College and Research Libraries B y J E N N E T T E E . H I T C H C O C K a n d F . B E R N I C E F I E L D Yale Meets Its Catalog Miss Field is assistant head cataloger in charge of the Serial Department, and wrote the section on the interfiling project; Miss Hitchcock is senior cataloger and research assistant, Yale University Library. THE Y a l e s t a f f h a s r e c e n t l y w o r k e d t h r o u g h i t s p u b l i c c a t a l o g f r o m A t o Z o n t h r e e p r o j e c t s . T h e Y a l e c a t a l o g is l a r g e — f o u r t h o u s a n d t r a y s , f o u r m i l l i o n c a r d s . O f t e n i t is f e l t t h a t a l a r g e c a t a l o g is t o o b i g t o c h a n g e o r m a n i p u l a t e . S o m e t i m e s i m m u t a b i l i t y is e n s h r i n e d a s t h e e s s e n t i a l q u a l i t y of a l a r g e o r o l d c a t a l o g . Y a l e ' s r e c e n t p r o j e c t s o f f e r e v i d e n c e t h a t s i z e is n o t a n i n s u r m o u n t a b l e o b s t a c l e , t h a t c h a n g - i n g c o n d i t i o n s n e c e s s i t a t e n e w d e c i s i o n s , a n d t h a t s y s t e m a t i c w o r k o n t h e w h o l e c a t a l o g c a n be a v i t a l i z i n g e x p e r i e n c e . I n 1 9 4 7 - 4 8 t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t r e a d t h r o u g h t h e p u b l i c c a t a l o g a n d l i s t e d t h e s u b j e c t h e a d i n g s . I n 1 9 4 8 t h e S e r i a l D e - p a r t m e n t i n t e r f i l e d t h e p u b l i c s e r i a l c a t a - l o g w i t h t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g . I n 1 9 4 8 - 4 9 t h e p r o f e s s i o n a l s t a f f f r o m v a r i o u s d e - p a r t m e n t s s e l e c t e d e n t r i e s t o be f i l m e d f o r t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g of t h e L i b r a r y of C o n g r e s s . S U B J E C T P R O J E C T Evolution of the Subject File A n o f f i c i a l s u b j e c t l i s t w a s n o t a n e w i d e a a t Y a l e i n 1 9 4 7 , b u t i n t h a t y e a r t h e i d e a w a s r e s h a p e d a n d t r a n s l a t e d i n t o a c t i o n . I n 1 9 0 7 w h e n Y a l e c h a n g e d f r o m a n a l p h a b e t i c a l - c l a s s e d t o a d i c t i o n a r y c a t a l o g , a l i s t w a s m a d e of t h e s u b j e c t h e a d i n g s t h e n i n u s e . T h i s l i s t w a s a b a n d o n e d a l - m o s t i m m e d i a t e l y b e c a u s e t h e p o l i c y of f o l - l o w i n g L i b r a r y of C o n g r e s s h e a d i n g s w a s i n a u g u r a t e d . I n t h e n e x t t w o d e c a d e s t h e r e w a s a m a s s c o n v e r s i o n t o L i b r a r y of C o n - g r e s s h e a d i n g s w h i l e t h e 2 " x 5 " c a r d s of t h e o l d c a t a l o g w e r e b e i n g r e p l a c e d b y s t a n d a r d s i z e c a r d s a n d w h i l e b o o k s w e r e b e i n g r e c l a s s e d f r o m t h e o l d n u m b e r e d s h e l v e s . D u r i n g t h i s p e r i o d a n d t h e r e - a f t e r , t h e L i b r a r y of C o n g r e s s l i s t w a s u s e d a s a u t h o r i t y f o r h e a d i n g s a l t h o u g h i t w a s n e v e r s y s t e m a t i c a l l y a n n o t a t e d f o r Y a l e p r a c t i c e . I t w a s u s e d i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e c a t a l o g a n d s m a l l d e s k f i l e s w e r e b u i l t u p b y i n d i v i d u a l s f o r c o n v e n i e n t o p e r a t i o n i n t h e w o r k of t h e i r s p e c i a l s u b j e c t f i e l d s . T h i s a r r a n g e m e n t w a s t e n a b l e u n t i l 1 9 3 0 w h e n t h e l i b r a r y m o v e d i n t o a n e w b u i l d - i n g w h e r e t h e c a t a l o g e r s a r e a b l o c k a w a y f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g . I n t h e f o l l o w - i n g y e a r s t h e r e w a s a g r o w i n g a w a r e n e s s n o t o n l y t h a t a c o m p l e t e l i s t of h e a d i n g s w a s d e s i r a b l e i n t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t , b u t a l s o t h a t t h e o n l y w a y t o r e c o r d h e a d - i n g s a n d s u b d i v i s i o n s n o t e n u m e r a t e d i n t h e L i b r a r y of C o n g r e s s l i s t a n d t o g a t h e r u p Y a l e h e a d i n g s — r e m n a n t s of p r e - 1 9 0 7 s u b j e c t s a n d c o n s c i o u s d e v i a t i o n s f r o m L i - b r a r y of C o n g r e s s p r a c t i c e — w a s t o r e a d t h r o u g h t h e Y a l e c a t a l o g . I n 1 9 4 7 s i m u l t a n e o u s r e c o m m e n d a t i o n s f o r a n o f f i c i a l s u b j e c t l i s t w e r e m a d e t o t h e l i b r a r i a n i n a r e p o r t o n a s u r v e y of t e c h n i - c a l p r o c e s s e s a t Y a l e b y W y l l i s E . W r i g h t , l i b r a r i a n of W i l l i a m s C o l l e g e , a n d i n t h e s e c o n d a n n u a l r e p o r t of t h e n e w h e a d of t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t . W o r k s t a r t e d in J u l y , a n d i n t h e f o l l o w i n g A p r i l a 220 • COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES s u b j e c t f i l e of s o m e 7 1 , 5 0 0 c a r d s w a s a r e a l i t y . Complementary Work—Authority Cards for Official Catalog W h e n t h e l i b r a r y m o v e d i n t o t h e n e w b u i l d i n g , a n o f f i c i a l c a t a l o g of a u t h o r e n - t r i e s w a s m a d e 1 f o r t h e c o n v e n i e n c e of t h e p r o c e s s i n g d e p a r t m e n t s . T h i s w a s p l a c e d i n t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t . A u t h o r e n t r i e s f o r s e r i a l s w e r e i n c l u d e d o n l y if t h e a u t h o r h e a d i n g w a s n o t r e p r e s e n t e d i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g b y a n o t h e r p u b l i c a t i o n , s i n c e a n o f f i c i a l s e r i a l c a t a l o g w a s m a d e f o r t h e S e r i a l D e p a r t m e n t a t t h e s a m e t i m e . S u b - j e c t e n t r i e s w e r e n o t r e p r o d u c e d a s i t w a s c o n s i d e r e d t o o e x p e n s i v e , b o t h i n c o s t of d e x i g r a p h i n g a n d i n s p a c e f o r h o u s i n g ; b u t a n y p o t e n t i a l a u t h o r h e a d i n g ( e . g . , t h e n a m e of a b i o g r a p h e e n o t y e t u s e d a s a n a u t h o r i n t h e c a t a l o g ) w a s r e p r e s e n t e d b y d e x i g r a p h i n g o n e of t h e c a r d s u n d e r t h e h e a d i n g . T h e r e a f t e r , w h e n e v e r a n e w a u t h o r h e a d - i n g w a s e s t a b l i s h e d in s e r i a l o r s u b j e c t w o r k , i t w a s r e c o r d e d in t h e o f f i c i a l c a t a l o g b y m e a n s of a u n i t c a r d f r o m t h e s e t b e i n g m a d e o n t h a t o c c a s i o n . A u t h o r i t i e s a n d r e f e r e n c e s w e r e t r a c e d o n t h e c a t a l o g c a r d i n v o l v e d . T h i s p r o c e d u r e w a s u s e d t o b u i l d u p a n d m a i n t a i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g a s t h e s i n g l e t o o l f o r c h e c k i n g a u t h o r h e a d - i n g s r a t h e r t h a n t h e c u s t o m a r y a u t h o r i t y c a r d r o u t i n e . T h e s y s t e m of r e c o r d i n g , i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g , s u b j e c t e n t r i e s t h a t w e r e p o t e n t i a l a u t h o r h e a d i n g s b r o u g h t t h e s u b j e c t f i l e a n d o f f i c i a l c a t a l o g i n t o j u x t a p o s i t i o n a s c o m - p l e m e n t a r y a u t h o r i t y f i l e s . I n t h e i n i t i a l f o r a y o n r e a d i n g t h e p u b l i c c a t a l o g f o r t h e s u b j e c t p r o j e c t , t h e g e n e r a l d i r e c t i v e w a s t o s e l e c t a l l h e a d i n g s u s e d as s u b j e c t s e x - c e p t t h o s e r e p r e s e n t e d i n t h e o f f i c i a l c a t a - 1 Monrad, Anna M. "The Use of the Dexigraph in Making an Official Catalog." Library Journal 57:218-22, March 1932. l o g . T h e r e w a s a l i t t l e v a g u e n e s s a b o u t w h i c h s u b j e c t h e a d i n g s h a d g o n e i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g a s p o t e n t i a l a u t h o r s , a n d s o o n c a m e t h e p o i g n a n t q u e r y " W h a t is a s u b j e c t ? " T h e e x h u m e d 1 9 3 0 d e x i g r a p h i n g r u l e s s t a t e d t h a t e x p e d i t i o n s , a b b e y s , s h i p s , g o d s , s t r e e t s , m o n u m e n t s , s h r i n e s a n d r u n i c i n - s c r i p t i o n s w e r e i n c l u d e d i n t h e o f f i c i a l c a t a - l o g . A l i t t l e m o r e e x p l o r a t i o n a n d d i s c u s - s i o n d i s c l o s e d t h a t i n d e p e n d e n t j u d g m e n t s , l a p s e s of m e m o r y a n d t h e i n t e r v e n i n g y e a r s h a d t a k e n t h e i r t o l l in c o n s i s t e n c y . S u p e r - i m p o s e d o n t h i s u n s e t t l e d s i t u a t i o n w a s t h e p r o b l e m of d e a l i n g w i t h a g a m u t of s t a t u e s , h o u s e s , m a n o r s , c a s t l e s , c a t h e d r a l s , t h e a t e r s , r a i l r o a d s , c a n a l s a n d p a r k s , w h i c h g e n e r a l l y a r e n o t a u t h o r s o r p o t e n t i a l a u - t h o r s b u t w h i c h i n a p e d a n t i c p e r s o n ' s i m a g i - n a t i o n c o n c e i v a b l y c o u l d b e . T h e r e w e r e a l s o f i c t i t i o u s a n d m y t h o l o g i c a l c h a r a c t e r s , a n i m a l s a n d d e i t i e s w h i c h , j u d g e d b y t h e w o r d s in t h e h e a d i n g s ( e . g . , B u n y a n , P a u l ; B u c e p h a l u s ; D i a n a ) , w o u l d s e e m t o b e a u t h o r s t o t h e less l i t e r a t e . O n t h e b o r d e r - l i n e of t h e s u b j e c t s i d e w e r e n a m e s of f a m i l i e s , r o y a l h o u s e s , t r i b e s , p e o p l e s , t r e a t i e s , a l l i a n c e s , b a t t l e s a n d e v e n t s . T h e p r o b l e m of d e b a t a b l e s u b j e c t h e a d - i n g s r e s u l t e d i n t w o m a j o r d e c i s i o n s n o t c o n t e m p l a t e d in t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o r a s u b j e c t file. O n e w a s t o l i s t g e o g r a p h i c a l n a m e s a n d q u a s i - a u t h o r s ( e v e n t h o u g h a c t u a l l y s u b j e c t s ) in t h e o f f i c i a l c a t a l o g . T h e o t h e r w a s t o d o s u c h l i s t i n g o n c o l o r e d c a r d s t o c k . P l a c e n a m e s u s e d o n l y a s s u b j e c t s h a d n o t b e e n d e x i g r a p h e d f o r t h e o f f i c i a l c a t a - l o g i n 1 9 3 0 ; a n d t h e l i s t i n g of n a m e s of p l a c e s a n d g e o g r a p h i c a l f e a t u r e s w a s a d e s i d e r a t u m , t w i n t o t h e l i s t i n g of p u r e s u b j e c t s , of t h e s u b j e c t p r o j e c t as o r i g i n a l l y c o n c e i v e d . C o n s i d e r a t i o n of g e o g r a p h i c a l n a m e s a n d q u a s i - a u t h o r s as a c o m m o n p r o b - l e m m a d e it s e e m m o r e r e a s o n a b l e , h o w - JULY, 1951 221 e v e r , t o h a v e a l l h e a d i n g s a l l i e d t o a u t h o r h e a d i n g s i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g . N a m e s of f a m i l i e s , r o y a l h o u s e s , e t c . , r e m a i n e d t h e p r o p e r t y of t h e s u b j e c t f i l e . T h e s u b j e c t s u b d i v i s i o n s of a u t h o r h e a d i n g s a l s o a r e i n t h e s u b j e c t f i l e . T h e n e c e s s i t y of k e e p i n g b o t h f i l e s i n t a c t i n t h e f u t u r e b y m a k i n g f o r a n y n e w s u b - j e c t e i t h e r a s u b j e c t f i l e c a r d o r a n a u t h o r - i t y c a r d f o r t h e o f f i c i a l c a t a l o g i n t r o d u c e d t h e i d e a of a u t h o r i t y c a r d s f o r a u t h o r h e a d - i n g s . I n t h e n e w r o u t i n e a u t h o r i t y c a r d s a r e n o t m a d e f o r a l l a u t h o r h e a d i n g s b u t o n l y w h e n i t is n e c e s s a r y t o t r a c e r e f e r e n c e s o r r e p r e s e n t i n t h e o f f i c i a l c a t a l o g a h e a d - i n g e s t a b l i s h e d f o r u s e a s a n e n t r y i n s o m e o t h e r c a t a l o g . T h e a u t h o r i t y c a r d r o u t i n e , w h i c h c a m e a l o n g a s a n a t u r a l c o m p l e m e n t t o t h e s u b - j e c t f i l e , s t a n d s a s a n a c h i e v e m e n t a l m o s t a s d e s i r a b l e as t h e s u b j e c t f i l e i t s e l f . I t s a p - p e a r a n c e i l l u s t r a t e s t h e r e p e r c u s s i o n o n o l d r o u t i n e s w h i c h c a n f o l l o w t h e i n t r o d u c t i o n of a n e w r o u t i n e . Coordinated Work—Place Name Editing T h e s u b j e c t p r o j e c t p r o v i d e d a n u n - e x c e l l e d o p p o r t u n i t y t o d o e d i t o r i a l w o r k o n s u b d i v i s i o n s u n d e r n a m e s of c o u n t r i e s a n d s t a t e s t h a t h a d n e v e r b e e n c h a n g e d t o L i b r a r y of C o n g r e s s f o r m o r m o d e r n i z e d s i n c e 1 9 0 7 . I t w a s o b v i o u s l y d e s i r a b l e t o d o s u c h e d i t i n g b e f o r e t h e h e a d i n g s w e r e c o p i e d , a n d t h e n e e d f o r c h a n g e s h a d b e e n c o n s i d e r e d s e v e r a l t i m e s . T h e r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e w o r k f e l l o n t h e c a t a l o g e r s i n t h e h i s t o r y a n d g e o g r a p h y c l a s s e s . B u l k w o r k w a s d o n e b y a s s i s t a n t s in t h e g e o g r a p h y c l a s s o n d a t e s u b d i v i s i o n s u n d e r t h e s u b d i v i s i o n Descr. & trav. D a t e s s p e c i f i c t o t h e c o n t e n t of t h e b o o k w e r e c a n c e l l e d if t h e r e w e r e l e s s t h a n 2 5 c a r d s u n d e r t h e s u b d i v i s i o n ; if m o r e , t h e y w e r e c h a n g e d t o b r o a d p e r i o d d a t e s , u s u a l l y a c e n t u r y , o r h a l f - c e n t u r y , b u t f o r s o m e v e r y l a r g e f i l e s e v e n a q u a r t e r - c e n t u r y . S i m i l a r l y , d a t e s s p e c i f i c t o t h e c o n t e n t of t h e b o o k w h i c h h a d b e e n u s e d u n d e r t h e s u b d i v i s i o n s For. rel., Hist., Military hist., Naval hist., a n d Pol. & govt, w e r e a b o l i s h e d o r c h a n g e d t o t h e c o n v e n t i o n a l h i s t o r i c a l p e r i o d d a t e s t h a t h a v e b e e n e s t a b l i s h e d b y t h e L i b r a r y of C o n g r e s s . T h e s u b d i v i s i o n Maps u n d e r Descr. & trav. w a s c h a n g e d t o a d i r e c t s u b d i v i s i o n u n d e r l o c a l i t y . S u b d i v i s i o n s u n d e r p l a c e n a m e s w i t h less t h a n f i v e s u b j e c t c a r d s w e r e u s u a l l y a b o l i s h e d . A r m y a n d N a v y h e a d i n g s w e r e r e f e r r e d t o t h e m i l i t a r y s c i e n c e c a t a l o g e r f o r c h a n g e t o t h e v e r n a c u l a r in a c c o r d a n c e w i t h t h e n e w L i b r a r y of C o n g r e s s p r a c t i c e . T h e s e a n d o t h e r m i n o r c h a n g e s w e r e h a n d l e d in t h e d a i l y r o u t i n e of t h e p r o j e c t a n d p r o v i d e d a d r a m a t i c e x a m p l e of e d i - t o r i a l w o r k t h a t c a n be d o n e i n t h e f u t u r e . Routine and Statistics of the Project A c c u r a c y d e m a n d e d d i r e c t c o p y i n g f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g t r a y s . R e m o v i n g t r a y s f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g w a s f e l t b y t h e R e f e r e n c e D e p a r t m e n t t o b e t o o m u c h of a h a n d i c a p d u r i n g t h e b u s y a f t e r n o o n p e r i o d , so a p r o c e d u r e w a s b u i l t u p t h a t w o u l d r e - v o l v e t h r o u g h i t s c o m p l e t e c y c l e w i t h i n t h e m o r n i n g h o u r s e a c h d a y . T h e p e r s o n n e l w a s d i v i d e d i n t o t h r e e c o r p s : c l i p p e r s , c a r d e r s a n d e d i t o r s . T h e c l i p p e r s w e r e c a t a l o g e r s , of a l l l e v e l s of e x p e r i e n c e , w h o r e a d t h e t r a y s f o r s u b j e c t h e a d i n g s a n d i n s e r t e d p a p e r c l i p s o n t h e c a r d s t o b e c o p i e d — o n t h e t o p f o r c a r d s f o r t h e s u b j e c t file, a n d o n t h e s i d e f o r c a r d s f o r t h e o f f i c i a l c a t a l o g . T h e i r w o r k s t a r t e d a t t h e b e g i n n i n g of e a c h m o r n i n g a n d w a s f o l l o w e d b y t h e p l a c e - n a m e e d i t i n g . T h e c a r d e r s w e r e t y p i s t s w h o c o p i e d t h e h e a d i n g s f r o m t h e c l i p p e d c a r d s in t h e m a n - n e r d e s i g n a t e d b y t h e c l i p p e r s — o n w a s t e 278 • COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES c a r d s f o r t h e s u b j e c t f i l e o r o n c o l o r e d s t o c k f o r t h e o f f i c i a l c a t a l o g , w i t h a c a r d f o r e a c h h e a d i n g a n d s u b d i v i s i o n o r s e v e r a l s u b d i v i s i o n s o n o n e c a r d . T h e e d i t o r s w e r e c a t a l o g e r s w h o d i d t h e p r o o f r e a d i n g of t h e c o p y i n g , a d d e d d e s c r i p t i v e p h r a s e s t o i n - d i c a t e t h e n a t u r e of u n f a m i l i a r t e r m s , a n d r e c o r d e d t h e c l a s s n u m b e r s of s u b j e c t s w h i c h a p p e a r e d t o h a v e s p e c i f i c c l a s s e s . T h e f e w figures t a b u l a t e d h e r e g i v e a n i d e a of t h e e x p e n s e of t h e p r o j e c t i n h o u r s , t h e r e l a t i o n of t h e h o u r s t o t h e n u m b e r of t r a y s in t h e Y a l e c a t a l o g a n d t h e n u m b e r of c a r d s m a d e : Hours Trays L a r g e s u b j e c t s a n d c o u n t r i e s 5 7 2 . 9 3 9 6 P r e l i m i n a r y p r o c e d u r e s 5 8 2 . 3 2 4 8 F i n a l r o u t i n e : 3 , 1 2 0 . 0 3 , 2 4 7 C l i p p i n g 6 9 8 . 5 C a r d i n g 1 , 1 3 4 . 0 E d i t i n g 7 9 6 . 8 S u p e r v i s i o n 4 9 0 . 7 T o t a l 4 , 2 7 5 . 2 3 , 8 9 1 C a r d s m a d e : H e a d i n g s a n d r e f e r e n c e s f o r s u b j e c t file 7 1 , 4 2 5 H e a d i n g s f o r o f f i c i a l c a t a l o g : 1 2 , 7 2 0 G e o g r a p h i c a l n a m e s 9 , 0 0 0 Q u a s i - a u t h o r s 3 , 7 2 0 R e f e r e n c e s f o r o f f i c i a l c a t a l o g 4 , 6 0 0 T o t a l 8 8 , 7 4 5 T h e p e a k p r o d u c t i o n w e e k s r a n a t a s p e e d of 4 0 - o d d t r a y s a m o r n i n g w i t h n i n e c l i p p e r s , t w o p l a c e n a m e e d i t o r s , 1 3 c a r d - e r s a n d f o u r e d i t o r s . T h e a v e r a g e p r o d u c - t i o n r a t e f o r a l l p r o c e s s e s of t h e e n t i r e p r o j - e c t w a s 2 1 c a r d s p e r h o u r . I N T E R F I L I N G P R O J E C T T h e i n t e r f i l i n g of t h e s e p a r a t e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g w i t h t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g w a s a n o t h e r m a j o r p r o j e c t u n d e r t a k e n . Y a l e h a s a l w a y s c o n s i d e r e d it d e s i r a b l e t o m a i n t a i n in t h e p u b l i c c a t a l o g a r e c o r d of its h o l d i n g s i n s e r i a l s e t s . U p t o 1 9 1 8 t h i s w a s d o n e b y p e n c i l l e d n o t a t i o n s o n t h e m a i n e n t r y f o r e a c h s e r i a l . I n t h a t y e a r t h e l i b r a r y d e c i d e d t o u s e c h e c k c a r d s f o r l i s t i n g h o l d i n g s a n d t o file t h e s e w i t h t h e m a i n e n t r i e s i n a s e p a r a t e s e r i a l c a t a l o g , w h i c h w a s e s t a b l i s h e d i n o r d e r t o h a v e a w o r k i n g t o o l f o r t h e s t a f f a n d t o m a k e t h e finding of s e r i a l e n t r i e s e a s i e r f o r t h e p u b - lic. C a r d s in t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g b e - c a m e s k e l e t o n e n t r i e s , w i t h o u t h o l d i n g s o r n o t e s , r e f e r r i n g r e a d e r s t o t h e s e r i a l c a t a l o g f o r f u l l i n f o r m a t i o n . B o t h t h e s e r i a l a n d m a i n c a t a l o g s c o n t a i n e d a l l m a i n e n t r i e s , a d d e d e n t r i e s a n d r e f e r e n c e s f o r s e r i a l s ; b u t s u b j e c t c a r d s w e r e filed o n l y in t h e m a i n c a t a l o g . I t s h o u l d b e m a d e c l e a r a t t h i s p o i n t t h a t , w h e n t h e s e p a r a t e s e r i a l c a t a l o g w a s s e t u p , t h e S e r i a l D e p a r t m e n t c e a s e d m a k - i n g a n y r e c o r d of s e r i a l h o l d i n g s i n t h e s h e l f l i s t . S i n c e Y a l e h a s n e v e r u s e d a c c e s - s i o n n u m b e r s , t h e s e d i d n o t h a v e t o be r e - c o r d e d ; a n d t h e s e r i a l c a t a l o g , t h e r e f o r e , b e c a m e t h e o n l y d e t a i l e d r e c o r d of s e r i a l h o l d i n g s i n t h e l i b r a r y . W i t h t h e t r a n s f e r t o t h e n e w l i b r a r y b u i l d i n g i n 1 9 3 0 i t b e c a m e n e c e s s a r y , b e - c a u s e of t h e d i s t a n c e of t h e S e r i a l D e p a r t - m e n t f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g , t o d e v e l o p a n o f f i c i a l s e r i a l c a t a l o g f o r t h e u s e of t h e s t a f f . T h i s w a s a c c o m p l i s h e d b y d e x i g r a p h - i n g t h e s e p a r a t e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g i n i t s e n t i r e t y , a n d a t t h i s p o i n t t h e t r a v e l i n g c a r d s y s t e m w a s i n a u g u r a t e d t o k e e p t h e r e c o r d of h o l d i n g s in t h e p u b l i c c a t a l o g u p t o d a t e . T h e s y s t e m of t w o s e p a r a t e s e r i a l c a t a - l o g s , p l u s c a r d s i n t h e p u b l i c c a t a l o g r e f e r - r i n g t o t h e s e r i a l c a t a l o g , w a s m a i n t a i n e d u n t i l 1 9 4 8 . E a r l y i n t h a t y e a r t h e n e w h e a d of t h e S e r i a l D e p a r t m e n t p r o p o s e d t o t h e l i b r a r y a d m i n i s t r a t i o n t h a t t h e p u b - l i c s e r i a l c a t a l o g b e i n t e r f i l e d w i t h t h e JULY, 1951 223 m a i n p u b l i c c a t a l o g . T h e c h i e f r e a s o n s f o r s u c h a m o v e w e r e : 1. T h e a d v a n t a g e t o t h e p u b l i c of b e i n g a b l e t o f i n d a l l p u b l i c a t i o n s i n t h e li- b r a r y i n o n e a l p h a b e t i c a l f i l e . 2 . T h e a d v a n t a g e t o t h e p u b l i c of b e i n g a b l e t o f i n d t h e f u l l e s t i n f o r m a t i o n a b o u t a l l s e r i a l s i n t h e c a t a l o g f i r s t c o n - s u l t e d . S i n c e r e a d e r s c o u l d n o t a l w a y s k n o w t h a t w h a t t h e y w e r e s e e k i n g w a s a s e r i a l , t h e y w a s t e d m u c h t i m e b y n o t k n o w - i n g i n w h i c h c a t a l o g t o l o o k f i r s t . A l s o , Y a l e ' s p r a c t i c e i n c a t a l o g i n g m o n o g r a p h s e r i e s , w h e t h e r c l a s s i f i e d s e p a r a t e l y o r t o - g e t h e r , w a s t o g i v e t h e f u l l e s t i n f o r m a t i o n i n t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g , s i n c e t h e a n a l y t i - c a l c a r d s a n d t h e s e r i e s a d d e d e n t r i e s w e r e f i l e d t h e r e . T h e r e s u l t a g a i n w a s t h a t o n e c o u l d n o t t e l l in w h i c h c a t a l o g t o l o o k f i r s t . 3 . T h e e l i m i n a t i o n of t h o u s a n d s of d u p l i c a t e c a r d s b o t h a t t h a t t i m e a n d in t h e f u t u r e . T h e i m m e d i a t e r e d u c t i o n w o u l d g i v e t h e l i b r a r y m u c h n e e d e d s p a c e f o r e x - p a n s i o n of i t s p u b l i c c a t a l o g . T h e t i m e r e q u i r e d f o r t y p i n g a n d f i l i n g a l l of t h e s e d u p l i c a t e c a r d s w o u l d b e s a v e d i n t h e f u t u r e . 4 . F e w e r c a r d s t o w i t h d r a w a n d c o r - r e c t in r e c a t a l o g i n g . 5 . T h e c o n g e s t i o n i n t h e a l c o v e w h e r e t h e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g w a s h o u s e d . T h i s w a s a s i t u a t i o n t h a t c o u l d b e r e l i e v e d o n l y b y s p r e a d i n g o u t t h e c a t a l o g . 6 . W i t h o n l y o n e p u b l i c c a t a l o g t h e S e r i a l D e p a r t m e n t c o u l d i n i t i a t e b r i e f c a t a - l o g i n g a n d f o r m c a r d s f o r m i n o r s e r i a l s ; t h i s h a d b e e n h e l d u p f o r y e a r s b e c a u s e of t h e c o m p l i c a t i o n s i n v o l v e d i n h a v i n g t o r e f e r b a c k a n d f o r t h b e t w e e n t w o c a t a l o g s . 7 . T h e S e r i a l D e p a r t m e n t n o w h a d i t s w o r k i n g t o o l i n i t s o w n o f f i c i a l s e r i a l c a t a - l o g a n d d i d n o t n e e d a s e p a r a t e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g f o r t h i s p u r p o s e . T h i s a n a l y s i s of t h e s i t u a t i o n b y t h e S e r i a l D e p a r t m e n t w a s f u r t h e r b o r n e o u t b y t h e s u r v e y of t e c h n i c a l p r o c e s s e s m a d e b y M r . W r i g h t , a l r e a d y r e f e r r e d t o i n t h i s p a p e r , i n w h i c h h e h a d a l s o r e c o m m e n d e d t h i s m o v e . T h e p r o p o s a l w a s d i s c u s s e d w i t h t h e d e p a r t m e n t h e a d s a n d w i t h t h e U n i v e r s i t y L i b r a r y C o m m i t t e e , c o m p o s e d of f a c u l t y a n d a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r s , b e - f o r e t h e d e c i s i o n w a s m a d e t o p r o c e e d w i t h t h e i n t e r f i l i n g . I n A u g u s t 1 9 4 8 t h e S e r i a l D e p a r t m e n t s t a r t e d t h e i n t e r f i l i n g , w h i c h m e a n t s u b - s t i t u t i n g t h e m a i n e n t r i e s w i t h h o l d i n g s a n d n o t e s a n d t h e a d d e d e n t r i e s f r o m t h e s e r i a l c a t a l o g f o r t h e e q u i v a l e n t s k e l e t o n c a r d s i n t h e p u b l i c c a t a l o g t h a t r e f e r r e d r e a d e r s t o t h e s e r i a l c a t a l o g . C e r t a i n t y p e s of e n - t r i e s w h i c h w e r e d u p l i c a t e d e x a c t l y i n t h e p u b l i c c a t a l o g ( e . g . , c l o s e d e n t r i e s , see r e f e r e n c e s f r o m o n e a u t h o r h e a d i n g t o a n - o t h e r , e t c . ) w e r e f i r s t r e m o v e d b y c l e r i c a l a s s i s t a n t s in t h e d e p a r t m e n t i n o r d e r t o s a v e t h e i n t e r f i l e r s t h e t i m e of h a n d l i n g t h e m . T h e s e r i a l c a t a l o g e r s w o r k e d in s h i f t s o n t h e i n t e r f i l i n g , w i t h d r a w i n g a n y c a r d s w h i c h s h o w e d d i s c r e p a n c i e s b e t w e e n t h e t w o c a t a l o g s f o r l a t e r a t t e n t i o n . T h e i n t e r f i l i n g t o o k j u s t o v e r s e v e n w e e k s , a n d in t h e p r o c e s s s l i g h t l y m o r e t h a n 1 8 7 , 0 0 0 c a r d s w e r e d i s c a r d e d . ALonograph Series T h e i n t e r f i l i n g i t s e l f d i d n o t f i n i s h t h e w o r k f o r t h e S e r i a l D e p a r t m e n t . T h e r e r e m a i n e d t h e p r o b l e m of c h a n g i n g t h e f o r m u s e d f o r r e c o r d i n g c l a s s e d - t o g e t h e r m o n o - g r a p h s e r i e s . Y a l e h a d f o l l o w e d t h e p r a c - t i c e u s e d i n m a n y l i b r a r i e s of m a k i n g a s e r i e s a d d e d e n t r y f o r e a c h v o l u m e of t h e s e r i e s . T h e s e w e r e f i l e d i n t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g . I n t h e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g t h e r e h a d b e e n h o l d i n g s c a r d s s h o w i n g w h i c h v o l u m e s h a d b e e n r e c e i v e d ; a n d , s i n c e t h e v o l u m e s h a d b e e n a d d e d t o t h e s e c a r d s a t t h e t i m e t h e y c a m e i n t o t h e l i b r a r y , t h e y h a d b e e n r e c o r d e d i n t h e p u b l i c s e r i a l c a t a - 224 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES l o g l o n g b e f o r e t h e a n a l y t i c s a n d s e r i e s a d d e d e n t r i e s f o r t h e m h a d b e e n f i l e d i n t h e m a i n p u b l i c c a t a l o g . T h e S e r i a l D e p a r t - m e n t r e c o m m e n d e d t h a t t h e m o n o g r a p h t y p e of h o l d i n g s c a r d ( F i g . i ) be s u b - s t i t u t e d f o r t h e s e s e r i e s a d d e d e n t r i e s in t h e p u b l i c c a t a l o g . NIC Columbia University. Faculty of Political Science. C7 Studies in hletory, economics and public law. Mo. Date Author and t i t l e 556 iq/,9 contemporary economic thought. » 7 -1949— Pirty, 1911,-1 o?l, — M a - lQ/,9 — M a - i k M i m H — 4n ftma^y, I t a l y and 1950 FIG. I. M o n o g r a p h h o l d i n g s c a r d s u b s t i t u t e d f o r s e r i e s a d d e d e n t r i e s in p u b l i c c a t a l o g . T h i s type of c a r d w a s p l a n n e d a n d p u t i n t o u s e in t h e e a r l y i 9 4 o ' s by t h e f o r m e r h e a d of t h e S e r i a l D e p a r t m e n t , G r a c e P . F u l l e r . T h e p r o p o s a l w a s l i m i t e d t o c h a n g i n g t h e f o r m f o r c u r r e n t s e t s o n l y . A l t h o u g h c h a n g i n g a l l m o n o g r a p h s e r i e s , i n c l u d i n g t h o s e w h i c h h a d c e a s e d p u b l i c a t i o n a n d t h o s e of w h i c h Y a l e h a d o n l y s c a t t e r e d f i l e s , w o u l d h a v e m a d e t h e s y s t e m u n i f o r m a n d w o u l d h a v e r e s u l t e d i n t h e e l i m i n a t i o n of a m u c h l a r g e r n u m b e r of c a r d s f r o m t h e p u b l i c c a t a l o g , t h i s t a s k s e e m e d a n i m p o s - s i b l e o n e f o r t h e d e p a r t m e n t t o u n d e r t a k e . T h i s t r e m e n d o u s p r o j e c t w a s s t a r t e d s h o r t l y a f t e r t h e i n t e r f i l i n g w a s f i n i s h e d . I t w e n t m u c h m o r e s l o w l y t h a n t h e i n t e r - filing, s i n c e it h a d t o be d o n e a l o n g w i t h c u r r e n t w o r k ; b u t it w a s finally finished i n J a n u a r y 1 9 5 0 . S i n c e , o n t h e a v e r a g e , o n e h o l d i n g s c a r d w a s s u b s t i t u t e d f o r e v e r y five s e r i e s a d d e d e n t r i e s , t h e p u b l i c c a t a l o g w a s r e d u c e d b y a b o u t 1 7 , 5 0 0 c a r d s . S e r i e s a d d e d e n t r i e s f o r c l a s s e d - t o g e t h e r m o n o g r a p h s e r i e s h a d b e e n filed in t h e offi- c i a l c a t a l o g i n t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t a s w e l l a s i n t h e p u b l i c c a t a l o g . A l l s u c h c a r d s w e r e r e m o v e d f r o m t h i s c a t a l o g , w h i c h e l i m i n a t e d a p p r o x i m a t e l y 6 5 , 0 0 0 c a r d s m o r e , m a k i n g a t o t a l r e d u c t i o n of 8 2 , 5 0 0 c a r d s f r o m t h e c a t a l o g s of t h e li- b r a r y . T h i s e n t i r e p r o j e c t of i n t e r f i l i n g a n d c h a n g i n g t h e f o r m f o r m o n o g r a p h s e r i e s r e s u l t e d , t h e r e f o r e , , i n t h e e l i m i n a t i o n of 2 7 0 , 0 0 0 c a r d s f r o m t h e c a t a l o g s of t h e li- b r a r y . T h e s a v i n g in c a r d s n e e d e d f o r t h e p u b l i c c a t a l o g in t h e n e w s e t u p a n d t h e s i m p l e r t y p i n g f o r m s t h a t t h e S e r i a l D e - p a r t m e n t w a s e n a b l e d t o p u t i n t o e f f e c t b e c a u s e of h a v i n g o n l y o n e c a t a l o g f o r t h e p u b l i c r e d u c e d t h e a m o u n t of t i m e r e q u i r e d f o r t y p i n g s e t s of s e r i a l c a r d s t o t h e e x t e n t of o n e f u l l - t i m e t y p i s t , a n d t h e r e w a s n o l o n g e r a s e p a r a t e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g r e - q u i r i n g filing a n d m a i n t e n a n c e b y t h e d e - p a r t m e n t . T h e i n t e r f i l i n g a l s o a c c o m p l i s h e d t h e o r i g - i n a l o b j e c t i v e s of m a k i n g i t p o s s i b l e f o r r e a d e r s t o find a l l p u b l i c a t i o n s i n o n e c a t a - l o g a n d of d i s p e r s i n g t h e c o n g e s t i o n a t t h e p u b l i c s e r i a l c a t a l o g . T h e c h i e f d i f f i c u l t y e x p e r i e n c e d s i n c e t h e i n t e r f i l i n g h a s s e e m e d t o b e t h e i n a b i l i t y of s o m e r e a d e r s t o find s u c h p e r i o d i c a l s as Time, Life or Education, which are n o w filed a f t e r s u b j e c t s a n d b e f o r e o t h e r t i t l e s b e g i n n i n g w i t h t h e s a m e w o r d . T h e i n - s e r t i o n of a d d i t i o n a l g u i d e c a r d s is e x - p e c t e d t o o b v i a t e t h i s d i f f i c u l t y . Subsidiary Benefits T h e r e w e r e s e v e r a l s u b s i d i a r y b e n e f i t s d e r i v e d f r o m t h e r e w o r k i n g of t h e c l a s s e d - t o g e t h e r m o n o g r a p h s e r i e s . I t w a s i n e v i - t a b l e t h a t t h e s e r i a l c a t a l o g e r s s h o u l d dis- c o v e r t h a t m a n y v o l u m e s w h i c h w e r e s u p - p o s e d t o be a n a l y z e d n e v e r h a d b e e n d o n e . T h e C a t a l o g D e p a r t m e n t c o o p e r a t e d t o t h e f u l l e s t e x t e n t in c l e a r i n g u p t h e s e a r r e a r s i n a n a l y z i n g so t h a t , b y t h e t i m e t h e S e r i a l D e p a r t m e n t h a d c o m p l e t e d i t s JULY, 1951 225 w o r k o n t h i s p r o j e c t , t h e c a t a l o g w a s u p t o d a t e i n t h i s r e s p e c t . F u r t h e r m o r e , t h e r e w e r e m a n y a n a l y z e d s e r i e s w h i c h , i n t h e l i g h t of p r e s e n t - d a y p o l i c i e s , w o u l d n o t be a n a l y z e d a t a l l . S o m e of t h e s e w e r e d e - a n a l y z e d , a n d f o r o t h e r s t h e d e c i s i o n w a s m a d e n o t t o a n a l y z e i n t h e f u t u r e . T h e R e f e r e n c e D e p a r t m e n t w a s c o n s u l t e d f r e q u e n t l y i n d e c i d i n g a b o u t t h e s e s e r i e s a n d w a s v e r y h e l p f u l i n t h i s r e - s p e c t . A n o t h e r g a i n w a s t h a t , i n g o i n g o v e r t h e e n t i r e s e r i a l c a t a l o g f r o m A t o Z , t h e s e r i a l c a t a l o g e r s f o u n d a n d s t r a i g h t e n e d o u t m a n y i n c o n s i s t e n c i e s b e t w e e n s e r i a l a n d m o n o g r a p h c a t a l o g i n g t h a t h a d c r e p t i n d u r - i n g t h e y e a r s . W i t h o n l y o n e p u b l i c c a t a - l o g n o w , t h e l i k e l i h o o d of t h e s e g o i n g u n - d i s c o v e r e d i n t h e f u t u r e w i l l b e m u c h l e s s . U N I O N C A T A L O G P R O J E C T I n t h e w i n t e r of 1 9 4 7 - 4 8 t h e c h i e f of t h e U n i o n C a t a l o g D i v i s i o n of t h e L i b r a r y of C o n g r e s s a n d t h e l i b r a r i a n of Y a l e d e - c i d e d t h a t t h e t i m e h a d f i n a l l y c o m e w h e n i t w o u l d b e p o s s i b l e t o r e c o r d i n t h e N a - t i o n a l U n i o n C a t a l o g t i t l e s h e l d b y Y a l e . A n e w m e t h o d of m i c r o f i l m r e p r o d u c t i o n w a s a v a i l a b l e w h i c h d i d n o t r e q u i r e m a n u a l c o p y i n g b y a W . P . A . o r o t h e r n o n e x i s t e n t c o r p s . T h e c h i e f of t h e U n i o n C a t a l o g D i v i s i o n , a f t e r h a v i n g i n s p e c t e d t h e Y a l e c a t a l o g , w a s c o n v i n c e d t h a t a p r o p e r l y se- l e c t e d h a l f - m i l l i o n t i t l e s w o u l d a d e q u a t e l y r e p r e s e n t Y a l e ' s h o l d i n g s f o r t h e p u r p o s e s of t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g a n d f e l t t h a t h i s s t a f f , s o m e w h a t i n c r e a s e d a f t e r t h e d e p r e s s i o n y e a r s w h i c h f e l l o n t h e h e e l s of t h e g o l d e n P r o j e c t B d a y s , c o u l d i n t e g r a t e t h a t n u m b e r of c a r d s i n t o t h e U n i o n C a t a - l o g . T h e l i b r a r i a n of Y a l e w a s w i l l i n g t o l e t t h e Y a l e s t a f f d o t h e s e l e c t i o n p a r t of t h e p r o j e c t in o r d e r t o c o n t r i b u t e t o t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g t h e l i s t i n g of Y a l e ' s v a s t r e s e a r c h m a t e r i a l s . T h e r u l e s f o r s e l e c t i n g t h e t i t l e s f o r t h i s p a r t i c u l a r p r o j e c t w e r e d r a w n u p b y t h e c h i e f of t h e U n i o n C a t a l o g D i v i s i o n a n d b y t h e h e a d of t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t of Y a l e . T h e y w o r k e d t o g e t h e r d u r i n g a v i s i t of t h e f o r m e r t o Y a l e a n d t h r o u g h c o r r e s p o n d e n c e v e r i f i e d t e n t a t i v e d e c i s i o n s b y c h e c k i n g t h e r e s u l t s a s t h e c a r d s s e l e c t e d in t r i a l r u n s w e r e f i l e d i n t o t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g . N a t u r a l l y e n o u g h , t i t l e s w e r e n o t s e l e c t e d f o r c a r d s a l r e a d y s e n t t o t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g . T h e r e w e r e s o m e 1 6 2 , 0 0 0 of t h e s e , s i n c e Y a l e h a d b e e n c o n t r i b u t i n g c a r d s f r o m c u r r e n t c a t a l o g i n g f o r m a n y y e a r s a n d h a d s e n t d o w n a l s o a n e x t r a s h e l f - l i s t of t i t l e s i n t h e R a r e B o o k R o o m a n d a c a r d f i l e of m a t e r i a l in t h e R u s s i a n l a n - g u a g e , b o t h of w h i c h f i l e s h a d b e e n d i s - c o n t i n u e d . I n a n t i c i p a t i o n of t h e p r o j e c t a n d a f t e r t h e s c o p e of c a r d s c o n t r i b u t e d t o t h e U n i o n C a t a l o g o n a c u r r e n t b a s i s h a d b e e n e n l a r g e d i n 1 9 4 3 , t h e m a i n e n t r y c a r d s i n t h e p u b l i c c a t a l o g h a d b e e n s t a m p e d " C D U m a d e . " T h e s e c a r d s w e r e o m i t t e d e a s i l y e n o u g h i n t h e s e l e c t i o n p r o c e s s , g r a n t e d s u f f i c i e n t c o n c e n t r a t i o n , as w e r e L . ' C . c a r d s f o r w h i c h Y a l e h a d s u p p l i e d c o p y f o r p r i n t i n g . R e c o g n i t i o n of e n t r i e s s e n t b e f o r e 1 9 4 3 w a s t h e t r i c k i e s t p a r t of t h e s e l e c t i o n p r o c e s s . I n g e n e r a l , a l l m i m e o - g r a p h e d c a r d s w e r e o m i t t e d , b e c a u s e s i n c e 1 9 3 9 a n e x t r a c a r d h a d b e e n r u n off f o r t h e U n i o n C a t a l o g f o r a n y m i m e o g r a p h e d s e t of c a r d s ; a n d t h i s m e t h o d of d u p l i c a t i o n h a d b e e n i n s t a l l e d a t Y a l e o n l y a f e w y e a r s p r i o r t o 1 9 3 9 . T h e o t h e r c a t e g o r i e s of m a t e r i a l n o t se- l e c t e d w e r e t i t l e s b e l i e v e d t o be a l r e a d y i n t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g w i t h l o c a t i o n s f r o m a s u f f i c i e n t n u m b e r of l i b r a r i e s o r t i t l e s t h a t c o u l d b e l o c a t e d t h r o u g h o t h e r f i n d i n g l i s t s . T h e s e c a t e g o r i e s w e r e : A m e r - i c a n c o p y r i g h t i m p r i n t s a f t e r 1 8 9 9 ; A m e r - i c a n i m p r i n t s 1 8 0 0 - 1 8 9 9 o n L . C . p r i n t e d 226 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES c a r d s ; L . C . p r i n t e d c a r d s f o r f o r e i g n h o o k s in a s e r i e s ; s e r i a l s ; p a g e a n a l y t i c s a n d r e - p r i n t s e x c e p t d i s s e r t a t i o n s ; s i n g l e m a p s ; s h e e t m u s i c ; i n c u n a b u l a ; d o c u m e n t s of t h e U n i t e d S t a t e s , a l l s t a t e s e x c e p t C o n n e c t i - c u t , a n d a l l c i t i e s e x c e p t N e w H a v e n , a n d d o c u m e n t s of l a r g e f o r e i g n c o u n t r i e s ; c o n - g r e s s i o n a l s p e e c h e s ; l a w r e p o r t s ; m a t e r i a l b e i n g a l l o c a t e d t o Y a l e ' s p o s s i b l e s t o r a g e c o l l e c t i o n ; u n i m p o r t a n t p a m p h l e t s ; a n d v a r i a n t e d i t i o n s w h e n p l a c e , p u b l i s h e r a n d p a g i n a t i o n w e r e a l i k e . T h e s e l e c t i o n p r o c e s s r e q u i r e d p r o f e s - s i o n a l p e o p l e w h o w o u l d u n d e r s t a n d t h e r e a s o n i n g b e h i n d t h e b a s e s f o r s e l e c t i o n , w h o c o u l d r e a d t h e c a r d s in t h e Y a l e c a t a - l o g q u i c k l y a n d r e c o g n i z e t h e k i n d of m a - t e r i a l r e p r e s e n t e d b y t h e m . A l t h o u g h Y a l e w a s w i l l i n g t o d o n a t e t h e t i m e of p r o f e s - s i o n a l s t a f f t o p r o m o t e t h e v a l u e a n d u s e of t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g , n e v e r t h e - less, i t w a s r e c o g n i z e d t h a t t h i s w o u l d b e e x p e n s i v e . T o m a k e t h e m o s t of t h e t i m e s p e n t t h u m b i n g t h r o u g h c a r d s , v a r i o u s o t h e r p i e c e s of w o r k w e r e i n c l u d e d f r o m w h i c h Y a l e w o u l d r e a l i z e p r o f i t f o r i t s e l f . T i t l e s of b o o k s in t h e s t a c k s t h a t w o u l d be c a n d i d a t e s f o r t h e R a r e B o o k R o o m a c - c o r d i n g t o r e c e n t l y a c c e p t e d d a t e s f o r p o - t e n t i a l r a r i t y w e r e n o t e d o n s l i p s , a n d t h e s l i p s ( a b o u t 1 8 0 0 ) w e r e s e n t t o t h e l i b r a r - i a n of t h e R a r e B o o k R o o m . C a r d s f o r m a p s a n d m a n u s c r i p t s w e r e r e m o v e d f r o m t h e c a t a l o g , b e c a u s e a l t h o u g h f o r s e v e r a l y e a r s t h e y h a d b e e n f i l e d o n l y i n s e p a r a t e c a t a l o g s f o r m a p s a n d m a n u s c r i p t s , t h e r e h a d b e e n n o s y s t e m a t i c g l e a n i n g of c a r d s m a d e f o r t h e p u b l i c c a t a l o g b e f o r e t h e s e p a r a t e c a t a l o g s w e r e s t a r t e d . S o m e 9 4 0 0 c a r d s f o r A . L . A . p a g e a n a l y t i c s , n o l o n g e r u s e f u l , w e r e r e m o v e d f r o m t h e c a t a l o g . C e r t a i n c h a n g e s in f i l i n g w e r e u n i f o r m l y p u t in f o r c e , w h i c h o t h e r w i s e w o u l d h a v e b e e n l e f t f o r t h e f i l e r s t o c h a n g e w h e n e v e r , a n d if e v e r , t h e y e n c o u n t e r e d t h e c a r d s f i l e d a c c o r d i n g t o o l d e r r u l e s . C o o p e r a - t i o n w i t h t h e s e r i a l i n t e r f i l i n g p r o j e c t w a s e x t e n d e d b y c r o s s i n g o u t s t a m p s o n s u b j e c t c a r d s c o n t a i n i n g t h e n o w o b s o l e t e p h r a s e " S e e S e r i a l C a t a l o g u e . " A l e r t e y e s a l s o a c c u m u l a t e d 1 0 ^ " of t e m p o r a r y s l i p s w h i c h h a d n o t b e e n p u l l e d b y t h e f i l e r s f o r o n e r e a s o n o r a n o t h e r w h e n t h e p e r m a n e n t c a r d s w e r e f i l e d . T h e s e l e c t i o n of e n t r i e s t o b e f i l m e d f o r t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g a n d t h e r e m o v - i n g o r e d i t i n g of c a r d s in t h e Y a l e c a t a l o g f o r Y a l e ' s o w n b e n e f i t w a s d o n e b y 2 4 of t h e p r o f e s s i o n a l s t a f f f r o m a l l d e p a r t m e n t s i n t h e l i b r a r y . T h e c a r d s t o be f i l m e d w e r e t u r n e d u p in p l a c e i n e a c h t r a y ; a n d t h e t r a y s w e r e p l a c e d o n a t r u c k a t t h e f i l m i n g m a c h i n e , w h i c h w a s s e t u p b y t h e p u b l i c c a t a l o g s o t h a t t h e t r a y s w e r e n e v e r u n - a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c . T h e f i l m i n g w a s d o n e b y h i g h s c h o o l a s s i s t a n t s , s t u d e n t a n d c l e r i c a l h e l p . S i n c e t h e f i l m i n g w e n t m u c h f a s t e r t h a n t h e s e l e c t i n g , t h e r e w a s a p r e - p o n d e r a n c e of p r o f e s s i o n a l s t a f f u s e d . T h e m i c r o f i l m c a m e r a w a s p r o v i d e d b y t h e L i b r a r y of C o n g r e s s a n d w a s a R e m - i n g t o n R a n d , 1 6 m i l l i m e t e r . T h e r o l l s of f i l m w e r e m a i l e d t o R e m i n g t o n R a n d w h o d e v e l o p e d t h e m . T h e e n l a r g e m e n t p r i n t s w e r e m a d e b y t h e L i b r a r y of C o n g r e s s P h o t o d u p l i c a t i o n S e r v i c e , a n d t h e s e w h e n c u t a n d p u n c h e d b y t h e U n i o n C a t a l o g D i v i s i o n s t a f f p r o d u c e d 3 " x 5 " c a r d s i z e s t o c k . T h e n u m b e r of t i t l e s s e l e c t e d t o t a l e d a b o u t 6 0 0 , 0 0 0 . T h i s w a s a f o r m i d a b l e a m o u n t t o be a b s o r b e d b y t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g s t a f f ; b u t t h e c o m b i n a t i o n of m e c h a n i c a l c o p y i n g a n d j u d i c i o u s s e l e c - t i o n of e n t r i e s m a d e i t a n e a s y t a s k f o r t h e m c o m p a r e d t o t h e i r p r e v i o u s a r d u o u s l a b o r o n t h e P h i l a d e l p h i a a n d C l e v e l a n d u n i o n c a t a l o g s , w h i c h h a d b e e n s e n t t o W a s h i n g t o n t r a y b y t r a y a n d l i t e r a l l y c o m - p a r e d a n d c o p i e d b y t y p e w r i t e r . JULY, 1951 227 A s t u d y m a d e d u r i n g o n e of t h e t r i a l r u n s w i t h a b o u t 1 4 0 0 c a r d s s h o w e d t h a t 3 2 p e r c e n t w e r e t i t l e s n e w t o t h e U n i o n C a t a l o g , 2 5 p e r c e n t w e r e s e c o n d l o c a t i o n s a n d o n l y 8 p e r c e n t w e r e a l r e a d y t h e r e w i t h s i x o r m o r e l o c a t i o n s . A l a t e r s a m p l e w i t h a m u c h l a r g e r n u m b e r of c a r d s (13,OCX)) a n d a d e f i n i t i o n of a " n e w " t i t l e a s o n e n o t r e p - r e s e n t e d b y a n y e d i t i o n s h o w e d b u t 7 p e r c e n t of n e w t i t l e s . A t h i r d t e s t w a s m a d e w h i c h h e l p s c o m p a r i s o n of t h e 3 2 p e r c e n t figure of t h e first t e s t , w h i c h i n c l u d e d o t h e r e d i t i o n s , w i t h t h e 7 p e r c e n t figure of t h e s e c o n d t e s t . I n t h e t h i r d t e s t ( w i t h a b o u t 1 6 0 0 c a r d s ) , t h e r e w e r e 1 9 . 4 p e r c e n t n e w t i t l e s e x c l u s i v e of o t h e r e d i t i o n s a n d 1 0 . 5 p e r c e n t of n e w e d i t i o n s , w h i c h m a k e a t o t a l of 2 9 . 9 p e r c e n t t o c o m p a r e w i t h t h e 3 2 p e r c e n t of t h e first t e s t . T h e 6 0 0 , 0 0 0 t i t l e s filmed in t h e p r o j e c t a n d t h e 1 6 2 , 0 0 0 e n t r i e s p r e v i o u s l y s e n t d o w n h a v e c o n t r i b u t e d t o t h e N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g a t o t a l of 7 5 0 , 0 0 0 s e l e c t e d t i t l e s of i m p o r t a n t b o o k s p o s s e s s e d b y Y a l e . C O N C L U S I O N : P E R I O D I C C H A N G E S I N A L A R G E C A T A L O G T h e c o m m o n f e a t u r e of t h e t h r e e p r o j e c t s w a s t h e s u b o r d i n a t i o n of t h e s i z e of t h e c a t a l o g t o o t h e r a s p e c t s of p r o b l e m s i n v o l v - i n g t h e c a t a l o g . T h e s i z e of t h e c a t a l o g as a f a c t o r in t h e a m o u n t of w o r k t o be d o n e c o u l d h a r d l y b e i g n o r e d , b u t it w a s a f a c t o r v i e w e d d i s p a s s i o n a t e l y a n d t h e n t r e a t e d b y a l l o c a t i n g m a n y p e o p l e t o t h e w o r k . T h e p h y s i c a l h a n d l i n g of a l a r g e c a t a l o g is a m a t t e r of q u a n t i t y . A t h o u s a n d h o u r s is a t o t a l of 1 0 0 h o u r s f r o m 1 0 p e o p l e , o r 5 0 h o u r s f r o m 2 0 p e o p l e . A l a r g e s t a f f c a n w o r k t h r o u g h a l a r g e c a t a l o g as e a s i l y a s o n e o r t w o p e r s o n s c a n w o r k t h r o u g h a s m a l l c a t a l o g if t h e r e is c o o r d i n a t i o n a n d m u t u a l u n d e r s t a n d i n g . I t is i n t e r e s t i n g a n d p e r h a p s s i g n i f i c a n t t o n o t e t h a t t h e t h o u s a n d s of h o u r s s p e n t o n t h e c a t a l o g i n t h e t h r e e Y a l e p r o j e c t s d i d n o t o v e r b u r d e n t h e s t a f f o r b o g d o w n o t h e r w o r k . O n t h e c o n t r a r y , t h e a n n u a l s t a t i s t i c s f o r o u t p u t of r e g u l a r c a t a l o g i n g in t h o s e y e a r s s h o w e d a n i n c r e a s e . T h i s m a y h a v e b e e n b e c a u s e of n e w r o u t i n e s a n d p e r s o n n e l ; b u t it m i g h t w e l l h a v e r e s u l t e d e n t i r e l y , o r p a r t i a l l y , f r o m a n a d d i t i o n a l s u r g e of e n e r g y s p r i n g i n g f r o m t h e s p i r i t of a c c o m p l i s h m e n t in p u s h i n g t h r o u g h t h e p r o j e c t s . C e r t a i n l y t h e r e is s o m e t h i n g e x c i t i n g a b o u t a p i e c e of w o r k w h i c h m o v e s r h y t h m i c a l l y t h r o u g h a c a t a l o g f r o m A t o Z . P r o g r e s s is t a n g i b l e . Z w i l l b e t h e e n d , a n d M t h e h a l f w a y p o i n t . T h i s p r o d u c e s a d y n a m i c m o o d , in r e t r o s p e c t a t l e a s t , n o t i n d u c e d b y t h e c a t a l o g e r ' s o r d i n a r y d e s k v i e w of e n d l e s s u n c a t a l o g e d b o o k s , w i t h a v o i d a s t h e o n l y c o n c r e t e m a n i f e s t a t i o n of c o m p l e t e d w o r k . T h e c a t a l o g is s e e n a s a w h o l e , w h i c h a g a i n is a n i n v i g o r a t i n g c o n - t r a s t t o t h e e r r a t i c a p p r o a c h a f f o r d e d b y c h e c k i n g h e r e a n d t h e r e i n t h e n o r m a l d a y ' s w o r k . T h e p o l i c i e s a n d t e c h n i c a l p r o w e s s of p r e c e d i n g l i b r a r i a n s a n d c a t a - l o g e r s c a n b e a b s o r b e d a s a w h o l e p i c t u r e . I t is d o u b t f u l , h o w e v e r , if a n y p r o j e c t n o t a c c e p t e d b y t h e s t a f f a s a w o r t h w h i l e o b - j e c t i v e w o u l d l e a v e a f e e l i n g of s a t i s f a c t i o n a n d a n u r g e t o s t a r t o n a n e w p r o g r a m of c o n c e r t e d a c t i o n . N o r w o u l d a p o o r l v m a d e c a t a l o g be a n i n s p i r a t i o n . I n t h i s c o n n e c t i o n m a y b e p o i n t e d o u t a d i f f e r e n c e i n e f f e c t , o n s t a f f a n d o n t h e c a t a l o g , b e t w e e n a c a s u a l d e c i s i o n a n d a p r o j e c t d e c i s i o n . I f a p o l i c y is i n s t i t u t e d o r c h a n g e d w i t h o u t m u c h d i s c u s s i o n o r w i t h o u t c o n s i d e r a t i o n b y a l l p e r s o n s i n - v o l v e d , it is h a r d t o p u t a c r o s s t h e c h a n g e i n r o u t i n e . A m e m o r a n d u m d i r e c t i v e is n o t a l w a y s r e m e m b e r e d a n d f o l l o w e d w h e n t h e p o i n t s in q u e s t i o n e v e n t u a l l y a p p e a r in 228 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES the daily w o r k ; hence, changes may be ap- plied unevenly or lackadaisically. T h e r e is something insidious about casual small changes in a large catalog. M i n o r alterations applied gingerly can do more to d e f o r m a catalog than a clear cut master blow t h a t strikes the entire catalog at once. U n a d v e r t i s e d changes catch people un- awares, for the cards in the catalog do not proclaim by w h o m and u n d e r which rules they w e r e made. T h i s applies even m o r e f o r c e f u l l y to altered policies in the produc- tion of cards f o r the catalog. C a r d s not made and i n f o r m a t i o n not put on cards never can be f o u n d in the catalog, and no editing of the catalog w i t h o u t the books in hand can ever supply w h a t w a s never done. I t seems better to let a catalog g r o w uni- f o r m l y and then cut it back or trim it out at periodic intervals according to a stated library-wide policy a f t e r a long period of deliberation than to maim and distort it w i t h a blight of small economies or pseudo- brilliant ideas introduced i n t e r m i t t e n t l y on tiny segments. A project decision has the a t t e n t i o n of everybody at once. A sizeable expenditure of time, blocked out as such, will not be g r a n t e d u n t i l competent advice has ap- proved it. T h e staff as a whole carries out the decision and is c o n c e n t r a t i n g on all the a t t e n d a n t problems. T h i s is i m p o r t a n t in a large library, f o r the problem of the size of the catalog is not purely a m a t t e r of q u a n t i t y . T h e quality of the catalog springs f r o m the intricacies of its design f o r a n s w e r i n g m a n i f o l d questions f o r m u l t i - farious purposes. I t takes m a n y people w i t h various points of view and active con- tact w i t h the catalog and all parts of the w o r k of the library to pursue adequately the ramifications of the purposes and design of the catalog. T h e real difficulties in h a n d l i n g a large catalog are the analysis of the needs of readers w i t h diverse per- sonalities and purposes and the integration of a large staff w i t h special talents and duties. T h e physical size of the catalog is not the m a j o r problem. T h e s e are a f e w observations and reflec- tions t h a t have come f r o m the projects on the Y a l e catalog. I t was an opportunist imagination t h a t seized the chance to edit the catalog while listing headings f o r the subject file and while selecting entries f o r the N a t i o n a l U n i o n C a t a l o g . T h e v e n t u r e was so successful t h a t it seems quite pos- sible n o w as a n o r m a l course of action to build up consciously a list of desired changes to be put into effect at periodic intervals instead of leaving change to chance. Such a system w o u l d encourage the in- dividual staff member to c o n t r i b u t e isolated suggestions which, together w i t h ideas picked up at r a n d o m or otherwise f r o m readers, can be accumulated, coordinated and developed into a larger policy. Action w o u l d not necessarily have to follow on the heels of decision but could w a i t along w i t h other approved changes f o r the next editing project on the catalog. T h i s w o u l d provide time f o r retrospective confirmation of decisions. T h e project pool f o r periodic editing of the catalog should be limited to changes requiring systematic A - Z w o r k on the catalog, illustrated in the Y a l e projects by the editing of place-name subdivisions and the removal of cards f o r maps and manuscripts. T h e editing w o u l d be done by as m a n y people as possible and thereby quickly completed w i t h o u t u n d u e i n t e r r u p - tion of n o r m a l w o r k . If there is a sound basis for desiring a change, there seems to be no reason f o r not m a k i n g it. A catalog, even though large, is not impossible to handle. A change is not too expensive if the result is f u t u r e economy; or is it unnecessary if the out- come is better service to readers. JULY, 1951 229