College and Research Libraries B y W . B . R E A D Y The Acquisition Problem Concerning British Government Documents in the United States Mr. Ready is head of the acquisition divi- sion, Stanford University Libraries. TH E R E ARE FOUR W A Y S o f a c q u i r i n g B r i t i s h g o v e r n m e n t d o c u m e n t s i n t h e U n i t e d S t a t e s : t h e y c a n be o r d e r e d d i r e c t l y t h r o u g h H e r M a j e s t y ' s S t a t i o n e r y O f f i c e i n L o n d o n , t h r o u g h t h e B r i t i s h I n f o r m a t i o n S e r v i c e in N e w Y o r k , t h r o u g h a L o n d o n b o o k s e l l e r , o r t h r o u g h a n A m e r i c a n d e a l e r . A l l t h e s e w a y s a r e u n s a t i s f a c t o r y . I n s o m e g r e a t A m e r i c a n u n i v e r s i t y l i b r a r i e s — t h o s e t h a t m a i n t a i n a c o m p r e h e n s i v e c o l l e c - t i o n o f B r i t i s h g o v e r n m e n t d o c u m e n t s — t h e r e is a g r o w i n g s e n s e o f e x a s p e r a t i o n w i t h t h e o b s c u r a n t i s t p e t t i f o g g i n g a n d u n - i m a g i n a t i v e g o v e r n m e n t a l m e t h o d s o f d i s - t r i b u t i o n a n d w i t h t h e g o o d h e a r t e d b u t i n e f f e c t u a l e f f o r t s o f t h e b o o k s e l l e r s a n d d e a l e r s w h o o n l y u n d e r t a k e t h i s s e r v i c e , r e a l l y , t o o b l i g e . B u t t h e y a r e f a r m o r e u n d e r s t a n d i n g of t h e p r o b l e m t h a n a r e g o v e r n m e n t o f f i c i a l s . L e t a l i b r a r i a n d e a l w i t h H e r M a j e s t y ' s S t a t i o n e r y O f f i c e d i r e c t l y a n d w i t h e v e r y s h i p m e n t t h e r e w i l l c o m e l i t t l e b i l l s : t h r e e p e n c e , o n e a n d s e v e n p e n c e , t w o p o u n d s e i g h t s h i l l i n g s a n d e l e v e n p e n c e , a l l of t h e m h a v e t o be l a b o r i o u s l y t r a n s l a t e d i n t o d o l l a r s a n d c e n t s b y a l i b r a r y c l e r k a n d a l l p r o c - e s s e d . T h e r e is n o i d e a i n H e r M a j e s t y ' s S t a t i o n e r y O f f i c e h o w v a l u a b l e , h o w a p - p r e c i a t e d , w o u l d be a c h a r g e a c c o u n t f o r t h e s e l i b r a r i e s , a l l r e p u t a b l e i n s t i t u t i o n s . L e t t h e O f f i c e s e n d t o T h e U n i v e r s i t y o f C a l i f o r n i a a t B e r k e l e y , N e w Y o r k P u b l i c L i b r a r y , H a r v a r d , S t a n f o r d — t h e r e a r e r e a l l y v e r y f e w u n i v e r s i t y l i b r a r i e s i n v o l v e d — a l l t h e d o c u m e n t s r e q u e s t e d , a n d s e n d a b i l l a t t h e e n d o f t h e y e a r , o f t h e q u a r t e r , of t h e m o n t h , a n d t h e w h o l e p r o b l e m w o u l d be s o l v e d . D e s p i t e l e t t e r s o n t h e s u b j e c t s u g g e s t i n g t h i s a l l t h e a n s w e r s t h a t I h a v e r e c e i v e d h a v e b e e n e v a s i v e . L e t a l i b r a r i a n d e a l w i t h t h e B r i t i s h I n - f o r m a t i o n S e r v i c e i n N e w Y o r k a n d t h e s e r v i c e is l e i s u r e l y a n d e x p e n s i v e . S t a n - f o r d U n i v e r s i t y L i b r a r y , a B r i t i s h G o v e r n - m e n t D e p o s i t o r y f o r d o c u m e n t s d u r i n g t h e w a r , a n d a t p r e s e n t m a i n t a i n i n g t h e m o s t c o m p r e h e n s i v e c o l l e c t i o n o f t h e m o n t h e P a c i f i c C o a s t is s u f f e r i n g s e v e r e l y f r o m t h e v a g a r i e s o f t h i s s i t u a t i o n . T h e r e is a g r e a t r e s e n t m e n t a m o n g a c a d e m i c p e o p l e g e n e r a l l y c o n c e r n i n g t h e p r i c e s c h a r g e d a t B . I . S . a t i t s e n v i a b l e l o c a t i o n in t h e R o c k e f e l l e r C e n t e r a n d t h e i n a d e q u a c y o f i t s o p e r a t i o n . R e c e n t l y i t is t r u e , a f t e r c o n s t a n t c o m p l a i n t a n d p r e s s u r e , t h e y h a v e r e d u c e d t h e i r p r i c e s s o m e w h a t , b u t u n t i l r e c e n t l y t h e y w e r e b l a n d l y t r e a t i n g t h e p o u n d as if it h a d n o t b e e n d e v a l u e d , a n d t h i s c r e a t e d a n i m p r e s - s i o n o f d a r k d e a l i n g . L e t a l i b r a r i a n d e a l w i t h a b o o k s e l l e r a g e n t , a s h a m e t h a t h e h a s e v e n t o c o n s i d e r t h i s m e t h o d ( i n t h e p a s t f e w y e a r s m a n y g r e a t l i b r a r i e s h a v e a l l b e e n f o r c e d b y t h e (Continued on page 416) OCTOBER, 1954 38 7 t h e i n s t i t u t e s in s e t t i n g u p s o u n d s y s t e m s o f l i b r a r y a d m i n i s t r a t i o n , a n d a b o v e a l l , t h e y s h o u l d see t o it t h a t t h e e f f i c i e n c y o f t h e i r o w n l i b r a r i e s is v a s t l y i m p r o v e d . A s f o r t h e i n s t i t u t e l i b r a r i e s R e i n c k e b e - l i e v e s t h a t a c l e a r d e f i n i t i o n is n e e d e d as t o w h a t e a c h o f t h e m s h a l l c o l l e c t , so as t o a v o i d u n n e c e s s a r y o v e r l a p p i n g . L i t t l e u s e d m a t e r i a l s h o u l d be t u r n e d o v e r t o t h e u n i v e r s i t y l i b r a r y . H e is n o t c e r t a i n w h e t h e r a u n i o n c a t a l o g f o r t h e u n i v e r s i t y as a w h o l e w o u l d w a r r a n t t h e e f f o r t s a n d c o s t it e n t a i l s , b u t he s t r o n g l y a d v o c a t e s a u n i o n c a t a l o g o f p e r i o d i c a l s . L a r g e i n s t i - t u t e s m u s t o b v i o u s l y e m p l o y p r o f e s s i o n a l l i b r a r i a n s ; f o r t h e m a n y s m a l l e r o n e s h e s u g g e s t s t h a t i n s t i t u t e s in r e l a t e d fields s h o u l d s h a r e t h e s e r v i c e s o f a t r a i n e d p e r - s o n . M e r g i n g o f s m a l l l i b r a r i e s i n t o a s t r o n g d e p a r t m e n t a l l i b r a r y s h o u l d b e u n d e r t a k e n w h e r e v e r p o s s i b l e ( e . g . l a w , e c o n o m i c s , t h e o l o g y ) . F o r t h e A m e r i c a n r e a d e r o f R e i n c k e ' s m e m o r a n d u m m o s t o f t h e s e r e c o m m e n d a - t i o n s w i l l a p p e a r t o be n o t h i n g m o r e t h a n c o m m o n s e n s e ; f o r m a n y G e r m a n u n i v e r s i t y l i b r a r i a n s t h e y a m o u n t t o l i t t l e s h o r t o f h e r e s y . T h e F o r s c h u n g s g e m e i n s c h a f t has a l r e a d y r e c e i v e d a g r e a t n u m b e r o f p r o t e s t s f r o m b o t h t h e i n s t i t u t e s a n d t h e m a i n u n i - v e r s i t y l i b r a r i e s ; f a r f r o m b e i n g d i s m a y e d , it w e l c o m e s t h e f a c t t h a t this issue has b e e n f o r c e d i n t o t h e o p e n f o r g e n e r a l d i s c u s s i o n . A n u n b i a s e d o b s e r v e r w i l l s c a r c e l y c h a l l e n g e t h e f a c t s as R e i n c k e p r e s e n t s t h e m , n o r is h e l i k e l y t o t a k e e x c e p t i o n t o t h e r e m e d i e s h e p r o p o s e s . W h a t is l a c k i n g , h o w e v e r , is a c l e a r s t a t e m e n t t h a t the i d e a o f u n i v e r s a l i t y , o n c e e m b o d i e d s o l e l y in t h e u n i v e r s i t y l i b r a r y , m u s t n o w be s h a r e d w i t h a l l l i b r a r i e s w i t h i n t h e c o n f i n e s o f t h e u n i - v e r s i t y . O n c e this p r i n c i p l e has b e e n g e n - e r a l l y a c c e p t e d , t h e a r t i f i c i a l b a r r i e r s b e t w e e n u n i v e r s i t y l i b r a r i e s a n d i n s t i t u t e l i b r a r i e s w i l l g r a d u a l l y d i s a p p e a r . T h e u n i v e r s i t y l i b r a r i a n s h o u l d a c c e p t w i t h g o o d g r a c e s t h e i n e v i t a b l e d e v e l o p m e n t s in t h e a c a d e m i c w o r l d w h i c h a r e r e s p o n s i b l e f o r t u r n i n g his l i b r a r y m o r e a n d m o r e i n t o a c e n t r a l c o l l e c t i o n o f less f r e q u e n t l y u s e d m a t e r i a l — a n d at t h e s a m e t i m e , i n t o a s t u d y c e n t e r w h e r e s t u d e n t s c a n c o n s u l t a n d b o r r o w b o o k s o f c u r r e n t i n t e r e s t . B y g i v - i n g g u i d a n c e t o t h e i n s t i t u t e l i b r a r i e s a n d b y a p o l i c y o f c l o s e c o o p e r a t i o n t h e m a i n l i - b r a r y c a n n e v e r t h e l e s s a g a i n p l a y a v i t a l p a r t in t h e l i f e o f t h e u n i v e r s i t y as a w h o l e . K n o w i n g t h e e x t e n t t o w h i c h m o s t G e r - m a n u n i v e r s i t y l i b r a r i a n s a r e b o u n d b y t r a d i t i o n a n d a l s o t h e e x t r e m e i n d i v i d u a l i s m o f t h e a v e r a g e G e r m a n p r o f e s s o r , I d o n o t a n t i c i p a t e an e a r l y s o l u t i o n . H o w e v e r , t h e v e r y f a c t t h a t t h e d i s c u s s i o n s h a v e b e g u n is in itself an e n c o u r a g i n g s i g n . The Aquisition of British Documents (Continued fr c l u m s y a n d n o n - c o o p e r a t i v e a t t i t u d e o f t h e o t h e r t w o a g e n c i e s t o t r y t h e s e w a y s ) , a n d he finds t h a t t h e w e l l - m e a n i n g b o o k s e l l e r , d o i n g this as a f a v o r t o a c l i e n t , b e c o m e s s w a m p e d in t h e p l e t h o r a a n d is u n a b l e t o g i v e g o o d s e r v i c e . T h e w o r s t o f this is n o t t h e p o o r m e t h o d o f d i s t r i b u t i o n , a l t h o u g h t h a t is b a d e n o u g h , b u t t h e b a d i m p r e s s i o n c r e a t e d in this c o u n t r y o f o f f i c i a l B r i t i s h s e r v i c e s . I t om page 411) w o u l d be g r a c i o u s , w i s e a n d f a r s e e i n g if t h e U n i t e d K i n g d o m r e a c t i v a t e d t h e d e p o s i t o r y s y s t e m . S t a n f o r d w o u l d be g l a d t o p a y a l u m p s u m a n n u a l l y f o r t h e " p r i v i l e g e . " A l l m e a n s o f p r o t e s t h a v i n g f a i l e d s o f a r it is m y h o p e t h a t s o m e e m i n e n t v i s i t i n g E n g l i s h - m a n w i l l b e c o m e a w a r e o f t h e s i t u a t i o n t h r o u g h r e a d i n g t h i s p l a i n t a n d u p o n his r e t u r n h o m e m a k e r e p r e s e n t a t i o n s t o i m - p r o v e t h i s s o r r y b u s i n e s s . .416 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES