College and Research Libraries B y G R A C E W . B A C O N Handling Microcards in Libraries Miss Bacon is reference librarian, Wes- ley an University Library, and cataloger for the Microcard Foundation. EVERY e f f o r t h a s b e e n m a d e i n t h e p r o -d u c t i o n of m i c r o c a r d s t o i n s u r e t h a t t h e i r p r o c e s s i n g w i l l b e e c o n o m i c a l . T h e y a r e of s t a n d a r d c a t a l o g c a r d s i z e a n d f i t t h e f i l i n g c a s e s a l r e a d y i n l i b r a r i e s . A t t h e t o p of e a c h c a r d a r e b o t h t h e d e c i m a l a n d L i b r a r y of C o n g r e s s c l a s s i f i c a t i o n n u m b e r s , a s w e l l a s a s u b j e c t h e a d i n g c h o s e n , if a t a l l p o s s i b l e , f r o m t h e Library of Congress Sub- ject Headings. T h e a u t h o r e n t r y o n e a c h is o n e e s t a b l i s h e d a f t e r p r o p e r b i b l i o g r a p h i c a l r e s e a r c h . T h e f i r s t c a r d of e a c h t i t l e is a f u l l c a t a l o g e n t r y . A t t h e W e s l e y a n l i b r a r y , t h e f o l l o w i n g s i m p l e p r o c e d u r e h a s b e e n d e v e l o p e d t o c a r e f o r i t s g r o w i n g c o l l e c t i o n of m i c r o c a r d s . M i c r o c a r d s a r e o r d e r e d e x a c t l y t h e s a m e a s b o o k s , s p e c i f y i n g " m i c r o c a r d e d i t i o n . " W h e n m i c r o c a r d s a r e r e c e i v e d t h e y a r e c h e c k e d a g a i n s t t h e o r d e r s a s i n t h e c a s e of b o o k s . T h e n e a c h m i c r o c a r d is r u b b e r s t a m p e d " W e s l e y a n U n i v e r s i t y L i b r a r y " o n i t s b a c k t o i n d i c a t e i t s o w n e r s h i p . N e x t , t h e f i r s t c a r d of a volume is a c c e s s i o n e d . I n o t h e r w o r d s , e v e r y c a r d is s t a m p e d t o s h o w o w n e r s h i p , b u t w h e r e t h e r e a r e s e v e r a l c a r d s t o m a k e u p o n e v o l u m e o n l y t h e f i r s t c a r d of t h e " v o l u m e " is a c c e s s i o n e d . T h e a c c e s s i o n n u m b e r is s t a m p e d o n t h e b a c k j u s t b e l o w t h e h o l e . T h e W e s l e y a n s t a m p is c e n t e r e d a n d a f f i x e d b e l o w t h e a c c e s s i o n n u m b e r , b o t h f a c i n g u p s o t h a t i t is r e a d a b l e w i t h o u t t a k i n g i t o u t f r o m t h e c a t a l o g d r a w e r . F o r s t a t i s t i c a l p u r p o s e s e a c h volume of a w o r k i n m i c r o c a r d f o r m is c o u n t e d j u s t a s if i t w e r e a v o l u m e i n b o o k f o r m . T h e M i c r o c a r d C o m m i t t e e a d v i s e d t h i s , b e l i e v - i n g t h a t t h e p o s s e s s i o n of a t e x t is t h e i m - p o r t a n t f a c t o r — n o t w h e t h e r t h e t e x t is o n e i n m i c r o f i l m , p h o t o s t a t , m i c r o c a r d o r b o o k f o r m . W h e r e a s R i d e r s u g g e s t e d i n The Scholar and the Future of the Research Library t h a t m i c r o c a r d s m i g h t b e i n t e r f i l e d w i t h t h e p u b l i c c a t a l o g , h e h a s s i n c e d e c i d e d t h a t o r d i n a r i l y i t is b e t t e r t o s t o r e a l i b r a r y ' s m i c r o c a r d s i n a s e p a r a t e f i l e , r e p r e s e n t i n g t h e m i n t h e c a t a l o g w i t h t y p e w r i t t e n o r L . C . c a t a l o g c a r d s . T h e i d e a of h a v i n g a m i c r o c a r d f i l e a r r a n g e d b y a u t h o r o r s u b j e c t t o f o r m a c a t a l o g w o r k s w e l l f o r a n i n d i - v i d u a l ' s m i c r o c a r d c o l l e c t i o n o r f o r a s m a l l o r s p e c i a l i z e d m i c r o c a r d l i b r a r y , o r i n o t h e r c a s e s w h e r e i t is n e c e s s a r y t o a v o i d e x p e n s i v e c a t a l o g i n g . B u t f o r a l a r g e l i b r a r y t h e i n t e r f i l i n g of m i c r o c a r d s w i t h t h e e x i s t i n g c a r d c a t a l o g is n e i t h e r e c o n o m i c a l n o r p r a c - t i c a l . I n s t e a d of r e p r e s e n t i n g a l o n g s e t w i t h o n e c a r d i t m i g h t m e a n i n c o r p o r a t i n g s e v e r a l h u n d r e d c a r d s i n t o a n a l r e a d y c r o w d e d c a t a l o g . T h e s e m i c r o c a r d s w o u l d h a v e t o b e e x t r a c t e d f r o m t h e c a t a l o g f o r u s e i n a r e a d i n g m a c h i n e w h i c h m i g h t b e s o m e d i s t a n c e f r o m t h e c a t a l o g . C e r t a i n l y t h e r e m o v a l of c a r d s f r o m a m a i n c a t a l o g is n e v e r t o b e e n c o u r a g e d . O n l y i n d e p e n d - e n t c a t a l o g i n g c a n g i v e u n i f o r m i t y t o c o n - f o r m w i t h t h e s p e c i a l l o c a l i d i o s y n c r a c i e s of t h e l i b r a r y p u r c h a s i n g m i c r o c a r d s . O n t h e o t h e r h a n d , w i t h t h e b a s i c c a t a l o g - i n g i n f o r m a t i o n p r o v i d e d o n t h e h e a d i n g f o r t h e f i r s t c a r d of e a c h m i c r o c a r d e d t i t l e , t h e c a t a l o g i n g of m i c r o c a r d s is m u c h e a s i e r 372 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES t h a n t h e c a t a l o g i n g of b o o k s . J u s t i m a g i n e w h a t a s a v i n g i t w o u l d m e a n if b o o k s c a m e f r o m t h e i r p u b l i s h e r s w i t h t h e a u t h o r i t y w o r k f o r t h e m a i n e n t r y d o n e , w i t h c l a s s i - fication a n d s u b j e c t i n d i c a t e d — n o t t o m e n - t i o n c o l l a t i o n c h e c k e d a n d n o t e s s u i t a b l y w o r d e d ! T h e r e f o r e , m i c r o c a r d s a t W e s l e y a n a r e filed i n a s e p a r a t e r o o m f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g , w h e r e t h e y a r e c o n v e n i e n t t o m i c r o - c a r d r e a d e r s b u t a r e u n d e r s u p e r v i s i o n . T h e c a r d s a r e h e r e filed b y t h e i r L . C . c l a s s i f i c a - t i o n a n d t h e n b y t h e i r a u t h o r e n t r i e s ( s i n c e C u t t e r n u m b e r s a r e n o t g i v e n o n m i c r o - c a r d s ) . T h e m i c r o c a r d s i n t h i s c l a s s e d a r - r a n g e m e n t f o r m t h e i r o w n s h e l f l i s t , t h u s s a v i n g t h e l a b o r of t y p i n g a s e p a r a t e s e t of s h e l f l i s t c a r d s . A b o x is k e p t n e a r t h e r e a d e r s , w i t h a r e q u e s t t h a t c a r d s be l e f t i n it a f t e r u s e , so t h a t a s t a f f m e m b e r m a y r e - file t h e m c o r r e c t l y . I n a l i b r a r y u s i n g t h e d e c i m a l c l a s s i f i c a t i o n t h e c a r d s w o u l d n a t u r - a l l y b e filed b y D . C . n u m b e r . A t W e s l e y a n , t h e n , a r e g u l a r s e t of c a t a - l o g c a r d s is t y p e d f o r e a c h m i c r o c a r d t i t l e n o t p r e v i o u s l y r e p r e s e n t e d i n t h e c a t a l o g . T h e m i c r o c a r d ' s L i b r a r y of C o n g r e s s n u m - b e r , p r e c e d e d b y t h e w o r d " m i c r o c a r d " r u b b e r s t a m p e d , is u s e d a s t h e m i c r o c a r d ' s c a l l n u m b e r . T h e s u b j e c t h e a d i n g o n t h e m i c r o c a r d is c h e c k e d w i t h t h e W e s l e y a n s u b j e c t h e a d i n g l i s t t o see t h a t i t c o n f o r m s w i t h o u r l o c a l p r a c t i c e a n d f u r t h e r s u b j e c t h e a d i n g s , a d d e d e n t r i e s o r c r o s s r e f e r e n c e s a r e a d d e d if d e s i r e d . A l l o t h e r c a t a l o g i n g i n f o r m a t i o n n e e d e d is g i v e n i n s u f f i c i e n t f u l l n e s s o n t h e first m i c r o c a r d s o t h a t a c l e r i c a l a s s i s t a n t c a n m a k e t h e n e c e s s a r y c a r d s q u i c k l y a n d c h e a p l y . B e c a u s e of t h e d e s i r a b i l i t y of s a v i n g s p a c e w h e r e v e r p o s s i b l e o n m i c r o c a r d s , p a r a g r a p h - i n g w h i c h o n L . C . c a r d s s e t s off t i t l e , c o l l a - t i o n a n d n o t e s h a s b e e n d i s c a r d e d , a l l m a - t e r i a l b e i n g b r o u g h t o u t flush w i t h t h e m a r - g i n s . S u p p l e m e n t s a n d i n d i c e s a r e d e - s c r i b e d i n n o t e s a n d in d i s t r i b u t i o n s t a t e - m e n t s i n t h e s e c o n d l i n e r a t h e r t h a n b e i n g s e t off a s o n L i b r a r y of C o n g r e s s c a r d s . D e a t h d a t e s a r e o m i t t e d , n o t o n l y t o s a v e s p a c e b u t t o g i v e u n i f o r m i t y b e c a u s e i t is n o t p r a c t i c a b l e t o r e p u b l i s h m i c r o c a r d s w h e n - e v e r a u t h o r s d i e . A c t u a l l y b i r t h d a t e s d i f f e r e n t i a t e m o s t a u t h o r s of t h e s a m e n a m e w i t h s u f f i c i e n t a c c u r a c y . F o l d e d m a t e r i a l l a r g e r t h a n t h e p a g e s of t h e b o o k i n w h i c h i t is f o u n d is u n i f o r m l y p h o t o g r a p h e d o n t h e l a s t m i c r o c a r d of e a c h v o l u m e . I t is a l s o a g e n e r a l m i c r o - c a r d i n g p o l i c y t o a r r a n g e t o h a v e a l l i n d e x v o l u m e s a t t h e e n d of t h e w h o l e s e t f o r e a s e i n finding. S i n c e e a c h v o l u m e is p h o t o - g r a p h e d a s a u n i t ( a n d t h e c a r d s f o r t h a t v o l u m e a r e n u m b e r e d a s a u n i t ) a n i n d e x v o l u m e o n m i c r o c a r d s m a y , h o w e v e r , be filed w h e r e v e r d e s i r e d . T h u s a n i n d e x v o l u m e m a y b e filed a f t e r t h e l a s t v o l u m e i t i n d e x e s o r a f t e r t h e w h o l e s e t of c a r d s f o r a g i v e n t i t l e . I n c a s e s w h e r e w e h a v e b o t h a b o o k a n d a m i c r o c a r d c o p y of t h e s a m e t i t l e t h e " m i c r o - c a r d " s t a m p is a f f i x e d i n t h e m a r g i n , w i t h t h e L i b r a r y of C o n g r e s s c l a s s i f i c a t i o n o n t h e a u t h o r c a r d f o r t h e b o o k . ( W e s l e y a n d o e s n o t i n d i c a t e a d d i t i o n a l c o p i e s o n t h e s e c o n d a r y c a r d s . ) I f t h e r e a r e v a r i a t i o n s i n i m p r i n t i n f o r m a t i o n , t h e d a t a f o r t h e m i c r o c a r d is a d d e d . N o t e s of c o m p l e t e n e s s a r e m a d e f o r m i c r o c a r d h o l d i n g s , e . g . , " M i c r o c a r d s e t : v . 1 - 2 " ( i n p e n c i l ) . A s t h e u s e of m i c r o c a r d s d e v e l o p s , i m - p r o v e m e n t i n h e a d i n g s m a y o c c u r t o l i b r a r - i a n s a n d t h e i r s u g g e s t i o n s a r e w e l c o m e . OCTOBER., 1950 373