n c i p l e s t h a t h a v e b e e n d e r i v e d f r o m t h e i r v e r y n a t u r e qua r e c o r d s o r a r c h i v e s . W e a r e g r a t e f u l f o r w h a t t h e l i b r a r i a n s h a v e d o n e t o r e a l i z e t h e h i s t o r i c a l s i g n i f i - c a n c e of c o l l e g e a n d u n i v e r s i t y r e c o r d s , t o p r o v i d e f o r t h e s a f e k e e p i n g of i m p o r t a n t p a r t s of t h e m , a n d t o m a k e t h e m a v a i l a b l e f o r r e s e a r c h i n c o l l e g e a n d u n i v e r s i t y h i s t o r y . W e o w e i t t o t h e i r v i s i o n t h a t t h e n e e d f o r a u n i v e r s i t y a r c h i v e s a s a n i n t e g r a l p a r t of t h e s e i n s t i t u t i o n s h a s b e e n r e c o g n i z e d i n m a n y p l a c e s . L e t u s b e a r i n m i n d , h o w e v e r , t h a t t h e s e p i o n e e r s i n t h e u n i v e r s i t y r e c o r d f i e l d t o o k a c t i o n a t a t i m e w h e n u n i v e r s i t y r e c o r d s w e r e t h o u g h t of e x c l u s i v e l y i n t e r m s of t h e i r r e s e a r c h v a l u e ; w h e n u n i v e r s i t i e s a n d c o l l e g e s w e r e e l e m e n t a r y a n d s m a l l i n - s t i t u t i o n s w h e n c o m p a r e d w i t h t h e i r p r e s e n t Goal a n d F u n c t i o n . " Harvard Library Bulletin, 1:101- 08, W i n t e r 1947; a n d " T h e C o l l e c t i o n s of t h e H a r v a r d U n i v e r s i t y A r c h i v e s . " Ibid., 1:176-84, S p r i n g 1947. 5 U n d e r d a t e of J u l y 12, 1948, M r . S h i p t o n , t h e h e a d of t h e H a r v a r d A r c h i v e s , w r o t e M r . M o o d : " O f t h e u n i - v e r s i t i e s w h i c h h a v e set u p a r c h i v e s d e p a r t m e n t s a f t e r s t u d y i n g o u r o r g a n i z a t i o n h e r e , o n l y one, I t h i n k , h a s f o l l o w e d o u r p l a n of h a v i n g t h e d e p a r t m e n t a d i v i s i o n of t h e l i b r a r y . T h e r e a r e c e r t a i n o b v i o u s r e a s o n s a g a i n s t o u r p r a c t i c e . A n a r c h i v e is not a l i b r a r y ; its f u n c t i o n s a n d m a t e r i a l s a r e q u i t e d i f f e r e n t . W i t h u s . t h e office of a r c h i v i s t h a s b e e n u n i t e d w i t h t h a t of l i b r a r i a n since t h e d a y s of J a r e d S p a r k s . S o m e of t h e [ H a r v a r d ] li- b r a r i a n s , like L a n e a n d P o t t e r , h a v e been m o r e i n t e r - e s t e d in t h e a r c h i v e s t h a n in t h e l a r g e r p r o b l e m of t h e u n i v e r s i t y l i b r a r i e s . W h e n I took ov'er ten y e a r s ago, t h e a r c h i v e s d e p a r t m e n t w a s too s m a l l a n d i t s f u n c t i o n too l i m i t e d to m a k e it a separate department under the C o r p o r a t i o n . " O n l y t o d a y , h o w e v e r , we h a v e been going o v e r t h e f a c t t h a t w i t h i n a y e a r or so t h e a r c h i v e s d e p a r t m e n t a n d t h e o t h e r s e r v i c e d e p a r t m e n t s of t h e l i b r a r y will have to be s e p a r a t e d f r o m the t e a c h i n g f u n c t i o n s of the l i b r a r y a n d be c a r r i e d on a special b u d g e t . P e r h a p s w e shall be g r o u p e d f o r b u d g e t p u r p o s e s w i t h t h e P u b l i c a - tion Office a n d A l u m n i R e c o r d s Office w h i c h have re- c e n t l y been b r o u g h t i n t o the W i d e n e r B u i l d i n g . " I n u n i v e r s i t i e s i n w h i c h t h e a r c h i v e s d e p a r t m e n t is a p a r t of t h e l i b r a r y , t h e a c t u a l a r c h i v a l m a t e r i a l in t h e c u s t o d y is a l w a y s m u c h less t h a n t h e m e m o r a b i l i a k i n d of m a t e r i a l . H e r e t h e m a t e r i a l a b o u t H a r v a r d is m u c h m o r e v o l u m i n o u s a n d i n m u c h more c o n s t a n t u s e than s u c h m a t e r i a l is i n a y o u n g e r i n s t i t u t i o n . " 344 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES c o m p l e x i t y a n d m a g n i t u d e ; a n d w h e n t h e r e c o r d p r o b l e m s of i n s t i t u t i o n s of h i g h e r l e a r n i n g h a d n o t y e t a s s u m e d t h e i r p r e s e n t l a r g e p r o p o r t i o n s . T h e p r o b l e m t o d a y is n o l o n g e r o n e of m e r e p r e s e r v a t i o n of p e r m a - n e n t l y v a l u a b l e m a t e r i a l . I n d e e d , t h e r e is n o t o n e b u t a p l u r a l i t y of p r o b l e m s . T h e i r s o l u t i o n d e p e n d s u p o n a t o t a l a t t a c k u p o n t h e t o t a l u n i v e r s i t y r e c o r d p r o b l e m . T h i s a t t a c k r e q u i r e s t h e t r a i n i n g a n d t h e s k i l l s of t h e r e c o r d m a n a g e r ( a r c h i v i s t ) . I s t h i s p r o b a b l y n o t a l a b o r w h i c h t h e l i b r a r i a n w i l l be l o a t h t o t a k e u p o n h i m s e l f ? I t is i n d e e d a t a s k w h i c h t h e l i b r a r i a n w i l l b e w i l l i n g t o l e a v e t o t h e p r o f e s s i o n a l l y t r a i n e d e x p e r t . T h e r e c o r d m a n a g e m e n t e x p e r t , n e e d l e s s t o s a y , w i l l c h e e r f u l l y a n d w i t h g r a t i t u d e r e c - o g n i z e w h a t i t is t h a t t h e l i b r a r i a n s h a v e a l r e a d y d o n e i n c l e a r i n g t h e g r o u n d f o r t h e s o l u t i o n of t h e b i g g e r p r o b l e m s t h a t l i e a h e a d . 6 G i v e n t h e n a t u r e of u n i v e r s i t y a r c h i v e s a n d r e c o r d p r o b l e m s , t h e n , i t s h o u l d b e c l e a r t h a t t h e r e c o r d m a n a g e r ( a r c h i v i s t ) m u s t b e a s s i g n e d a p o s i t i o n i n t h e u n i v e r - s i t y h i e r a r c h y t h a t w i l l e n a b l e h i m t o t a c k l e h i s j o b w i t h s u c c e s s . T o c a r r y o n h i s w o r k e f f e c t i v e l y , t h i s o f f i c e r m u s t b e l o c a t e d c l o s e t o t h e c e n t e r of u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i v e a u t h o r i t y . I n m o s t i n s t i t u t i o n s ' t o d a y t h i s m e a n s t h a t h e m u s t b e c l o s e t o t h e p r e s i d e n t . T h e r e c o r d o f f i c e r r e q u i r e s t h e p r e s t i g e a n d t h e i n f l u e n c e t h a t flow f r o m a n i n t i m a t e r e - l a t i o n t o t h e p r e s i d e n t i a l office, if h e is t o g e t o n w i t h h i s w o r k . 7 A n d i t is o n l y f r o m t h e v a n t a g e p o i n t of t o p - l e v e l u n i v e r s i t y 8 L i b r a r i a n s a r e s u r e to be i n t e r e s t e d in the a r t i c l e by J o h n M e l v i l l e J e n n i n g s , l i b r a r i a n , V i r g i n i a H i s t o r i c a l Society, R i c h m o n d : " A r c h i v a l A c t i v i t y in A m e r c a n U n i v e r s i t i e s a n d C o l l e g e s . " The American Archivist, 1 2 : 155-63, A p r i l 1949. 7 T h e C a t h o l i c U n i v e r s i t y of A m e r i c a h a s r e c e n t l y in- s t i t u t e d a n a r c h i v a l u n i t . T h e p l a n u n d e r w h i c h t h e a g e n c y will o p e r a t e is well d i s c u s s e d lay t h e R e v . D r . H e n r y J . B r o w n e , a r c h i v i s t , in a n a r t i c l e , " A P l a n of O r g a n i z a t i o n f o r a U n i v e r s i t y A r c h i v e s . " The Ameri- can Archivist, 12:355-58, O c t o b e r 1949. T h e a r t i c l e pub- lishes t h e t e x t of " R e g u l a t i o n s f o r t h e D e p a r t m e n t of A r c h i v e s a n d M a n u s c r i p t s , " n e c e s s a r y r e a d i n g f o r all w h o f o l l o w d e v e l o p m e n t s in t h i s g r o w i n g field. A t t e n t i o n is called p a r t i c u l a r l y to r e g u l a t i o n n u m b e r 2 : " T h e D e - m a n a g e m e n t t h a t t h e r e c o r d o f f i c e r w i l l b e a b l e t o see a n d t o u n d e r s t a n d t h e t o t a l c o m - p l e x of r e c o r d p r o b l e m s of h i s i n s t i t u t i o n . O n c e h e h a s g a i n e d t h i s u n d e r s t a n d i n g , h e c a n p r o c e e d t o d r a f t a s u i t a b l e r e c o r d p o l i c y f o r h i s u n i v e r s i t y , a n d c a n s e t a t o n c e t o c a r r y i t o u t in a n e f f e c t i v e f a s h i o n . I t is o b v i o u s t h a t t h e j o b of t h e u n i v e r s i t y a r c h i v i s t is n o t l i m i t e d t o t h e c a r e a n d c u s - t o d y of n o n c u r r e n t r e c o r d s , a n d i t is p r o b - a b l e t h a t h e s h o u l d be d e s i g n a t e d a s r e c o r d o f f i c e r ( a r c h i v i s t ) r a t h e r t h a n as a r c h i v i s t of t h e u n i v e r s i t y . H i s s h o u l d be t h e d u t i e s a l s o of a s s i s t i n g i n t h e i n s t a l l a t i o n of a n a l l - u n i - v e r s i t y r e c o r d p r o g r a m , i n t r a i n i n g of r e - s p o n s i b l e s t a f f m e m b e r s , a n d i n t h e w o r k i n g o u t a n d i m p l e m e n t i n g of a d i s p o s i t i o n p r o - g r a m t h a t m a k e s p o s s i b l e t h e p e r i o d i c r e t i r e - m e n t of n o n c u r r e n t r e c o r d s a n d t h e t r a n s f e r of t h e p e r m a n e n t l y v a l u a b l e m a t e r i a l t o t h e u n i v e r s i t y a r c h i v e s . I t is i n t h i s w a y t h a t h e c a n r e n d e r a n e x t r e m e l y v a l u a b l e , f i n a n c i a l l y p r o f i t a b l e s e r v i c e t o h i s i n s t i t u t i o n . W e b e l i e v e t h a t t h e g e n e r a l p r i n c i p l e s w e h a v e s t a t e d o f f e r t h e b e s t o p p o r t u n i t y f o r f u - t u r e g r o w t h t h a t w i l l b e c o n s t r u c t i v e . A t t h i s i n t e r e s t i n g m o m e n t i n t h e u n f o l d m e n t of u n i v e r s i t y r e c o r d p r o g r a m s w e r e c o m m e n d t o u n i v e r s i t y l i b r a r i a n s t h a t t h e y e n c o u r a g e u n i v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n s t o a d o p t a n i n - f o r m e d a t t i t u d e t o w a r d t h e r e l a t e d t h o u g h d i s t i n c t s p e c i a l t y of a r c h i v e s a n d r e c o r d a d - m i n i s t r a t i o n . 3 p a r t m e n t will be a s e p a r a t e u n i t of t h e U n i v e r s i t y u n d e r t h e i m m e d i a t e j u r i s d i c t i o n of t h e R e c t o r a n d it will h a v e a s e p a r a t e b u d g e t w h i c h will be s u b m i t t e d a n n u a l l y to t h e a d m i n i s t r a t i o n . " 8 A f t e r t h e p a p e r h a d been typed, it w a s h a n d e d to D r . L o u i s K a p l a n , a s s o c i a t e l i b r a r i a n , U n i v e r s i t y of W i s c o n s i n . H i s c o m m e n t is g i v e n b e l o w : " A n a r c h i v i s t on t h e staff of a l i b r a r y , w o r k i n g u n d e r p r e s i d e n t i a l d i r e c t i v e , s h o u l d h a v e sufficient p o w e r s to p r o c e e d w i t h o u t h a n d i c a p . T h e r e l a t i o n s h i p of u n i v e r s i t y r e c o r d s to t h e o r d i n a r y ' a r c h i v a l ' m a t e r i a l s f o u n d i n l i b r a r i e s is a close o n e ; a n d t h e l i b r a r y m a y be t h e o n l y b u i l d i n g w i t h sufficient s t o r a g e space f o r r e c o r d s . T o place t h e r e c o r d officer on t h e staff of t h e p r e s i d e n t , w i t h w o r k i n g q u a r t e r s in t h e l i b r a r y , would a l w a y s p r e s e n t difficulties. O n t h e ideal s i t u a t i o n , I a g r e e w i t h t h e a u t h o r s of t h i s p a p e r , n a m e l y , t h a t t h e r e be a r e c o r d officer on t h e staff of t h e p r e s i d e n t , w i t h the r e c o r d s s t o r e d outside t h e l i b r a r y . I n s u c h cir- c u m s t a n c e s , the u s u a l m e m o r a b i l i a a n d ' a r c h i v a l ' ma- t e r i a l s f o u n d i n l i b r a r i e s s h o u l d e v e n t u a l l y be t r a n s - f e r r e d to t h e r e c o r d o f f i c e r . " OCTOBER., 1950 345